這是一篇共創(chuàng)于2015年11月的文章，專業(yè)且實(shí)用，內(nèi)容來源于會議行業(yè)一線人員的日積月累和梳理整合。作者俞玥以系統(tǒng)性、前瞻性的視角，構(gòu)建起會議項(xiàng)目管理的科學(xué)框架，為行業(yè)發(fā)展提供了極具實(shí)踐價(jià)值的參考。放在如今這個(gè)MICE原本價(jià)值回歸的特別時(shí)期，其價(jià)值依然清晰可見。MICE行業(yè)中講求傳承，是對專業(yè)的敬畏，亦是對每一個(gè)會議從業(yè)者的尊重。熱愛不止，生生不息！《會議》雜志及會獎(jiǎng)CMIC編輯轉(zhuǎn)載此文，原文鏈接：“一個(gè)超級會議項(xiàng)目管理流程”，致敬專業(yè)，特別的紀(jì)念！

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致敬專業(yè)俞玥（Eric）

俞玥（Eric）會同會展小伙伴綜合多年的會議策劃、運(yùn)營與管理經(jīng)驗(yàn)，潛心研究并總結(jié)了一套適合中國國情的，普適性的會議活動項(xiàng)目管理流程。這是目前市面上愿意分享的、能夠找到的且是經(jīng)過檢驗(yàn)和摸索的最強(qiáng)大的會議項(xiàng)目流程管理（沒有之一）。

一個(gè)會議的完成需要數(shù)千封郵件、上萬個(gè)電話、上百次面對面的交流協(xié)調(diào)和考察，工作量之大，超出想象。朋友，當(dāng)您按照以下的方法執(zhí)行一個(gè)會議的時(shí)候我相信您的標(biāo)準(zhǔn)化水平會提高一個(gè)能級。當(dāng)您向您的客戶展示這樣的會議流程管理的時(shí)候，他們也會對您多了一份信任和敬意（哦，原來這才是專業(yè)服務(wù)），注意每一個(gè)動作必須能夠檢驗(yàn)和驗(yàn)證才算完成。

使用說明：

• 這個(gè)流程管理普適性極強(qiáng)，適合會議主辦方\In-house的會議組織者（俗稱甲方）、會議服務(wù)方（專業(yè)會議組織者）、專業(yè)或臨時(shí)性的會議組織者。為了便于推送，把表格版本的變成了TXT文本格式了。

• 這個(gè)流程也適合搭建商、酒店等服務(wù)方了解，便于統(tǒng)一工作流程。

• 這一套流程基本上涵蓋了一個(gè)會議活動的前中后所涉及的大部分的工作，根據(jù)時(shí)間為縱軸，以事項(xiàng)為板塊進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化歸類。如果按照標(biāo)準(zhǔn)學(xué)的概念來說，這個(gè)流程標(biāo)準(zhǔn)介于地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之間（各企業(yè)應(yīng)該比這個(gè)要求更高）。

• 這個(gè)會議不僅適合學(xué)術(shù)會議，也適合商業(yè)會議，也適合企業(yè)年會，只不過你需要挑選不同的板塊結(jié)構(gòu)。

• 這個(gè)流程管理只是一個(gè)提示性的Check list，每位策劃人可根據(jù)情況選取自己的重點(diǎn)板塊和事項(xiàng)，進(jìn)行細(xì)化。

• 注意這個(gè)流程是涵蓋24個(gè)板塊（一級目錄），100款（二級目錄），400條目（三級目錄），四級目錄就是每天的日常工作了，那就數(shù)不勝數(shù)了，留給大家體會總結(jié)了。

• 麻雀雖小，五臟俱全，一個(gè)50人的小會和500人的中型會議本質(zhì)上沒有什么特別大的區(qū)別，因此50人以下的會議還是自己動手DIY吧。

• 注意，既然是流程管理，每一個(gè)三級工作目錄都必須是可檢驗(yàn)、可量化的、可視化的才能算有效的，每一個(gè)工作都必須寫明誰負(fù)責(zé)？何時(shí)完成？當(dāng)前進(jìn)度？如何檢驗(yàn)？如何檢驗(yàn)?zāi)兀z驗(yàn)主要是靠日常表單、日常書面的郵件確認(rèn)、電話、會議紀(jì)要、文案），無法檢驗(yàn)的目錄只能刪除。

• 歡迎技術(shù)大牛，按照這個(gè)模塊開發(fā)項(xiàng)目流程管理體系。

• 這個(gè)流程是“開源免費(fèi)”的，歡迎各企業(yè)或個(gè)人交流使用中的反饋情況，便于進(jìn)一步完善。知識最終是屬于社會的，這個(gè)項(xiàng)目管理流程僅限于企業(yè)內(nèi)或朋友們工作內(nèi)使用，不得用于任何商業(yè)用途。

     OK ,不啰嗦了開始吧！

1.會議方案

1.1會議的定位

1.1.1 會議的目的、宗旨、意義

1.1.2預(yù)設(shè)會議的規(guī)模目標(biāo)

1.1.3來賓的行業(yè)類別、重點(diǎn)行業(yè)類別

1.1.4預(yù)計(jì)或設(shè)定來賓的層次定位

1.2確定會議的時(shí)間

1.2.1確定總體年月日（日期）

1.2.2確定會議的時(shí)間與時(shí)段安排

1.3確定會議的舉辦地點(diǎn)

1.3.1確定舉辦地點(diǎn)的備選場地和首選場地（2個(gè)或以上）

1.3.2確定場地使用/租用方案

1.3.3會場考察

1.3.4場地合作談判

1.3.5場地合同、協(xié)議或備忘錄簽訂

1.4確定會議的主辦方、合作方、支持方……

1.4.1決策人、主辦方（或上級組織）的批準(zhǔn)、或外事報(bào)批

1.4.2獲得會議合作（合作方、行業(yè)協(xié)會）方案和協(xié)議

1.4.3獲得支持機(jī)構(gòu)的支持函

1.4.4會議的贊助計(jì)劃和贊助方案

1.5確定會議的形式

1.5.1 研究同類會議或總結(jié)歷史會議的規(guī)律

1.5.2會議的討論形式及數(shù)量（主旨演講、主題演講、對話、圓桌討論、專業(yè)培訓(xùn)、小組討論）

1.5.3演講嘉賓的招募形式、數(shù)量、境內(nèi)外嘉賓的初步人選和比例

1.5.4是否有展示、展覽以及特殊活動安排

1.6會議議題和演講人確定

1.6.1 成立臨時(shí)性或永久性的（顧問、學(xué)術(shù)、咨詢）委員會，召開委員會會議

1.6.2確定大會主題

1.6.3會議議題對外調(diào)研/內(nèi)部確定

1.6.4初步確定會議議題/征文的類別和范圍

1.7演講嘉賓人選篩選

1.7.1確定演講人的參與方式（推薦、引薦、經(jīng)紀(jì)、自薦、投稿錄取……）

1.7.2根據(jù)參與方式制定演講嘉賓招募方案或邀請方案

1.7.3根據(jù)方案開展嘉賓邀請工作（設(shè)計(jì)嘉賓征集商函、推廣信等）

1.7.4合作方等其他推薦和聯(lián)絡(luò)

1.7.5定期回顧進(jìn)展、評估人選、初步人選

1.7.6 演講人的溝通、拜訪

1.7.7人選的確定和變更事宜

1.7.8簽訂演講人意向書、確認(rèn)書

2.預(yù)算管理

2.1確定營收目標(biāo)和收入來源

2.1.1 確定會議的財(cái)務(wù)目標(biāo)（盈利、非盈利、純投入？）

2.1.2確定注冊費(fèi)收入和預(yù)計(jì)付費(fèi)人數(shù)

2.1.3開通在線、微信注冊，支付接口對接

2.1.4預(yù)估贊助目標(biāo)，確定現(xiàn)金贊助收入

2.1.5確定聯(lián)合（支持）單位的出資比例

2.1.6確定非資金贊助的項(xiàng)目（場地、媒體合作、實(shí)物、人員等）

2.2確定預(yù)算支出

2.2.1 確定能承受的總預(yù)算支出

2.2.2確定會議的預(yù)計(jì)最多總?cè)藬?shù)（包括免費(fèi)的代表和演講嘉賓）

2.2.3確定會議的演講嘉賓的人數(shù)、國際國內(nèi)比例、差旅費(fèi)、演講費(fèi)和禮品方案

2.2.4根據(jù)會議方案確定各項(xiàng)可變成本

2.2.5根據(jù)會議方案確定會議的固定開支

2.3預(yù)算表制定及調(diào)整

2.3.1制定初步預(yù)算

2.3.2預(yù)算調(diào)整，設(shè)定定期回顧機(jī)制

2.3.3根據(jù)大會注冊人數(shù)，現(xiàn)場人數(shù)，調(diào)整會議支出（餐飲、交通等）

2.4臺賬管理

2.4.1設(shè)定臺賬

2.4.2收入監(jiān)測登記、發(fā)票管理

2.4.3支出監(jiān)測登記、發(fā)票管理

2.5結(jié)算

2.5.1 確定收入到賬

2.5.2支付渠道結(jié)算、在線注冊費(fèi)手續(xù)費(fèi)

2.5.3確定付款、支付尾款

2.5.4結(jié)算表

3.項(xiàng)目進(jìn)程管理

3.1制定項(xiàng)目進(jìn)程表

3.1.1確定項(xiàng)目工作成員

3.1.2確定任務(wù)特性和重點(diǎn)

3.1.3項(xiàng)目編號、立項(xiàng)、預(yù)算三單制作

3.2階段工作會議

3.2.1啟動會議，任務(wù)分工

3.2.2專項(xiàng)會議和匯報(bào)

3.2.3進(jìn)場會議

3.2.4現(xiàn)場當(dāng)天總結(jié)會議

3.3預(yù)算管理

（同預(yù)算管理）

3.4現(xiàn)場管理

（同以下現(xiàn)場流程和搭建）

3.5項(xiàng)目存檔

（同以下會議總結(jié)報(bào)告）

4.主題活動策劃（如主題晚宴、考察）

4.1 活動方案確認(rèn)

4.1.1 活動主題確認(rèn)                        

4.1.2 活動場地確認(rèn)  （場地考量因素：人數(shù)、搭建、天氣、交通）

4.1.3 活動預(yù)算確認(rèn)

4.1.4 來賓范圍及人數(shù)、VIP確認(rèn)

4.1.5 表演或推介活動確認(rèn)

4.1.6 餐飲安排（小吃+正餐，確認(rèn)菜品/酒水采購）

4.1.7 搭建及布置確認(rèn)（搭建風(fēng)格及主題/裝飾畫等提前到位）

4.2 現(xiàn)場管理方案確認(rèn)

4.2.1 現(xiàn)場管理人員安排（總控+主持+引導(dǎo)/交通+餐飲協(xié)調(diào)）

4.2.2現(xiàn)場考察地點(diǎn)以及接待方案

5.會議網(wǎng)站

5.1確定網(wǎng)站域名及郵箱

5.1.1域名備案/續(xù)費(fèi)/服務(wù)器租賃

5.1.2確認(rèn)是否開通秘書處郵箱

5.2會議網(wǎng)站內(nèi)容

5.2.1欄目構(gòu)架確認(rèn)

5.2.2欄目二級目錄

5.2.3代表參會的注冊費(fèi)確認(rèn)及上網(wǎng)對接

5.2.4 論文提交、住宿預(yù)定等功能塊的開通

5.2.5及時(shí)更新演講嘉賓、贊助商、媒體支持單位的信息

5.3網(wǎng)站前臺及后臺開放時(shí)間確認(rèn)

5.3.1確定時(shí)間和進(jìn)度

5.3.2設(shè)定管理職責(zé)和工作機(jī)制

6.媒體及推廣

6.1 媒體合作

6.1.1 確定媒體合作方案

6.1.2 聯(lián)系媒體，簽訂合約

6.1.3 軟文投放及新聞發(fā)布

6.2 媒體邀請

6.2.1 確定媒體邀請名單

6.2.2 媒體邀請函及發(fā)送

6.2.3 新增媒體人更新并入庫

6.3 媒體接待

6.3.1 確定媒體接待人員及相關(guān)事宜

6.3.2 新聞稿撰寫，細(xì)化及修改，翻譯                                          

6.3.3 新聞?lì)A(yù)熱及發(fā)布

6.3.4 新聞稿發(fā)布、報(bào)送及打印

6.3.5 現(xiàn)場媒體室、攝影區(qū)配置  

6.4 媒體監(jiān)測及報(bào)告

6.4.1 收集媒體發(fā)布新聞集錦

6.4.2存檔并總結(jié)

7.贊助與合作

7.1贊助計(jì)劃設(shè)定

7.1.1根據(jù)大會的營收指標(biāo)確定大會贊助目標(biāo)

7.1.2確定贊助項(xiàng)目和贊助方式

7.1.3確定贊助方案書并確認(rèn)翻譯

7.2贊助銷售

7.2.1確定潛在的贊助商

7.2.2郵寄或發(fā)送贊助商函

7.2.3電話銷售或銷售拜訪

7.2.4商談和合同簽訂

7.2.5款項(xiàng)和發(fā)票跟進(jìn)

8.供應(yīng)商合作與管理

8.1會議需求確認(rèn)

8.1.1會議場地需求確認(rèn)

8.1.2會議會場、擺位圖要求確認(rèn)

8.1.3會場、活動搭建需求確認(rèn)

8.1.4會場、活動AV音響設(shè)備需求確認(rèn)

8.1.5同傳設(shè)備、譯員需求確認(rèn)

8.1.6會議胸卡、設(shè)備租賃需求確認(rèn)

8.1.7會議嘉賓接送機(jī)、轉(zhuǎn)場交通、會后考察交通需求確認(rèn)

8.1.8會議平面設(shè)計(jì)需求確認(rèn)

8.2會議供應(yīng)商選擇與洽談

8.2.1主要供應(yīng)商篩選

8.2.2供應(yīng)商場地考察（AV）

8.2.3供應(yīng)商場地考察(搭建及同傳)

8.2.4供應(yīng)商報(bào)價(jià)

8.2.5供應(yīng)商報(bào)價(jià)評定及預(yù)算控制

8.2.6確認(rèn)供應(yīng)商供應(yīng)商

8.3合同簽訂

8.3.1供應(yīng)商提供合同

8.3.2核實(shí)合同內(nèi)容的準(zhǔn)確及規(guī)范性

8.3.3合同呈報(bào)及簽訂

8.3.4合同掃描存檔

8.4供應(yīng)商付款

8.4.1驗(yàn)收相關(guān)活動服務(wù)效果

8.4.2與供應(yīng)商核對賬戶信息

8.4.3財(cái)務(wù)付款至供應(yīng)商

8.4.3發(fā)票管理

9.演講嘉賓及貴賓管理

9.1 會議前期演講嘉賓及貴賓的接待安排

9.1.1 演講嘉賓、貴賓行程的確定

9.1.2 機(jī)票預(yù)訂（自行預(yù)訂或委托旅行社預(yù)訂）

9.1.3 與演講嘉賓、貴賓溝通住宿要求

9.1.4 預(yù)訂酒店住宿

9.1.5 接送機(jī)安排（委托旅行社、請示中心領(lǐng)導(dǎo)安排接待）

9.1.6 告知演講嘉賓PPT收集時(shí)間

9.1.7 演講人PPT模板

9.1.8 演講嘉賓AV需求確認(rèn)

9.1.9 告知演講嘉賓參會具體著裝要求、旅行安全等注意事項(xiàng)

9.2 會議前期準(zhǔn)備

9.2.1 講課費(fèi)預(yù)支，簽收表制作

9.2.2 禮品發(fā)放名單的確認(rèn)

9.2.3 禮品的確認(rèn)及購買，簽收表制作

9.3 會議現(xiàn)場演講嘉賓及貴賓的協(xié)調(diào)管理

9.3.1 演講嘉賓、貴賓入住辦理、費(fèi)用說明（信用卡擔(dān)保、雜費(fèi)自理）

9.3.2 演講嘉賓PPT的最終收集、播放調(diào)試

9.3.3 指導(dǎo)演講嘉賓使用激光筆并演示

9.3.4 演講嘉賓講課費(fèi)簽收

9.3.5 演講嘉賓、貴賓禮品簽收

9.3.6 送機(jī)信息的安排確認(rèn)

9.4 會議后期演講嘉賓及貴賓溝通與反饋

9.4.1 感謝信發(fā)送

9.4.2 照片分類歸檔

9.4.3 照片、會后資料、新聞等發(fā)送給演講人

10.注冊管理與代表招募

10.1網(wǎng)站注冊管理與維護(hù)

10.1.2網(wǎng)站后臺注冊費(fèi)設(shè)置調(diào)試

10.1.1定期關(guān)注、維護(hù)后臺登錄代表

10.1.2在線代表注冊咨詢

10.1.3在線與會代表注冊費(fèi)統(tǒng)計(jì)查看

10.1.4與會代表注冊費(fèi)收取（匯款方式）

10.1.5與會代表注冊費(fèi)發(fā)票管理

10.2數(shù)據(jù)庫整理

10.2.1整合潛在付費(fèi)參會代表信息

10.2.2整理并匯總電話銷售名單

10.3與會代表招募

10.3.1平郵第一次宣傳折頁（微信推送）

10.3.2平郵第二次宣傳折頁（微信推送）

10.3.3 Enews-Letter或微信推送宣傳

10.3.4支持合作媒體宣傳

10.3.5集中電話銷售

11.主形象設(shè)計(jì)、印刷、會刊、信封、Flyer、席卡、臺卡等

11.1平面設(shè)計(jì)內(nèi)容確認(rèn)

11.1.1會議主形象確認(rèn)

11.1.2會議信封、紙袋、包裝

11.1.3會議宣傳折頁（第一次、第二次）

11.1.4會刊排版及會刊封面設(shè)計(jì)

11.1.5胸卡底圖

11.1.6易拉寶形象確認(rèn)

11.1.7餐券設(shè)計(jì)確認(rèn)

11.1.8大會議程小折頁

11.1.9活動邀請函

11.1.10車頭牌

11.2會議主形象應(yīng)用范圍

11.2.1會場背景板或LED主形象

11.2.2會刊封面

11.2.3易拉寶底圖

11.2.4主題活動主背景

11.2.5會議流程PPT背景

11.3會議相關(guān)設(shè)計(jì)稿件定稿時(shí)間

11.3.1會刊于會議開始前一周定稿并打小樣，成品提前一天送達(dá)主會場

11.3.2會議資料包稿件提前一天送達(dá)主會場

11.3.3餐券、大會議程小折頁、邀請函、胸卡設(shè)計(jì)于會議開始前一周定稿，并提前3天送至?xí)?/p>

11.3.4會議席卡名單提前3天確認(rèn)，并出成品

12.會場布置

12.1會場需求確認(rèn)

12.1.1主舞臺擺位圖確認(rèn)

12.1.2演講臺旁邊需放置水杯和礦水

12.1.3會場投影設(shè)備確認(rèn)

12.1.4會場音頻接口數(shù)量確認(rèn)

12.1.5會場擺桌、擺位圖圖確認(rèn)

12.1.6會場VIP室確認(rèn)

12.2會場標(biāo)識設(shè)置

12.2.1酒店大堂水牌尺寸確認(rèn)

12.2.2易拉寶標(biāo)識

12.2.3酒店人員、志愿者指引主會場

12.3會場搭建確認(rèn)

12.3.1進(jìn)場搭建時(shí)間確認(rèn)

12.3.2主舞臺搭建及與第一排的距離

12.3.3 AV設(shè)備音控臺、LCD背投電視搭建位置確認(rèn)

12.3.4投影幕布搭建位置確認(rèn)

12.3.5同傳房搭建確認(rèn)

12.3.6會議擺臺、擺桌確認(rèn)

12.3.7全程攝像點(diǎn)位置確認(rèn)

12.3.8如有分會場，相關(guān)搭建確認(rèn)

13.現(xiàn)場工作人員分工安排

13.1工作人員管理

13.1.1成立項(xiàng)目小組和人員分工

13.1.2制定崗位說明和分工表

13.1.3工作人員注意事項(xiàng)：服裝要求、到崗時(shí)間、收工指令

13.1.4工作人員餐飲安排（包括外部工作人員）

13.1.5工作人員住宿安排

13.2攝影攝像人員

13.2.1確定攝影攝像工作需求書

13.2.2邀請攝影攝像

13.2.3攝影攝像崗前培訓(xùn)，注意事項(xiàng)，拍攝要求

13.3供應(yīng)商（搭建、AV、同傳）工作人員管理

13.3.1外部工作人員分工與需求

13.3.2外部工作人員進(jìn)場通知

13.3.3外部工作人員崗前培訓(xùn)

13.3.4外部工作人員負(fù)責(zé)人，匯報(bào)機(jī)制，驗(yàn)收人員

13.4志愿者管理

13.4.1 志愿者招募、招募說明書

13.4.2制定志愿者工作崗位和說明

13.4.3志愿者招募

13.4.4志愿者崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)人

13.4.5志愿者簽到、費(fèi)用發(fā)放等

14.進(jìn)場前工作

14.1 物料準(zhǔn)備與運(yùn)輸

14.1.1 確認(rèn)大會需求、購買缺失物品

14.1.2制定并填寫進(jìn)場物料單

14.1.3物品打包、分類、收件人（托運(yùn)保管人）

14.2 財(cái)務(wù)準(zhǔn)備，現(xiàn)金準(zhǔn)備

14.2.1 物料運(yùn)輸計(jì)劃及實(shí)施

14.2.2 研究現(xiàn)場現(xiàn)金使用情況

14.2.3 現(xiàn)金預(yù)支、簽收準(zhǔn)備

14.3 進(jìn)場協(xié)調(diào)會

14.3.1 制作進(jìn)場人員名單、聯(lián)系方式

14.3.2 召開進(jìn)場協(xié)調(diào)會、任務(wù)單派發(fā)

15.現(xiàn)場注冊管理

15.1注冊臺搭建

15.1.1注冊臺搭建時(shí)間確認(rèn)

15.1.2注冊臺搭建區(qū)域、位置確認(rèn)

15.1.3注冊臺搭建需求確認(rèn)（幾張桌子，幾把椅子，桌套，電源插座，椅套）

15.1.4注冊區(qū)域臺卡擺放

15.1.5注冊臺開放時(shí)間確認(rèn)

15.2注冊區(qū)域分工

15.2.1前期注冊代表注冊區(qū)域（準(zhǔn)備與會代表名錄)

15.2.2 VIP/演講嘉賓注冊區(qū)域

15.2.3媒體簽到/現(xiàn)場代表注冊區(qū)域

15.2.4財(cái)務(wù)管理區(qū)域

15.2.5資料發(fā)放區(qū)域/胸卡現(xiàn)場打印區(qū)域

15.2.6注冊流程確認(rèn)

15.2.7員工、志愿者培訓(xùn)

15.3注冊流程管理

15.3.1前期代表注冊（網(wǎng)上注冊代表名錄）

15.3.2現(xiàn)場代表注冊（現(xiàn)場填寫表格、胸卡打印、付款）

15.3.3 VIP/演講嘉賓簽到

15.3.4發(fā)票簽收（提前發(fā)票裝袋、簽收表格）

15.3.5會議資料發(fā)放

16.翻譯與同傳

16.1 稿件翻譯

16.1.1 會刊內(nèi)容確認(rèn)并安排翻譯

16.1.2 活動新聞稿確定并翻譯

16.1.3 活動主持稿、司儀稿、流程確認(rèn)并翻譯

16.2 同傳安排

16.2.1 同傳供應(yīng)商選定（合約及同傳譯員）

16.2.2 同傳現(xiàn)場管理（搭建/現(xiàn)場人員對接/同傳設(shè)備租借規(guī)則）

17.現(xiàn)場會場搭建預(yù)驗(yàn)收

17.1會場座位布置

17.1.1制定主會場、分會場布置需求

17.1.2根據(jù)搭建需求制作臺型圖

17.1.3確認(rèn)臺型圖，并根據(jù)需求變更重新制作并再次確認(rèn)

17.1.4將確認(rèn)后的臺型圖，座位圖和布置需求發(fā)給酒店，明確布置完成的時(shí)間和驗(yàn)收時(shí)間

17.1.5驗(yàn)收人員根據(jù)臺型圖和布置需求逐一驗(yàn)收

17.1.6茶歇期間的衛(wèi)生打掃驗(yàn)收

17.1.7茶歇期間翻臺和再布置及驗(yàn)收

17.2設(shè)備AV搭建

17.2.1制定主會場、分會場AV配置需求書，確定哪些酒店提供，哪些供應(yīng)商提供（視頻、音頻、同傳、投影幕和投影儀、話筒）

17.2.2將需求書發(fā)給酒店和供應(yīng)商，明確布置的時(shí)間和驗(yàn)收時(shí)間

17.2.3進(jìn)行場地AV布置測量和考察

17.2.4確定驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收并測試設(shè)備

17.3臺卡和席卡布置

17.3.1確定出席嘉賓、VIP名單、打印席卡

17.3.2確定座次，并根據(jù)臺型圖和座次設(shè)計(jì)擺放圖

17.3.3驗(yàn)收人員驗(yàn)收擺放以及姓名是否正確

17.3.4茶歇期間撤換及驗(yàn)收

17.4VIP和演講嘉賓休息室布置

17.4.1和酒店選擇并確認(rèn)VIP室和休息室的地點(diǎn)

17.4.2確定休息室的開放時(shí)間和布置時(shí)間

17.4.3確定布置需求和設(shè)備需求

17.4.4驗(yàn)收確認(rèn)

17.4.5茶歇期間清潔驗(yàn)收

17.5 舞臺和背景搭建

17.5.1場地考察確定搭建規(guī)格，確定背景形式（LED還是搭建）、舞臺尺寸、高度、舞臺上的布置

17.5.2制定舞臺搭建需求書，并發(fā)到供應(yīng)商和酒店

17.5.3舞臺和背景效果圖及確認(rèn)

17.5.4搭建驗(yàn)收確認(rèn)

17.6注冊區(qū)搭建

17.6.1注冊區(qū)確認(rèn)

17.6.2注冊區(qū)設(shè)備和家具需求和搭建說明書

17.6.3注冊區(qū)臺卡打印，設(shè)備租賃

17.6.4注冊區(qū)搭建開放時(shí)間確認(rèn)，注冊區(qū)需求發(fā)給酒店

17.6.5注冊區(qū)搭建驗(yàn)收

17.7指示和標(biāo)示布置

17.7.1確認(rèn)指示的類型和數(shù)量，制作需求書，布置地點(diǎn)說明

17.7.2指示的設(shè)計(jì)效果圖及確認(rèn)

17.7.3現(xiàn)場布置驗(yàn)收

17.7.4酒店電子水牌的尺寸確定

17.7.5酒店電子水牌的布置和更換時(shí)間，將需求發(fā)給酒店

17.7.6轉(zhuǎn)場的布置，撤換

18.現(xiàn)場流程管理

18.1現(xiàn)場注冊流程

18.1.1注冊臺的功能劃分

18.1.2人員配置和分工，確定總負(fù)責(zé)人

18.1.3制定現(xiàn)場注冊工作流程

18.1.4制定單獨(dú)的收款和發(fā)票領(lǐng)取流程

18.1.5人員培訓(xùn)和演練

18.1.6人員到崗布置和開放時(shí)間

18.2主持人流程

18.2.1確定主持人及準(zhǔn)備主持稿

18.2.2 主持人前期溝通

18.2.3主持人提前排練驗(yàn)收

18.2.4主持人工作手冊

18.2.5現(xiàn)場流程變更的傳達(dá)

18.3現(xiàn)場流程把控

18.3.1根據(jù)會議日程確定會議時(shí)間把控總表，工作人員進(jìn)場到崗表，確定流程總負(fù)責(zé)人

18.3.2茶歇后提醒進(jìn)場及驗(yàn)收

18.3.3現(xiàn)場超時(shí)提醒機(jī)制設(shè)計(jì)

18.3.4 VIP進(jìn)場提醒、VIP進(jìn)場、退場線路和時(shí)間確認(rèn)

18.3.5翻臺，重新布置，席卡擺放工作書和驗(yàn)收

18.3.6 現(xiàn)場PPT管理系統(tǒng)調(diào)試與人員安排

18.4餐飲流程

18.4.1確定用餐時(shí)間

18.4.2確定餐飲和活動的流程表，并發(fā)給餐飲場所和AV供應(yīng)商

18.4.3餐飲流程總控制，職責(zé)分工

18.4.4開飯時(shí)間和結(jié)束時(shí)間提醒

19.餐飲管理

19.1.1用餐地點(diǎn)確認(rèn)

19.1.2用餐形式確認(rèn)

19.1.3茶歇菜單確認(rèn)

19.1.4午餐/晚餐菜單確認(rèn)

19.1.5確認(rèn)酒水是否由主辦方自帶

19.1.6用餐場地布置確認(rèn)

20.交通管理

20.1會議期間參會者交通

20.1.1預(yù)估參會者從會場至用餐地點(diǎn)人數(shù)

20.1.2確認(rèn)租賃大巴公司

20.1.3確認(rèn)是否配備隨車導(dǎo)游

20.1.4確認(rèn)隨車工作人員安排

20.1.5行車路線確認(rèn)

20.1.6制作車頭牌

20.2大會演講嘉賓及VIP交通

20.2.1確認(rèn)演講嘉賓及VIP交通方式、時(shí)間

20.2.2確認(rèn)購票方式（旅行社代理或自行攜程）

20.2.3安排旅行社導(dǎo)游接送機(jī)

20.2.4安排車輛、司機(jī)接送機(jī)

20.2.5確認(rèn)各位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一對一接送機(jī)接待

20.2.6在滬接待用車安排

20.3會前、中、后游交通

20.3.1會前、中、后游時(shí)間、地點(diǎn)、線路確認(rèn)

20.3.2與游覽地點(diǎn)場館溝通、確定聯(lián)系人

20.3.3租車數(shù)量確認(rèn)

20.3.4隨車導(dǎo)游確認(rèn)

20.3.5工作人員協(xié)調(diào)

21.風(fēng)險(xiǎn)管理

21.1風(fēng)險(xiǎn)分析，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)

21.1.1風(fēng)險(xiǎn)評估

21.1.2 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案

21.1.3 購買保險(xiǎn)或者風(fēng)險(xiǎn)演練/培訓(xùn)

21.2制作現(xiàn)場工作人員緊急聯(lián)絡(luò)表和工作職責(zé)簡表

21.2.1包括工作組，搭建商，酒店，供應(yīng)商，演員，演講嘉賓等

21.2.2 確定總聯(lián)絡(luò)人/聯(lián)席會議

21.3演講人風(fēng)險(xiǎn)和控制

21.3.1演講人無法出席會議以及備案

21.3.2演講人的行程變化，晚點(diǎn)，遲到等

21.3.3演講人的服裝和語言不規(guī)范

21.3.4演講人的PPT有政治傾向，地圖有臺灣，單位廣告問題等

21.3.5PPT視頻等無法正常播放

21.3.6代表證、席卡名字打錯(cuò)

21.4合同風(fēng)險(xiǎn)

21.4.1合同未及時(shí)簽訂

21.4.2款項(xiàng)為進(jìn)賬，發(fā)票未開具

21.4.3供應(yīng)商違約

21.4.4設(shè)備進(jìn)場延遲

21.4.5搭建損壞財(cái)物和人員

21.5場地風(fēng)險(xiǎn)

21.5.1場地被政府和軍隊(duì)征用，場地備案

21.5.2露天場地的天氣，備案

21.5.3人數(shù)超過容納面積，早餐區(qū)域不夠等等

21.5.4與會代表的資料、證件在會場遺失

21.5.5新場地裝修噪音及垃圾

21.6設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)

21.6.1現(xiàn)場設(shè)備故障、激光筆和話筒失靈

21.6.2同傳設(shè)備遺失

21.6.3確定現(xiàn)場技術(shù)負(fù)責(zé)人及工作職責(zé)

21.6.4特殊設(shè)備租賃備案，例如蘋果轉(zhuǎn)換器

21.7交通風(fēng)險(xiǎn)

21.7.1轉(zhuǎn)場堵車，遲到

21.7.2無停車點(diǎn)

21.7.3代表未趕上大巴

21.8注冊風(fēng)險(xiǎn)

21.8.1在線注冊系統(tǒng)故障

21.8.2人數(shù)少于預(yù)期預(yù)警

21.8.3實(shí)施擴(kuò)大與會代表的方案

21.9預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)

21.9.1預(yù)算超標(biāo)預(yù)警

21.9.2決定增加收入的方案

21.9.3預(yù)算調(diào)整

21.10印刷品風(fēng)險(xiǎn)

21.10.1印刷品校訂流程控制

21.10.2印刷品打樣確認(rèn)

22.滿意度調(diào)查

22.1制定調(diào)查表

22.1.1確定調(diào)查的重點(diǎn)內(nèi)容、確定現(xiàn)場和會后調(diào)查的方式

22.1.2調(diào)查表的設(shè)計(jì)、排版和翻譯

22.2發(fā)放和回收

22.2.1現(xiàn)場發(fā)放的時(shí)間，發(fā)放人，回收人確認(rèn)

22.2.2會后電子郵件和電話跟蹤

22.3分析報(bào)告

22.3.1數(shù)據(jù)整理

22.3.2報(bào)告撰寫

23.會后服務(wù)

23.1與會代表服務(wù)

23.1.1感謝信發(fā)送

23.1.2照片和PPT鏈接發(fā)送

23.1.3退款和收款、發(fā)票等

23.1.4會后滿調(diào)查

23.2演講嘉賓服務(wù)

23.2.1感謝信發(fā)送

23.2.2照片發(fā)送

23.2.3會后調(diào)查

23.2.4新年賀卡發(fā)送

23.3贊助商服務(wù)

23.3.1感謝信發(fā)送

23.3.2款項(xiàng)到賬、發(fā)票

23.4主辦方服務(wù)

23.4.1結(jié)算報(bào)告

23.4.2會后報(bào)告

23.4.3參會名單

23.4.4績效評估表

23.4.5媒體監(jiān)測報(bào)告

23.4.6照片視頻刻盤

23.5供應(yīng)商服務(wù)

23.5.1履約情況報(bào)告或處理情況

23.5.2補(bǔ)充協(xié)議、結(jié)算清單和尾款支付、發(fā)票

23.5.3感謝信或投訴建議

24.會后報(bào)告

24.1結(jié)算報(bào)告

24.1.1結(jié)算表

24.1.2合同和發(fā)票歸檔

24.2大會報(bào)告

24.2.1統(tǒng)計(jì)參會情況

24.2.2參會報(bào)告撰寫

24.3大會改進(jìn)報(bào)告（內(nèi)部）

24.3.1召開總結(jié)大會

24.3.2問題報(bào)告和后續(xù)改進(jìn)建議

24.4滿意度報(bào)告

24.4.1搜集整理數(shù)據(jù)

24.4.2搜撰寫報(bào)告

24.5投訴處理報(bào)告

24.5.1搜集投訴建議信息以及處理

24.5.2整理投訴處理報(bào)告和后續(xù)改進(jìn)

24.6項(xiàng)目資料存檔

24.6.1制作存檔目錄，搜集存檔資料

24.6.2紙質(zhì)存檔和電子存檔

好了，到此為止，做到上面的這些僅僅是一個(gè)開始，僅僅是一個(gè)良好而開端，一般而言需要做過5個(gè)以上的會議的磨合才能熟練掌握，才能有更細(xì)致的體會和感悟。事無巨細(xì)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不能馬虎。

這是一個(gè)折磨人的工作，如果你愛一個(gè)人就讓TA去做一場大會，如果你恨一個(gè)人也讓TA去做一場大會。希望哪怕是非職業(yè)會議經(jīng)理人也能把會議當(dāng)做一個(gè)專業(yè)的事情去做，這樣中國服務(wù)業(yè)的“智慧”因素才能提升。