高效全球團隊會議的最佳實踐

在Evernote（印象筆記公司），我管理著世界各地100多人的團隊。從德克薩斯到東京，我們之間的溝通方式對我們的持續成功至關重要。對于全球或遠程團隊來說，我發現召開異地會議是培養團隊精神、鼓勵創造力和鞏固同事情誼的最佳方式。異地會議為團隊提供了改變無效模式及維持新溝通方式的機會，也為新團隊成員提供了與世界各地同事建立關系的機會。讓人們走出辦公室環境可以幫助他們轉變思維方式，從日常工作中抽身出來，重新與他們的主要合作伙伴和同事建立聯系。

然而，如果不好好規劃，異地會議可能會很棘手——并且昂貴且耗時。當團隊聚集在一起時，有一個非常具體的意圖和計劃有助于引導事件的發展，并創造一種(相對)無壓力的工作體驗。

第一步是選擇地點。我更傾向于選擇一個我們公司有辦公室的城市，這樣我們就可以使用當地場地，同時減少出差和場地方面的費用。如果沒有足夠的辦公空間來為團隊創造舒適的工作環境，可以嘗試Breather（網址為https://breather.com/）或WeWork（https://www.wework.com, https://www.wework.cn/#/）等采購渠道。如果你能在一個有你們公司辦公室的城市舉行會議，可以鼓勵與會者把自己當成外來大使。來自不同地域和職能的同事肯定有很多東西要與當地同事分享，而對于當地員工來說，這是一個歡迎外地同事并與其分享當地工作產品的絕好機會。

我的領導團隊約有21人，每個季度都會有一次為期兩天的異地會議。會議安排的焦點傾向于指定參與者名單，參與者包括直接參與者與跨職能參與者。在我策劃此類活動的這些年里，我發現參會的最佳人數是15人，而且每個人的積極參與對會議的成功至關重要。當參與人數太多時，一些人會失去公開參與的信心，而協調人的角色也變得更具挑戰性。

基于每個季度，我們都有一個與年度戰略和規劃進程相關聯的特定主題。我們下個季度的主題是戰略，這是第三季度的一個標準，以確保衡量年度戰略商業績效的有效性。今年的最后一場異地會議將在第四季度舉行，重點是2019年的規劃。第一季度的重點是評估到目前為止的結果并調整計劃，第二季度的重點是進一步調整計劃。

在活動開始之前，我們會構建一個議程框架，并與核心規劃團隊共享。為了最大限度地發揮影響，我們會提前開發內容，與會者可以在參會之前先閱覽。這種方法可以讓我們在會議中把重點放在辯論和探討上，而不是大家聚在一起看幾百張PPT。

我們把會議第一天的上午用作團隊建設——互相了解彼此，并回顧和反思過去的三個月。會議以“成功是什么樣子?”的頭腦風暴開始，會把每個人的貢獻添加到一個白板上。第一天下午大家一起討論適用于我們這部分業務的話題。隨著一天的結束，整個團隊來共同回顧成功的指標是很有必要的，這樣可以確保你們的進程與開始期望的目標是一致的。在理想的會議中，這些信息對在場的每個人都是有益的。

我發現最有效率的會議是沒有筆記本電腦的區域，我們用掛圖和白板代替。我們為每位與會者提供紙質筆記本，并鼓勵人們手寫筆記，以避免電子干擾。把查看郵件和打電話的時間留到休息時間(你回來時會拿到自己的電腦和手機)，以確保你100%地關注手頭的話題。我們討論各種話題，制定具體的行動計劃，通常三分之一的時間用來回顧過去的成就和失敗，三分之二的時間用來為未來做準備。如果我們離題，開始討論一些與當天的主題無關或不適用于所有與會者的話題，我們會把它寫在白板的“停車場”部分，以便再抽時間與相關的團隊討論。

在核心會議之外，我們會鼓勵與當地銷售、客服及支持部門代表一起“搭順風車”，以便遠程的與會者——尤其是那些來自遠距離辦公室的人——有機會與其他部門接觸，看看他們整天都在做什么，這樣可以啟發靈感并激發智慧。我們曾讓高管旁聽銷售電話，觀察團隊，直接聽取客戶反饋，并聽取雙方的問題。它幫助我們更好地互相分享和交流知識。我們常常只關注自己的任務和責任，其實退后一步觀察其他部門的工作會有助于我們發揮自己的能力。

如果你正在管理員工并領導異地會議，那么除了見證他人完成其工作的同時，請花點時間退后一步。找一個調解人來代替你的位置，這樣你就可以參與其中。這將改變團隊的動態，讓對話模式發生變化，它也可能會讓其他人大聲發言。

不過，只工作不娛樂對任何人來說都不好玩。在一天或兩天的會議結束后，吃頓飯或一起玩耍是一個很好的方式，這可以讓我們了解生活中真正重要的事情:家庭、旅行計劃、愛好以及我們不在辦公桌前時發生的其他事情。出去吃飯是結束一天工作和慶祝團隊合作成果的好方法。我要確保每個人都能和他們不需要共事的人坐在一起，進行獨特的談話。搖一搖，如果可以的話——我們已經看到保齡球、斧頭投擲或即興喜劇類課程可以讓人們心情愉悅，建立更深的聯系，并將每個人推離自己的舒適區。

在異地會議時，團隊會滿懷雄心壯志地投入工作，但到一天結束時，人們通常會筋疲力盡。有時候，你可能會發現，你希望完成的任務只有60%左右能完成。不要有壓力;團隊的凝聚力和方向感是無價的，它為你們在一起的時光以及分離和相聚都定下了基調。

在此期間，通過概述行動項目以及預先安排的后續會議制定明確的行動計劃來保持勢頭。在網上建立一個協作的地方，讓每個人都能在每個會話中加入他們的筆記和共享平臺，這對參考和填充任何空白很有幫助(當然，我們是在Evernote Space印象筆記空間中實現這種功能的)?？纯疵總€人的筆記是如何變化的是一件很有趣的事情，能看到完全相同的內容是如何導致不同的觀點和結論的。最重要的是，在異地會議結束時，向與會者征求反饋意見，以確保每次季度會議都要比上次好。