大主辦或其委托的公關公司都很聰明、很有想法，想把會展活動做得有趣有料，對場館會提出諸多要求。
場館只能被動接待嗎？還是可以依靠經驗和智慧去引導客戶、增加收入，實現雙贏？
場館能比客戶更機智嗎？

3.5萬人到杭博圍觀一個展會

阿里巴巴設計周5月14-18日在杭州國際博覽中心舉行。

這個活動是一個混合了會議、展覽、體驗、線上、線下、國內、國際的綜合性活動，既針對B端企業用戶，也對普通百姓開放。會議論壇和展覽都是售票的，還有現場零售。

主會場使用了杭博的4D展廳，面積9600平方米。

展區使用了4C展廳（面積 9000平方米）以及4D和4C展廳的序廳（面積 3700 平方米），合計1.3萬平方米。

阿里巴巴設計周還使用了3樓和4樓的部分會議室。

用餐區域設在3B展廳，面積8300平方米。

該活動共計吸引了 3.5萬人次到現場觀展、聽會。在4D展廳內主會場擺放的椅子數量為4500把。

這個活動非常火爆，來自全國各地的設計師和愛好者蜂擁而至。有一個數據可以佐證：截止到5月18日22:00，觀看照片直播的有481萬人次。

我問杭州國際博覽中心唐雪總經理這個活動總收入有多少，她笑而不答。看來，收入不低。

2019年大會有個小缺憾

2019年4月27-28日，阿里巴巴設計周的前身UCAN 設計大會在杭州國際博覽中心舉行。

2019年阿里巴巴設計UCAN大會的展覽區

超過4300多位來自世界各地的設計師參會。4D展廳外3000平米的序廳開辟為設計展覽區、飲食與休息區。

在杭博看來，2019年大會有個小缺憾，就是對這個大會的參會群體沒有足夠精準的把握---他們年齡多大，從哪兒來，本地居多還是外地居多，主要從事什么工作，上班是996還是12點上班半夜下班，喜歡吃什么喝什么等等，用時髦的話說就是參會參展群體畫像不清楚。

圖片2021阿里巴巴設計周

因為大會不包午餐（2050、造物節的會議門票都是不含午餐），導致的結果就是沒想到4000多人中不少人喜歡吃西式的，而不怎么喜歡吃中餐。

去年，阿里巴巴Ucan大會因疫情原因沒有在線下舉辦。

場館要有數據思維和收益管理思維

在唐雪總經理看來，會展場館如果被動式銷售，被動式接單，對客戶言聽計從，慢慢團隊就失去了活力，而收費漲價又是敏感的，因而總收入難以提高。

而各方都在強調的服務質量必須靠有經驗且數量合理的員工，降本增效至少不能降員工的薪酬和必要的員工配備。舉個簡單的例子，衛生間配備的保潔員不足，必然導致客人的體驗差。

杭博在自己的權限內對每個活動都會收集數據，比如到了多少人，會場坐了多少人，展廳里進了多少人，自助餐和桌餐的用餐人數和受歡迎的菜品有哪些，配套酒店的住宿情況等，在活動結束后進行內部分析，日積月累，就形成一個對政府展、政府會議、學術會議、消費展、企業會議等不同性質的活動數據庫。

有了數據庫，就能得出該類型活動的消費偏好和人數衰減變化。

好了，這時候跟主承辦前期溝通，杭博的經驗值就派上用場了，銷售人員、項目協調運營人員就能給出一個漂亮實用的組合方案，客戶大多欣然接受。

唐雪總經理還說了一句話，意思是，如果有可能，要選擇自帶傳播效果（即PR公關價值）的風向標活動，這樣就能擴大場館的知名度和影響力。

確實，阿里巴巴設計周和杭州國博，屬于互相成就。

更機智，更多收入

會展場館能不能比客戶更聰明、提出更優方案？

阿里巴巴設計周反映了一類活動的特點：既不像會議又不像展覽，觀眾聽眾是年輕群體，有購買力，接受知識付費，喜歡娛樂、體驗、時尚（包括設計和氛圍營造），比較講究吃，也愿意為好吃的付費。

主辦方這次提出了兩個難題：

1、每天中午的自費用餐人數：沒有保底人數
2、希望從外面帶幾個品牌的西式快餐進來。

對第二個要求，杭博沒同意，因為杭博自己已經有能力提供西式快餐了。

對第一個問題，近幾年接待的類似大型活動積攢下來的大數據秀肌肉的時候到了。

大數據分析

科學預估每天在杭博購買餐券的用餐人數
細分男女比例，顯然設計師和設計愛好者以年輕女性為主
偏愛西式快餐以及咖啡、奶茶、西式點心
注重營養，低卡路里
女性的飯量不大

提供好吃的餐飲，對年輕人胃口的餐食

使用3B展廳，全部用來當做食街
總有一款適合你：中式蓋澆飯、面條、西式快餐、咖喱、西式面包甜點、咖啡、奶茶等
不同價位，經濟實惠
精選食材，營養健康
明檔分布在展廳兩側，減少排隊主辦方配合，安排志愿者進行引導

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• 在14日中午，人們在西式快餐的檔位前排起了長隊，因為雞米花、烤腸、漢堡需要現場制作，相對費時間，也說明年輕人對西式快餐的偏愛

• 麥可愛 是杭博研發并制作的西式糕點的品牌，可口好味道，售價比外面的便宜

• 挖掘新空間

會展中心的可租用空間是固定的，但仍然有新文章可做，有新潛力可挖。

改變“用途”

臨時改變場地的既定用途，把展廳變成會場，把會議室變成展廳，在公安消防批準的前提下把序廳變成展示體驗區。

首先滿足客戶活動的需求，尤其是展覽和會議緊密融合在一起的需求，同時不減少總收入，甚至可能增加收入。

大家關心的是展廳當做會議室來賣，因為租金不同，會展中心收入會不會少了？

對于這個問題，杭博銷售部的小伙伴跟我說“不一定”，因為想用展廳做會場的主辦方通常會在現場搭建上有預算，比如作為主會場的4D 展廳就搭了三天，而且吊點也都是收費的。

Again，這里涉及到收益管理的問題。

• 廣告點位，從空中到腳下到柱子

既然客戶想在傳播營銷上取得好的效果，現場的氛圍營造就需要更多空間。

除了常規的廣告點位，還可以充分利用每一片空間，比如柱子，比如臺階。

文章來源：會展BEN