有幸閱讀會議圈里知名自媒體人“楚有才”老師的文章——《會議人如何應對Last Minute的需求變更？》，結合筆者的從業經驗，確實深有感觸：作為一場會議活動，往往諸多需求在會議舉行前都還在變動，永遠不存在已經確定改的“完美計劃”，可仍然要強撐笑臉，會議人需要對困難一一做出回應，還要做的漂亮。“作為會議和活動行業從業人員，必須承認一個事實，那就是我們面對的項目的lead time越來越短。”成功，那就是你的本分，失敗，那就是會議人的鍋……文章字眼兒中透漏出的無奈，確實只有從事會議活動行業的人才能真正的品咂出來。

作為會議行業的晚輩——筆者也經歷過一些會議活動的策劃、執行和總結工作，在看到文章的第一時間就深深感受到了痛點：為什么會議前確定好的事情總會改來改去？作為一個處女座——完美到病態的服務人員，總是希望給參會者、會議組織者以及媒體呈現最好的效果和結果，但往往事與愿違，在會議開始前的2周內，一些不曾有的改變總會如雨后春筍般冒出來，而整個執行團隊在應對這些困難的時候，總會顯得有些措手不及，往往并不是因為能力不足的困擾，而是情緒和心態左右了團隊的干勁兒。

有計劃總比沒有的要好！

計劃這件事兒對于剛剛涉足到會議行業的人來說，確實是一個非常重要的事情，但是真正進入到“戰場”之后，才會發現所謂的計劃往往是最容易也是首先被打破的東西。正所謂“計劃趕不上變化”，任何一場會議活動，從開始策劃到落地執行，總會牽涉到各個部門、各位領導，決定權的零散分配就注定風險等級的提升，越是集中的決定權肯定越是高效，風險當然才會更低，如同打游戲中的一項技能——分攤傷害，對一個目標的傷害雖然降低，但隊友的血量都會多多少少受到影響。

可是，在任何一場戰斗開始之前，都必須要有作戰計劃。從會議執行的角度來說，會前的每一個表格和方案都是為了給甲方和乙方各自規定好“ 行動方案”，以達到“完美配合”。就像楚有才老師在文章中提到的，“ 無人做主，無人負責導致前期不能盡快理順關系是一個大問題，而大多甲方決策者不懂活動的重要性和專業性是更深層次的癥結所在。”可是從一個會議服務商的角度來說，從接到客戶Brief 的那天起，就“投身到這場戰斗中”了。因此，計劃往往是對甲方“免疫”的，恰恰對于乙方來說，這些表格和方案是證明自身工作價值的最直接證據，也是日后在出現風險之后，甲方的保命道具。畢竟，“甲方爸爸”的稱呼流行，就證明了在會議活動市場中買方市場的局面還會長期存在，這些計劃在會議活動結束后還是有一定的作用，雖然在執行過程中是廢紙一堆。

轉嫁風險不是初衷！

在和一些業內人士討論的對話中，筆者也聽到一些激進的觀點：甲方就是懶得管，他們啥也不懂，就是把風險轉嫁給我們下面的人，供應商的生活其實很苦的。不可否認，有一些甲方的要求存在不合（jiang）理的元素，甚至對執行方有些苛刻，諸如“彩色的黑”、“方的圓”、“高端大氣上檔次”一類……我認為，轉嫁風險并不是每個會議組織者的初衷，執行方聽到以上的類似需求之前，在甲方內部已經受到過這些需求的“折磨”了，那么從執行力上來看，把這些需求放給服務商也是無奈之舉，在商業契約精神的基本原則下，既然達成合作，那就要“一起做、一起難”了。

當前會議市場中，很多項目確實前期策劃時間短，沒有得到深度的分析和驗證，再加上決策時間加長，不穩定因素增加，勢必活動的風險等級就會逐漸遞增。“ 墨菲定律”告訴每一個人：凡事只要有可能出錯，那就一定會出錯。風險的增加會讓甲乙雙方都出現緊張焦慮的狀態，所以轉嫁風險的說法可能更多是乙方站在自己的角度略顯“委屈”的說法。這種觀念的存在勢必會影響甲乙雙方的合作，畢竟“戰略合作伙伴”是最具戰斗力的組合，那么在這種狀態達成前，需要會議組織者和會議執行方達成更好的合作關系，當然可能在具體實施過程中，需要執行方做的工作或者付出的努力更多，畢竟買方市場決定著當前的商業伙伴關系。

不確定性是會議行業的真正價值！

會議行業不同于其他，一方面是服務于客戶，另一方面又承擔著客戶的不確定性，確實不像其他的服務行業，有既定的標準和體系，比如以中介為例，只要通過中介找到優質的資源或者人，那么就必須要和中介一起見證或者一起簽訂合作協議，那么中介商收取雙方的費用無可厚非。對于會議人來說，在完成會議項目的過程中，并非是單一的服務角色，而是跟客戶站在一邊的“組織者”身份，除了做好具體的落地工作之外，還要根據不同的變化和情況給出更加合理的建議，這是服務業從業者的基本素質。

由于會議行業的特性——準備期長、呈現時間短、承載作用高、不可重來，所以不確定性的長期存在就成為這個行業最大的價值所在。參與一場項目，從戰略層面來說，其意義重大，比如2016中國杭州G20峰會，其深遠影響遠遠超出了會議本身，“辦好一場會、搞活一座城”；從具體層面來說，正是因為會議的不確定性，才會需要更多專業人士的支持，需要更多基層勞動者解決問題，那么這又何嘗不是對企業效益、經濟效益和社會效益的最好回饋呢？會議行業的從業者不說神通廣大，起碼也是多才多智，這些精英最大的價值就是解決問題，特別是“擁抱變化”。

變化常常有，對于會議人來說，一旦面臨“ 節骨眼兒”上的改變，那么就需要你有更強大的資源整合力，平時需要做更多的積累和沉淀，這中間不排除要找到一些特別的資源或者人脈，畢竟特別事兒還是需要特別的人去做；需要擺平心態，教育客戶雖然一直被從業者提及，但真正改變和吸納建議的第一人仍然是一線的會議執行者，實踐過的方案或者計劃才是未來長久生存的財富；當然，還需要在我國的會議行業從業人士，提升專業能力，比如項目管理、財務知識等，這些看似和會議活動不相干，不過真正在不同行業的活動中，這些專業能力絕對是做出精彩活動的重要基石。

有感而發，會議行業的從業者非常不簡單，“精英”這個詞不足以形容這些人的優秀，盡管面臨諸多不確定，但是會議人一次次的拼搏終究會完成“破局”。會議活動具有強大的經濟、社會效益及影響力，而這個行業的價值更在于處理這個過程中的任何不確定性！

作者：會議雜志 閆偉