——訪大新華（北京）會展控股有限公司第一事業部總監 曾子耀

防疫常態下，疫情對會議活動的消極影響將會越來越小，而會議活動的數量正在逐步恢復。會議產業鏈上的從業人士普遍感受到，“變化”貫穿了產業的上下游，或略有微調，或大刀闊斧，這些變化對會議行業本身產生了不可估量的作用。不可否認，突發的疫情讓會議活動的數量和規模都出現了一定量的下滑，直接造成會議行業的整體效益減少。在這樣的市場環境下，之前并未過多引起注意的一些預算少、日程簡單、標準，舉辦頻率較高的會議活動?統稱為“小微會議”開始呈現出另一番欣欣向榮的盛況，其憑借穩定的收益，可觀的舉辦數量、頻率，在會議市場中“平步青云”。本刊記者對話大新華（北京）會展控股有限公司（以下簡稱大新華會展）第一事業部總監曾子耀女士，探討在大型會議活動縮水的背景下，“小微會議”帶來的“大學問”。

隱秘&“龐”大

小微會議，也稱作是小型會議。包括巡講、城市會、銷售會、培訓會等等多種類型，是分布在各地高頻次小規模會議活動的統稱，曾子耀告訴筆者，小微會議的規模可以堪稱是海量，“根據各個公司情況的不同，對于小微會議的定義也不同，通常根據會議的整體金額來定義，一般5萬以內的會議被定義為小微會議，但也有公司定義8萬以內的會議為小微會議，這也只是各自公司的標準不同。”

從商業運營的角度來看，大型會議活動雖然組織流程繁瑣，執行復雜，但是可觀的經濟收益使其成為“香餑餑”。疫情的出現讓市場的熱度驟降，曾子耀感受頗為明顯，不但活動數量減少，而且大型會議活動更是鳳毛麟角，“其實從疫情之后，大型活動的數量確實減少的非常明顯，但是小微會議的數量不降反升。”她表示之前平日里不太惹眼的一些小微會議項目開始彰顯出強大的“ 持續作戰能力”。

以大新華會展的會議數據為例，曾子耀向記者介紹了不同預算金額的會議數量變化情況。其中，大新華會展近兩年每年承接的會議總量6000余場，2019年5萬元以內的會議占全年總量的51%；而2020年5萬元以內的會議占全年總量的61%。“小微會議占總會議數量的比例增加了10%，這個變化值得我們去關注。”曾子耀分析，從2020年疫情以來，會議規模趨于小型化，區域化，小型會議的數量越來越大。這種趨勢體現在各行各業中，而又以醫藥行業最為明顯，曾子耀告訴筆者，近兩年大新華會展承接的某醫藥公司會議總數每年都有近千個，其中2019年預算為5萬元人民幣以內的會議為300余個；2020年預算為5萬以內的會議為800余個。顯然，醫藥行業的小微會議數量增加了近2倍。

“我個人覺得這種勢頭還會在未來1-2年內持續。”曾子耀表示，疫情期間，中大型會議活動取消或推遲，或者改為線上舉辦，并且由于國際嘉賓不能線下出席，因此許多會議的總體預算開始下降。此外，經過疫情的洗禮，中大型主辦方開始將會議拆分為區域性的會議，即便是舉辦線下活動，也變成以區域為核心召集周邊參會者出席的形式。由以上種種總結可見，雖然小微會議在組織策劃上并不“精彩”，但是其龐大的數量和穩定的效益收入是值得關注的，也足以宣告其成為后疫情時代會議市場中不可忽視的有生力量。

多元& 標準

小微會議的特點是會議總預算費用較低，但舉辦頻率較高，尤其以醫藥行業的會議居多，在會議流程、采購范圍等方面也會涉及到各類資源，只是具有其獨特的特點。比如場地、餐飲和交通方面需求簡單，住宿采購較少，會議現場制作物也相對規范和簡單。從采購資源的類型分析，曾子耀認為，小微會議對資源的需求更加多元，由于采購預算有限，所以在資源采購方面有更多的選擇，“比如對于小微會議來說，一間咖啡屋，一間讀書室等非常規場地都有可能成為客戶采購的對象。”曾子耀說，“錢多好辦事，但錢少也要好辦事，這的確是對執行公司和服務方是一項非常重大的考驗。”當然，由于小微會議策劃的內容基本較為規整，在執行層面相對簡單，但對于主辦方來說，越是簡單越要合規，需要規范的操作和監督，其要求和審核標準并不會降低。

以會議策劃人的角度來看，小微會議具備會議活動一切必需的要素：組織執行、場地執行、交通餐飲……只是受限于較低的預算費用。麻雀雖小五臟俱全，正如之前提到的多元化需求，“小微會議可以說是最標準的一種會議形式，從采購到執行，再到后期的結算，是標準化最容易覆蓋的領域。”曾子耀告訴筆者，一直以來，標準化對于會議行業來說是非常困難的事情，策劃多樣、執行復雜，甚至牽涉不同行業的中大型會議活動無法用“標準”來定義，但是對于小微會議來說，標準化反倒是可以實現。“如果客戶的小微會議數量眾多，涉及到的地區也是多重多樣，那么讓執行公司安排專人來監督每一場會議的執行情況，工作量絕對是幾何級，同樣帶來的費用消耗也會增加。”曾子耀告訴記者，大新華會展從實際情況出發，積極引入互聯網工具，通過線上系統解決線下小微會議的采購、執行以及合規等具體的問題，幫助主辦方解決痛點。一方面，“小微會議+線上系統”的組合在一定程度上實踐了會議服務的標準化；另一方面，這種標準化服務將為更多會議活動提供詳實的數據和案例。從這個角度來看，小微會議服務的標準化對于中國會議行業整體標準化發展具有重要的參考價值和推動作用。

痛點& 建議

在看到小微會議優點的同時，曾子耀更關注這類會議的痛點。“事物都有兩面性，小微會議也有很多痛點。”從會議舉辦目的地方面來看，中國境內的小微會議項目覆蓋了國內超過50個城市，但這其中一二線直轄市及省會城市的會議頻率更高，四五線城市會議頻率較低，“很多城市去過一次就不會再次選擇，特別是四五線以下的城市。”這樣的目的地選擇特點也給采購和執行工作造成了一定的影響。由于這些會議需求報價時間緊張，其變動性較大，會議地點選擇在三四線甚至更加偏遠的城市，會議服務資源不方便尋找，或者當地資源的配合度和專業度不足，極有可能影響到會議本身的舉辦。曾子耀認為，承接大量小微會議對專業的會議公司來說是一項挑戰：公司不僅要有更加豐富多元的會議服務供應商網絡，以保證和控制成本，確保執行力度，而且還要時刻緊繃合規的神經，以確保每一場會議都能“順利結算”。

對于專業會議公司來說，小微會議是培養專業人才隊伍最有效的方式之一。“畢竟這個行業的熟手都是來自實踐，雖然小微會議占據了公司一定的人力資源，但是從長遠來看，對于公司培養專業人才來說是非常不錯的方式。”曾子耀認為，這些流程標準的小微會議各項要素完整，也是新人歷練的最好戰場。

而對于會議資源服務商來說，小微會議的采購較為常規，因此曾子耀建議，供應商不妨可以通過制定套餐的方式，與執行公司行程有效配合，“以酒店為例，針對小微會議活動可以推出更多‘場地+茶歇=餐飲’的套餐，希望可以提供更加優惠的價格或者政策，同時提供管家式服務，甚至還需要幫助執行公司做更多專業的服務。”當然，不管是場地還是地接服務，都需要做好合規培訓，制定針對不同類型客戶的服務和結算標準。曾子耀認為，這樣既有利于順利完成更多會議項目，而且也幫助會議資源服務商自身得到更專業、更全面的發展。

見微知著。從長遠來看，大會變成小會的趨勢很明顯。從曾子耀總監的觀點中筆者認為，尤其在這次疫情之后，線下會議活動的組織受到了非常嚴重的影響，甚至更多主辦方在給到會議活動的預算也開始縮減。畢竟，如果經濟效益無法得到持續的保障，那么許多主辦方自然也不會投入更多的預算來籌辦各種類型的會議活動。

越是在艱難時刻，人們也似乎閱能認識到，線下的會議活動仍然是信息溝通、交流互動的重要方式，會議活動回歸其本質，還會有相當可觀的市場前景。“不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江河”。系統性的將小微會議集中起來，必將是一股非常強大的力量，對于困難時期的會議市場來說，它是一種小確幸，幫助產業鏈上的企業繼續活下去；而當標準化和專業化成為小微會議的標配，這種形成規模的有生力量，也能成就“星星之火”的燎原之勢。

 《會議》雜志記者：閆偉