作者：閆偉

如果新參加一場活動，那么現場的方向怎么來獲得呢？肯定是活動的導引系統（我總會說是指示系統）。試想，你在一個陌生的地方，沒有清晰的“導航指南”，參加活動的心情能不受影響嗎？

前兩天看到在成都的一場線下演唱會，由于主辦方在組織和執行方面暴露出許多問題，據網上歌迷的反映，因為主辦方的原因上千名歌迷被堵在檢票口，錯過了演唱會的開場，在過程中無法找到正確的入口浪費時間，現場志愿者的功能幾乎喪失，部分歌迷還反映現場指示系統無效，從體育場的北門繞道南門，在現場的觀眾還因為沒有領到“限量版”的雨衣，直接被春雨“光顧”，甚至現場還有頭戴塑料袋的歌迷為自己的偶像打call，場面混亂，真心覺得痛并不快樂著。

看到這樣的新聞，職業習慣會告訴我，活動的主辦方至少在場地規劃和導引系統設置方面肯定出現了一些問題，那么活動的導引系統究竟應該怎么做？

01、搞清楚場地情況地才是根本

本就是因為一個目的而聚到一起，每個參加活動的人都希望清楚高效的抵達自己想要去的地點，見到自己想要見到的人。假設場地的信息并沒有被主辦方消化，或者主辦方不重視各個會場之間的關系和連接，那么參加的人最起碼在“方向”這件事兒上肯定會受苦了。如何讓一群有固定方向的人也要有導航一樣？這是一門學問。

場地是關鍵。無論是會議還是展覽，還是演唱會，或者是獎勵旅游等綜合性活動，活動前的踏勘工作非常重要，直接決定后續團隊的工作規劃和動線設計，一方面要多個角度觀察了解場地，另一方面也要提早和盡可能高頻率的去觀察場地。在實際操作過程中，往往拿到場館的3D圖就開始后續的工作了，可是設計圖紙終究會與現場情況有一些差別，筆者認為，任何活動都是要做萬無一失的準備，但現場為王，如果不能根據現場實際情況來調動工作，那么終將會為后續的工作埋一些隱患。

隱約記得在中國會議產業大會的組織工作中，每次踏勘場地的次數不低于5次，最高紀錄是8次，服務商自然是叫苦不迭，場館方的服務人員也有微微不爽，沒辦法，再熟悉的場館也要重新踏勘，每次活動內容不同，自然在使用場館方面也會不同，防患于未然是對所有參會嘉賓最大的負責。

不同類型的場地導引系統規劃方法和方案不同。常規的場地相對好一些，比如會議型酒店、專業會議展覽中心，甚至一些經常舉辦活動的特色場所，但是有一些地方的專業會議展覽中心也要具體的查看一下，不僅會有因為造型而出現導引路線比較“奇特”的問題，還有就是門太多，安全出口太多，限制也自然會繁瑣一些，這些都應該特別注意。

此外，體育場館是最難制定相對完美導引系統的場地，主要還是在于其特別的功能性，以及現場會有不同的限制，開始前一天和當天的安保要求都會有所不同，所以一定要注意出入口位置，進場后的座位安排以及各個區域之間劃分之后的連接點，這些都是放導引標識或安插志愿者的關鍵點位，標識需清楚明了，志愿者一定要培訓到位，熟悉地形。

02、不能大意，導引系統是一套系統

活動現場的導引系統主要承擔著指示方向和提示信息的雙重作用，只有文字沒有圖案，或者用圖案來代替文字，都是不可取的選擇，特別是重要的信息一定不能大意，比如會場名稱、會場方向、示意圖等，甚至在有條件的情況下，音頻和視頻也要合理應用，起到告知和提示的作用。

之所以說是一套系統，就是在動線設計方面，是要站在參會者的角度來進行全方位規劃。從參加活動的人踏入到場地的第一步開始，如何走下去，考驗的是主辦方“辦會的藝術”了，原則就是讓參會人可以第一時間知道自己的位置；當然，不排除一些人忽略指示系統的存在，但主辦方要盡可能在人員集中的地點或者超過兩個方向的匯合點，一定放上醒目的信息提示或指示物料，可以有效防止現場迷航。

另外，建議現場的引導志愿者一定要由專人帶領志愿者親自在會場看一看，做好必要的培訓。他們也是指示系統中的重要一環，他們掌握信息的完整度決定了參會者對活動的滿意度。

03、共享一些導引系統規劃的經驗

1、一定站在參會者的角度來設置指示標識和志愿者；

2、現場為王，對場地的現場和周邊環境勘察的越仔細，做出的導引系統越精準、有效；

3、指示標識制作物的圖案和文字要大，尤其是箭頭和場地信息，顏色鮮明，質量必須結實耐造；

4、要有專門的小組負責導引系統的規劃、制作、管理和維護，小組成員一定要體力和方向感俱佳；

5、導引系統的制作物上的信息不能太多元，最好就是場地信息、時間和方向；

6、室外的導引制作物務必保證其“噸位”，要壓得住；

7、導引志愿者必須在場地的現場培訓，一定要在現場；

8、指示制作物最好放在場館具有代表性的位置，或者有較為明顯的參照物附近，方便志愿者給予參會者指引；

……

我是一個正在學習的會獎人，以上是個人的實戰經驗，還希望各路在一線的精英給予指正，相互學習。

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關于活動中的導引系統，您還有什么好的建議？歡迎來搞