會獎行業(yè)（MICE）是一個知識密集型和經(jīng)驗密集型行業(yè)。在工作之中產(chǎn)生大量的溝通、執(zhí)行交付、文檔。

 但事實上，經(jīng)常容易忽視的一個問題是文件的使用對象存在“內(nèi)外有別”。

 什么是內(nèi)外有別？

1.    各類報告，即便是同一份報告內(nèi)外有別，即給內(nèi)部看的，也有給外部客戶和合作伙伴看的。

2.    各類計劃，即便同一事情的計劃，內(nèi)外有別。特別是涉及到人、財、物的計劃。

3.    各類方案也是內(nèi)外有別的。 

為什么有內(nèi)外有別？

1.    首先是每一個人（每一個閱讀者）的關(guān)注點不同，側(cè)重點也不同。每個層級關(guān)注的內(nèi)容不同，同一層級，內(nèi)外又存在不同。

 如果同一份報告和方案，向外部客戶匯報，外部客戶關(guān)注：這份工作的功勞、亮點，回報的內(nèi)容側(cè)重成績，要能為客戶做嫁衣，成就客戶，幫助客戶成功的同時也是展現(xiàn)自己的成績和專業(yè)性。側(cè)重展現(xiàn)成果，出品質(zhì)量。

同一份報告，如果是呈報給內(nèi)部，除了匯報價值和意義之外，更應(yīng)該關(guān)注的是經(jīng)驗教訓(xùn)、風(fēng)險管理，能夠為自己找出自身的問題和改進方向，為同事提供指導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。因此，內(nèi)部方案聚焦怎么落地，怎么管控風(fēng)險，注重細(xì)節(jié)、查出并分析問題。

所以，開總結(jié)報告的時候，要分別召開，分別是對外的還有內(nèi)部的總結(jié)會，準(zhǔn)備的材料側(cè)重不一，會后報告也至少有兩份。

2.    商業(yè)價值信息量的權(quán)限不同。

所謂客戶有知情權(quán)也只是有限和相對的知情權(quán)，商業(yè)上必然存在各自的商業(yè)信息，經(jīng)營信息、知識產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)產(chǎn)權(quán)。

有的信息只能內(nèi)部紕漏，不能對外。即便能對外的，由于涉及到多客戶主題，產(chǎn)業(yè)存在更精細(xì)化的內(nèi)外有別。比如，承接一個國際大會，一個預(yù)算可能有四五份版本，一份是內(nèi)部業(yè)務(wù)部門的，一份是本土承辦方看的，一份是國際客戶(國際組織)看的，每一個版本不僅側(cè)重點不同，收支結(jié)構(gòu)，結(jié)算方式和花錢方式也不同，必須分開，這是最考驗項目經(jīng)理識別能力的地方。同時能夠讓四五份預(yù)算版本邏輯自洽是很難的，還要經(jīng)得起各類交付審計。

3.    內(nèi)外有別能提高滿意度

每個人都很忙，沒有時間看信息過載的東西。只提供相關(guān)方要看的東西，不僅能規(guī)避上述風(fēng)險和問題，還能提升閱讀者滿意度，提升專業(yè)度。

 怎么樣做到內(nèi)外有別？

 1.    首先問問這份文檔是誰看？

很多時候，往往有一個誤區(qū)，就是把布置任務(wù)的人當(dāng)成了閱讀者。領(lǐng)導(dǎo)讓你做一份方案，也許是他自己看，也許是他發(fā)給客戶，也許是他要跨部門的同時看。如果自以為是給領(lǐng)導(dǎo)看的，那么做出來的東西肯定是要返工的。比如，領(lǐng)導(dǎo)要做一份案例分析，可能是他要去演講，也可能是他要發(fā)給客戶，也可能是他要發(fā)給供應(yīng)商，最終的讀者才是真正的讀者。 

所以最高效的方法是：接到問題之后，不妨多問幾個問題：

1）  最終是給誰看的？身份是誰？

2）  目的和側(cè)重點是什么？（關(guān)注點是什么）需要詳細(xì)到何種程度？

3）  什么時候要完成，以何種交付物完成（PPT ,word，還是信息圖） 

Recap很重要。問清楚之后，最好要復(fù)述一下：目的是請對方確認(rèn)判斷是不是理解正確，若是最專業(yè)的人士還會寫一個簡單的書面記錄請確認(rèn)，一般用三五句話寫下自己的理解。為什么說的和聽得不一樣的，從認(rèn)知角度看，有的人是更善于閱讀理解，有的人善于聽力理解。Better than read, better thanlisten。 

最好的辦法是，在做之前，先做完一個目錄大綱，或畫一個流程圖，給對方確認(rèn)，不然又是半天時間浪費了，都是巨大的成本、

 以上，明白了對象和側(cè)重點之后，才能內(nèi)外有別。

2.    判定內(nèi)外有別的尺度

除了內(nèi)外有別之外，不同階段也有別，比如，同樣是給客戶看的案例和方案，問清是在詢價、競標(biāo)階段還是合同簽訂階段。不同階段交付內(nèi)容詳盡程度不一，需要識別。

 對外的文件特別要謹(jǐn)慎，不僅是專業(yè)性的體現(xiàn)，也涉及到商業(yè)秘密，不能號線辦壞事，寫了不該寫的或者漏掉了需要回報的。尺度把握問題的最簡單方法是，發(fā)出去之前請有經(jīng)驗的人，相關(guān)部門（市場部、財務(wù)部）或直接主管審核一下，越是超級公司，流程越慢，需要提前溝通。

 無法識別怎么辦？最簡單的是反復(fù)問，不要怕問和羞于問，問一問，雙方的理解都會進一步加深，都能學(xué)到東西，甚至?xí)a(chǎn)生改善和妥協(xié)的最佳結(jié)果。

 對外的文件，不管是否價值高，要在文件醒目位置，如封面右上角注明本文件的閱讀對象（如呈現(xiàn)給xxx部門），保密條款（僅限客戶項目組內(nèi)部看、內(nèi)部保存，妥善保管、未經(jīng)許可不得紕漏等字樣），這樣對外部也是一個約束作用，不然你的文件極有可能出現(xiàn)在競爭者的桌面上了。

3.    同理心

最簡單的判別是，如果我是文件的讀者，為了高效完成工作，我希望獲得哪些合理的信息？多以，做的好的報告，都有概要和摘要，尤其是是匯報給大領(lǐng)導(dǎo)的，前面有摘要后面有詳情，他沒時間就看摘要，有時間就看詳情。這是一個簡單的博弈論問題（四種組合的最佳博弈）。