文/31研究院

高水平對外開放離不開國際學術交流的對外交流與合作。在引進國際知名學術會議來華舉辦的過程中，本土學術機構發揮著不可忽視的作用。國際知名的學術會議往往由國際學術機構周期性舉辦，是否決定到一個國家和地區舉辦涉及到復雜的競標、談判和協商過程，具有很強的技術性和專業性。本文結合多年的行業實踐經驗，談談國際學術會議的競標，旨在提供一份國際學術會議競標的完全指南。31研究院愿攜手廣大學術機構，為參與國際學術會的競標提供支持！

 在談論競標之前，先談談國際學術組織中最常見的國際學會和協會，及其運作模式，競標投票規則。本文結合實踐經驗與學術會議的運作規律，通過“十問十答”的形式，將國際學術會議競標的核心問題逐一闡明，助力國際學術會議的成功申辦。

一、什么是學會？

學會（Society、Academy或Association）是由同一學術領域的學者、研究人員和專業研究人士組成的團體，主要以推動特定學科的學術研究、知識交流和科學進步為宗旨。不同于一般協會，學會更強調學術性，以知識傳播和學術探討為核心目標。

國際學會則是指會員來自全球多個國家和地區（通常至少三個以上國家）的學術團體。在英文中，國際學會的形式多樣，常見的名稱包括：International Society、Academy、Association、Federation、Union、Council等。這些學會在全球范圍內開展活動，并以促進該學科的國際交流與合作為主要使命。

國際學會與國際組織的區別在于：國際組織通常是由國家或政府部門為會員的政府間機構，如聯合國及其各專門機構；而國際學會是由個人學者、研究機構或國家級學會組成的非政府學術組織，如國際數學聯盟(IMU)、國際純粹與應用物理學聯合會(IUPAP)等。

01　學會的資金來源

國際學會的資金主要來源于：

會員會費（個人會員和機構會員）

學術期刊出版收入（高影響因子期刊）

會議注冊費和配套展覽收入

政府科研項目資助

基金會捐款

企業贊助（特別是與該學科相關的行業企業）

大學和研究機構的支持

國際學會通常需要向會員公開財務狀況，保持透明度和問責制，按照國際非營利組織的標準運作。

02　學會的服務和職能

國際學會的主要服務和職能包括：

組織學術會議和研討會

出版學術期刊和專著

制定學科標準和規范

頒發學術獎項和榮譽

提供研究資助和獎學金

促進國際學術交流與合作

推廣學科教育和公眾認知

培養青年學者

提供專業資質認證

維護和更新學科數據庫

為會員提供職業發展和學術支持

03  學會的活動

國際學會的主要活動包括：

定期學術年會（周期性舉辦，每年一界為主，也有多年一屆）

專題研討會和工作坊

學科夏/冬季學校（特別面向青年學者）

學術論文競賽

博士生論壇

區域性學術交流活動

學科發展戰略研討

學術標準制定會議

期刊編輯會議

學術周、學科教育與推廣活動

04  學會的分類

國際學會主要可分為以下幾類：

綜合性學會：涵蓋整個學科領域，如國際數學聯盟(IMU)、電子電氣工程師學會（IEEE）等。

專業細分學會：專注于學科的特定分支，如國際計算語言學學會(ACL)等。

交叉學科學會：融合多個學科的交叉領域，如國際系統科學研究學會(ISSS)、國際計算生物學學會(ISCB)等。

從會員構成來看，可分為：

個人會員制學會：會員主要是個人學者，如大多數基礎學科的國際學會。

機構會員制學會：會員主要是各國相關學會或研究機構，如一些國際聯盟或聯合會。

混合制學會：同時接受個人會員和機構會員。

二、什么是國際學術會議？

國際學術會議是由國際學會組織的，旨在促進全球范圍內特定學科或研究領域的學術交流和知識共享的會議，以周期舉辦為主。根據ICCA（國際會議與大會協會）的標準，國際協會會議通常需滿足以下條件：參會人數至少50人以上，在至少三個不同國家輪流舉辦，并且定期舉行。因此，滿足ICCA標準的學術會議也可作為國際協會會議。

國際學術會議的特點包括：

具有明確的學術主題和議題
由權威學會組織和背書
涉及同行評審的嚴格學術篩選過程
會議論文集通常被權威數據庫收錄
多數設有學術獎項和榮譽表彰
在全球范圍內輪流舉辦
會議語言通常為英語
往往有高影響因子期刊特刊或專輯出版會議論文集

國際學術會議區別于一般協會會議的核心在于其強調學術貢獻和科研成果，重視學術質量和同行評審，以及對相關學科發展的推動作用。

三、為什么要競標國際學術會議？

首先，國際學會為什么要在全球范圍內輪流舉辦學術會議？原因主要有：

促進全球學術交流，使不同地區的學者有機會參與

擴大學會的國際影響力和會員基礎

了解各地區該學科的研究特色和進展

促進學術資源的全球平衡分配

提高發展中國家和地區的學術水平

尊重學會的國際性質和多元文化背景

對于中國內地而言，競標國際學術會議的意義在于：

對于目的地城市/國家的意義：

提升國家和城市的國際學術聲譽

促進會議旅游收入和相關產業發展

帶動當地高等教育和科研機構的國際化

為本地學者提供與國際頂尖專家交流的平臺

展示中國的學術環境和科研成就

促進學科的本土化發展和創新

對于本土主辦方（學會/高校/研究機構）的意義：

提高本土學術機構在國際學術共同體中的地位

推動該領域在中國的學術發展和人才培養

擴大國際合作與交流的機會

有機會參與學科發展方向的制定

提升中國學者在國際學術界的影響力和話語權

促進本土科研成果的國際傳播

四、誰來主導競標？

國際學術會議的競標，通常由以下幾類主體牽頭：

01  國內學會或學術團體

作為國際學會的對口機構，如中國數學會可申辦國際數學家大會；或國際學會合法在本地注冊的分會（如IEEE的中國分會），也可以是依法加入國際學術機構的本地會員。

02  高校或研究機構

具有該領域強大學術實力的大學或研究所，如北京大學、清華大學、中國科學院等一流大學和國家級科研機構。

03  知名學者團隊

在該領域具有國際影響力的中國學者，特別是擔任國際學會重要職務的學者。

04  聯合申辦團隊

由多個學術機構、政府部門和會議服務機構組成的聯合體。

值得注意的是，與一般協會會議不同，國際學術會議的競標更強調申辦方的學術實力和影響力，而非僅僅關注會議的組織和后勤能力。對于那些在該學科沒有足夠學術實力和國際影響力的地區，競標成功的可能性會大大降低。

自中國改革開放以來，特別是21世紀以來，中國學者越來越多地參與國際學術組織并獲得重要職位，這為中國成功申辦各類國際學術會議提供了有利條件。

五、競標前的研究工作有哪些？

在啟動競標工作前，需要進行充分的研究工作，了解以下關鍵信息：

01  學術實力評估

中國在該學科領域的學術地位和影響力

國內相關領域的學者在國際學會中的職位和影響力

本土研究機構的科研實力和國際認可度

近年來中國學者在該領域的重要科研成果和突破

02  會員情況分析

國際學會在中國的會員數量和分布

會員的學術影響力和決策權

增加本地會員的潛力和策略

國內學者在國際學會中的參與度

03  會議歷史和輪辦機制

該會議的舉辦頻率和歷史

歷屆會議的地理分布和輪辦規律

亞洲或中國是否在近期舉辦過

下一屆可申辦的時間點

04  競標流程和決策機制

申辦截止日期和流程

決策委員會的組成和偏好

投票機制和關鍵決策人

是否有明確的競標指南和要求

05  會議規模和要求

預期參會人數和規模

會場和住宿要求（分會場數量和規模）

技術設備需求（物品和設備出入境規定）

學術支持（手術直播、多個國家遠程嘉賓連線等）

預算要求和財務模式

06  潛在競爭對手

其他正在申辦的國家和城市

競爭城市的優勢和劣勢

差異化競爭策略

07  政治和敏感因素

涉及的政治敏感問題（如涉臺問題、特殊地區簽證問題等）

潛在的文化和超越科學的意識形態問題

國際形勢對申辦的影響

08  學術和科研環境

相關學科在中國的發展狀況

本地學術資源和研究設施

學術和技術開放度

政府對該學科的支持政策

通過以上研究，可以評估申辦的可行性，制定有針對性的申辦策略，并為競標做好充分準備。

六、競標的通用流程是什么？

國際學術會議的競標是一個復雜而漫長的過程，需要精心策劃和執行。典型的競標流程如下：

01　意向表達階段

國際學會發布未來會議申辦通知

本地學會或機構表達申辦意向（Letter of intent(LOI)）

初步溝通并熟悉申辦要求

進行可行性評估

02　申辦團隊組建階段

成立申辦委員會

確定學術帶頭人、團隊和責任分工

建立與政府、場館、贊助商的合作關系

制定競標策略和時間表

03　申辦方案準備階段

向上級外事主辦部門請示報批

會議基礎方案（時間、城市、地點等）

會議預算編制

場地和設施確認

政府支持和贊助承諾獲取

編寫申辦書

04  提交申辦材料

按時提交完整的申辦書（Bidding Proposal）

相關附件補充材料和說明

回應學會的詢問和要求

05  初步評審階段

國際學會評審申辦材料

篩選出進入下一輪的候選目的地（Shortlist）

提供反饋和修改建議

06  考察訪問階段

接待國際學會代表的實地考察

展示會場和設施

與本地學術界代表會面

了解當地文化和環境

07  競標陳述階段

在學會指定的場合進行正式陳述（如學會年會、理事會等）

答疑和辯論

最終申辦方案完善和提交

08  決策與結果

投票或評選決定目的地

結果公布和反饋

對未成功申辦者的建議

09  簽約與籌備

與國際學會簽訂承辦協議

確定具體合作細節和責任（國際組委會和本地組委會）

開始會議籌備工作

整個競標過程可能耗時1-3年，甚至更長。對于規模大、影響力強的國際學術會議，競標工作需要更早啟動，競爭也更為激烈。

七、競標委員會組織架構如何構成？

一個有效的國際學術會議競標委員會，建議包含以下成員：

01  學術/學科帶頭人

該領域的國際知名學者，最好擔任或曾擔任國際學會重要職務

具有廣泛國際學術人脈和影響力

熟悉國際學術規則和文化

競標成功后通常擔任大會主席或程序委員會主席

02  本土學術團隊

該領域的中堅力量和新興學者

具有突出研究成果的科研人員

代表不同研究方向和學術機構

負責學術方案設計和學術資源協調

03  國內學會代表

國內對口國際學會的本土學會的領導或代表

負責國內學術資源整合

協調國內相關學術活動

04  高校或研究機構代表

提供學術場地和設施支持

承諾相關學術資源投入，青年學者計劃

協調校內或院內資源

05  政府代表

各級政府科技、教育部門或對口部委代表

地方政府部門代表

提供政策和資金支持

提供商務簽證、入境等便利化問題

06  會議專業服務機構

具有國際學術會議服務經驗的PCO(專業會議組織者)

負責會議執行方案和預算

提供專業會議管理經驗

07  會議場地代表

會議中心或高校會議設施管理方

提供場地解決方案和技術支持

08  營銷推廣專家

負責會議宣傳和科學普及

設計數字化和媒體傳播方案

參與本地會員發展和招募

09  贊助商代表

相關行業企業或基金會代表

提供資金支持和產業合作機會

10  外事專家

熟悉國際關系和文化交流

協調國際合作和外事工作

競標委員會的組織架構通常包括

本地執行委員會：決策核心，由學術帶頭人、主要機構代表組成

本地學術委員會：負責學術方案設計

本地后勤協調委員會：負責場地、資金和政府支持

執行工作組：負責具體執行工作

國際聯絡組：負責與國際學會和國際同行溝通

每個成員都應根據競標任務設定崗位，明確職責，積極參與，而非只是掛名。競標工作需要團隊成員的真誠投入和緊密合作。

八、學會考慮哪些選擇標準？

國際學會在選擇會議舉辦地時，通常會考慮以下幾個方面的因素：

01  學術實力和影響力

申辦地區在該領域的學術地位

本地學者的國際影響力和貢獻

該領域在本地的發展歷史和成績

本地特色研究方向和成果

對學科發展的潛在貢獻

02  會員發展潛力

該地區現有會員數量和活躍度

吸引新會員的潛力

對學會發展的戰略意義

地區代表性和學術多樣性

03  后勤保障能力

會議場地設施的適合度

住宿條件和容量

交通便利性和國際連通性

簽證政策和入境便利度

安全保障和應急能力

04  財務可行性

預算合理性和透明度

資金來源的可靠性

財務風險控制

對參會者的經濟負擔

學會可能獲得的財務回報

05  學術和技術開放性

學術交流的開放度

國際學者的參與便利性

敏感問題的處理方案

06  創新和特色

會議主題和方向的創新性

當地特色學術資源的利用

新技術在會議中的應用

獨特的學術體驗設計

07  可持續發展和社會責任

環保和可持續會議設計

學術資源的共享和開放

對發展中國家學者的支持

對當地學術生態的長期影響

08  申辦團隊的能力和信譽

主要學術帶頭人的聲譽

申辦團隊的組織能力

過往舉辦國際會議的經驗

與國際學會的合作歷史

09  地區輪換和公平性

是否符合地區輪換原則

對全球學術平衡的貢獻

為未能經常參與的學者創造機會

10  戰略發展考量

符合學會的發展戰略

開拓新的學術市場

促進學科的國際化和多元化

對于中國申辦國際學術會議，尤其要注重展示中國的學術實力，以及量力而行提供合理、可行的財務方案。

九、競標過程中的主要決策人有哪些？

了解國際學會的決策機制對競標成功至關重要。不同學會有不同的決策模式，但通常包括以下幾種（具體依學會章程而定）：

01  學會領導層決策

學會主席或主席團直接決定

國際執行委員會投票表決

理事會討論決定

常務委員會審核后提交理事會

02  專門委員會決策

會議委員會專門負責評選

由學科領域專家組成的評審團

地區代表委員會平衡各地區利益

學會秘書處提供技術評估

03  會員代表投票

各國或地區會員代表投票

全體會員電子投票

在年會上現場投票表決

分階段投票（初選+決選）

04  混合決策機制

專家評審+成員投票

委員會推薦+理事會決定

技術評估+政策考量

多輪篩選和評估

對于競標城市來說，了解以下關鍵人物至關重要：

01  學會主席和首席執行官

通常具有很大影響力，即使不直接決策也能左右方向。

02  會議委員會主席

直接負責會議選址的專業人士，了解其專業背景和關注點非常重要。

03  地區理事代表

來自不同地區的理事會代表通常在決策中有較大發言權，尤其是涉及地區輪換時。

04  前任會議主席

有豐富經驗，通常參與決策或提供建議。

05  學科領軍人物

即使不在官方決策層，其意見也常常被重視，特別是當這個領軍人物是世界級科學家的時候。

06  年輕一代學者代表

越來越多的學會重視年輕學者的聲音，他們決定未來。

在競標過程中，除了正式的規則和流程外，人際關系和學術聲譽也起著重要作用。特別是對中國申辦方而言，如有國內學者在國際學會中擔任重要職務，或與國際知名學者有深厚合作關系，都將有助于競標成功。

十、標書的制作有哪些注意事項？

國際學術會議的競標標書是展示申辦實力和方案的重要文件，其制作需特別注意以下幾點：

01  學術內容為先

突出本地學術實力和特色

提出有吸引力的會議主題和分會場設置

列出潛在的特邀報告人和學術委員會

展示能促進學科發展的創新理念

02  結構清晰完整

遵循學會提供的標書格式要求（RFP）

目錄清晰，邏輯嚴密

包含所有必要的板塊和附件（完整的目錄）

重點突出，層次分明

03  學術支持證明

本地學術機構的支持信

知名學者的推薦信

過往相關會議的成功案例

本地會員和潛在參會者的支持

04  政府支持文件

申辦目的地的市長、旅游局長的歡迎信、支持信

政府科技、衛生或對口主管部門的支持信

地方政府的財政支持（現在已經很少見了）

簽證便利化政策說明

05  財務方案詳實

詳細且合理的預算

明確的資金來源

財務風險控制措施

參會者經濟負擔評估（如發展中國家優惠，學生優惠）

對學會可能的財務回報

06  設施和后勤細節

會議場地詳細信息和圖片

住宿方案和價格區間

交通方案和接駁安排

技術設備和學術支持

07  特色和創新點

結合本地學術特色的創新安排，技術考察

數字化和新技術應用

獨特的學術體驗設計

可持續發展理念

08  文化和社交活動

與學術主題相關的文化活動

促進學術交流的社交安排

展示當地文化的特色項目

參會者家屬（陪同人員）項目

09  多種媒體形式

紙質版和電子版并重

視頻介紹和虛擬展示

圖表和信息圖展示關鍵數據

交互式內容增強體驗

10  質量和美觀

專業設計和排版

高質量的圖片和圖表

語言準確流暢，無錯誤

印刷或數字呈現精美

11  差異化競爭策略

分析競爭對手的優勢和劣勢

突出自身的獨特賣點

針對決策者關注點進行強調

提供難以匹敵的價值主張

申辦團隊應提前了解國際學會的標書要求和截止日期，組織專業團隊進行標書制作，并確保能夠及時回應學會的反饋和問題。在標書提交后，還應做好后續的跟進和補充說明準備。

中國申辦國際學術會議的特殊考量

中國在申辦國際學術會議時，面臨一些特殊的挑戰和優勢，需要在競標過程中加以考量：

01  學術實力展示

突出中國在該領域的快速發展和成就

展示中國學者的國際影響力和貢獻

提供近年來在該領域的重要研究成果和突破

強調中國特色的研究方向和創新點

02  簽證和入境便利性

簽證便利性和政策

物品出入境海關政策

03  基礎設施和技術優勢

展示中國現代化的會議設施

強調先進的技術支持能力

完善的交通和住宿系統

安全可靠的網絡和通信保障

04  經濟實力和資源投入

提供有競爭力的財務支持

展示豐富的贊助資源

合理的成本控制措施

對發展中國家學者的資助計劃

05  文化吸引力

將中國文化元素融入學術活動

設計特色文化體驗項目

展示中國的人文魅力

促進東西方學術交流的橋梁作用

06  地區代表性和學術平衡

強調提升亞洲在國際學術界的影響力

促進全球學術資源的均衡分配

為發展中國家學者創造機會

推動學科的全球化和多元化

07  國際化和開放性

展示中國學術環境的開放程度

強調國際合作的成功案例

介紹本地學者的國際網絡

提供多語言服務和跨文化交流平臺

08  創新與技術

展示中國在科技創新方面的優勢

強調數字化會議平臺和混合模式的成熟經驗

提供前沿技術體驗和展示機會

推動學科與技術融合的新方向

09  可持續發展與社會責任

強調綠色會議理念和實踐

提供碳中和方案

設計學術回饋社會的活動

推動學術成果的社會應用

十一、總結：申辦國際學術會議的成功要素

將國際學術會議引入中國內地舉辦是一項復雜而有意義的工作，需要堅持以下幾個關鍵原則：

01  學術為本

國際學術會議的核心競爭力在于學術實力。中國申辦方必須展示在該領域的學術成就、研究力量和學科貢獻，讓國際學會相信，在中國舉辦會議將產生重要的學術價值。

02  國際視野

申辦工作需要從國際學術發展的高度出發，關注學科前沿和國際趨勢，而非局限于本地利益。展示中國愿意為全球學術發展做出貢獻的開放姿態。

03  團隊合作

成功申辦需要學術界、政府部門、專業機構的密切配合。建立高效的協作機制，明確分工，共同推進。

04  長期規劃

申辦國際學術會議不是一蹴而就的工作，需要提前數年規劃和準備，還要向外事部門提前報備申請。即使首次申辦未能成功，也應視為長期國際學術參與的一部分，積累經驗，為下次申辦打下基礎。

05  會員發展

持續發展和壯大中國學者在國際學會中的會員隊伍，鼓勵中國學者積極參與國際學會事務，爭取更多的話語權和決策權。

06  差異化優勢

找準中國舉辦國際學術會議的獨特價值，如龐大的學術市場、快速的學科發展、豐富的資源投入或獨特的研究視角等。

07  持續跟進

申辦不是一次性工作，需要持續與國際學會理事會成員保持溝通和互動，加強日常的交往和關系維護，及時了解和響應各方關切，靈活調整申辦策略。

08  誠信和專業

保持高度的誠信和專業水準，確保所有承諾都能夠兌現，所有安排都經過嚴謹計劃。國際學術界看重的是長期信譽和專業能力。

隨著中國在全球學術舞臺上的影響力不斷提升，中國申辦國際學術會議的成功機會也在增加。越來越多的中國學者在國際學會中擔任重要職務，越來越多的國際學者認可中國的學術實力，這些都為中國申辦國際學術會議創造了有利條件。

在全球化和數字化的時代，國際學術會議不僅是知識交流的平臺，也是展示國家學術軟實力的重要窗口。通過精心準備和專業操作，中國完全有能力成功申辦更多高水平的國際學術會議，為推動學科發展、促進國際學術交流做出貢獻。

成功舉辦國際學術會議不僅僅是一次活動的成功，更是中國學術界與國際學術共同體深度融合的見證，是中國學者在國際學術舞臺上貢獻智慧和力量的重要平臺。通過不斷努力和實踐，中國必將在國際學術會議領域發揮越來越重要的作用，成為全球學術交流的重要樞紐。

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