第58屆ICCA年會(huì)

在休斯敦舉辦的第58屆ICCA年會(huì)上，第一個(gè)正式活動(dòng)是針對(duì)“First Timer”（首次參會(huì)者）的。在這次會(huì)議上，主持人采訪了現(xiàn)場(chǎng)的First Timers，問(wèn)他們?yōu)槭裁磥?lái)參加ICCA年會(huì)。絕大部分人的回答是“認(rèn)識(shí)更多業(yè)內(nèi)的人”，然后是“學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識(shí)”。ICCA年會(huì)是一場(chǎng)綜合性的行業(yè)活動(dòng)，其價(jià)值應(yīng)該是多方面的，但在各種價(jià)值中，“社交”（socialize）是最重要的之一。

在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中，無(wú)論是想要開(kāi)展業(yè)務(wù)，還是做好手頭的工作，你都需要結(jié)識(shí)更多專業(yè)或者行業(yè)內(nèi)的人。怎么做到這一點(diǎn)呢？效率最高的方式就是參加該專業(yè)或行業(yè)的會(huì)議。

在會(huì)議中開(kāi)展社交主要有兩種途徑，一是參加專門的社交性活動(dòng)，比如交易會(huì)、洽談會(huì)、酒會(huì)、午（早）餐會(huì)、沙龍、見(jiàn)面會(huì)等；另一個(gè)就是利用會(huì)議中的各種機(jī)會(huì)與更多的人相識(shí)，包括正式的論壇、分組會(huì)、討論會(huì)等。

會(huì)議社交應(yīng)該是存在中西差異的，不管這種差異是由文化特性造就的，還是由社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平導(dǎo)致的。長(zhǎng)時(shí)間從事會(huì)議策劃及組織工作的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，隨著中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，中國(guó)人在會(huì)議中社交的主動(dòng)性比以往有了很大程度的提高。很顯然，這與經(jīng)濟(jì)地位提高后國(guó)人的文化自信增加有關(guān)。然而與那些被稱為“社交動(dòng)物”的西方人相比，中國(guó)人總體內(nèi)斂的特性在會(huì)議中還是會(huì)明顯表現(xiàn)出來(lái)。仔細(xì)觀察ICCA年會(huì)的社交活動(dòng)你會(huì)發(fā)現(xiàn)，其中最為積極的就是典型的西方人，其次是那些來(lái)自受西方文化影響較大的國(guó)家，最后才是中國(guó)以及受中華文化影響深遠(yuǎn)的國(guó)家和地區(qū)。

可能是因?yàn)橐陨显颍跁?huì)議社交方面，我國(guó)的參會(huì)者更喜歡社交指向性比較強(qiáng)的活動(dòng)。而西方人則有所不同，他們雖然也喜歡專門的對(duì)接會(huì)、洽談會(huì)，但他們似乎天生就有能力將所有面對(duì)面機(jī)會(huì)變成社交活動(dòng)。了解了西方人的這種特點(diǎn)你就不難理解，為什么西方人在酒會(huì)上可以端著一杯紅酒站著說(shuō)上幾個(gè)小時(shí)，而興致不減。可在中國(guó)的宴會(huì)或酒會(huì)上，絕大部分參會(huì)者更喜歡坐下來(lái)，安安靜靜地享受美食。

西方人的這種社交特性好像也不是天生的——或許與刻意塑造有關(guān)。參加ICCA年會(huì)最大的感受之一，就是社交無(wú)處不在。

ICCA年會(huì)的“社交”，大致分為以下兩個(gè)方面：

第一，社交設(shè)計(jì)。在我看來(lái)，ICCA年會(huì)就像是一場(chǎng)專門的社交活動(dòng)，不管是在會(huì)場(chǎng)內(nèi)、會(huì)場(chǎng)外，還是在正式的會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、氣氛熱烈的晚間Party。

1，會(huì)議序廳的社交布置。在ICCA年會(huì)舉行的幾天時(shí)間里，主會(huì)場(chǎng)外側(cè)的序廳更像是社交的主戰(zhàn)場(chǎng)，那里始終都有很多人在交流、互動(dòng)，包括會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后。序廳的社交氣氛之所以如此濃厚，與主辦方的有意安排有關(guān)。序廳的一側(cè)是“ICCA之角”，那里有沙發(fā)、椅子、桌子，你可以約人到這里來(lái)，一邊喝咖啡一邊交流。序廳里更多的空間是茶歇交流區(qū)，除了常設(shè)的咖啡、紅茶等飲品及高腳桌之外，還有幾家贊助商在那里設(shè)臺(tái)，為大家提供咖啡、禮物等。在我看來(lái)，ICCA年會(huì)主會(huì)場(chǎng)的序廳在會(huì)議期間始終都是人流最為集中的地方，與主辦方選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地有直接關(guān)系——大會(huì)場(chǎng)、中會(huì)場(chǎng)都集中在一個(gè)樓層。

2，有利于社交的臺(tái)型設(shè)置。ICCA年會(huì)主會(huì)場(chǎng)的臺(tái)型是圓桌式的，無(wú)論是舉行開(kāi)幕會(huì)議，還是舉行專場(chǎng)活動(dòng)、午餐會(huì)、宴會(huì)等，都采用同一臺(tái)型。有些分論壇和分組活動(dòng)，也是圓桌式的。這種臺(tái)型的最大特點(diǎn)就是便于交流。大家坐在一張圓桌上，打個(gè)招呼，換個(gè)名片，很是方便。

3，把晚餐變成休閑娛樂(lè)+社交的專題活動(dòng)。ICCA年會(huì)期間，每晚都有一場(chǎng)別開(kāi)生面的主題餐飲活動(dòng)。第一天的晚會(huì)叫“ICCA Houston Kick-off Party”,在萬(wàn)豪酒店的游泳池畔；第二天的叫“Cat Night@The Rustic”，在一個(gè)叫做The Rustic的地方舉行；第三天的是“farewell Party-The Halloween Party”，就在會(huì)展中心的廣場(chǎng)上。

4，鼓勵(lì)在線社交。在西方國(guó)家舉辦會(huì)議，主辦方同時(shí)開(kāi)通幾個(gè)主要的社交媒體——Linked-in、Intagram、Facebook、Twitter等，鼓勵(lì)大家開(kāi)展在線社交，是一定要做的事情。ICCA年會(huì)還有自己的APP，除了了解最新日程之外，參會(huì)者還可以在留言板上留言，與你想要認(rèn)識(shí)的人預(yù)約見(jiàn)面。

第二，專場(chǎng)“社交”活動(dòng)。ICCA年會(huì)的“First Timer”，差不多就是一場(chǎng)專門的社交活動(dòng)。對(duì)于大多數(shù)第一次參加ICCA年會(huì)的人來(lái)說(shuō)，要想認(rèn)識(shí)更多的人，就從這個(gè)會(huì)議開(kāi)始。“First Timer”的主要安排包括：

1，分組——社交的基本單元。報(bào)名參加“First Timer”活動(dòng)的參會(huì)者，會(huì)被分成若干個(gè)小組，每組6個(gè)人，每個(gè)小組都有一位資深的ICCA會(huì)員做組長(zhǎng)。會(huì)場(chǎng)里，每個(gè)小組呈U字形圍坐在一起，面朝會(huì)場(chǎng)舞臺(tái)方向。

2，教你做社交。“社交”議程的第一步是小組內(nèi)部交流，相互認(rèn)識(shí)，互換名片。組長(zhǎng)會(huì)給每人發(fā)一張由本次會(huì)議主持人簽名的卡片，然后介紹ICCA年會(huì)主要活動(dòng)的大致情況，并表示愿意為大家做向?qū)В坏诙绞敲咳溯喠髯鲎晕医榻B，并說(shuō)明自己為什么來(lái)參加ICCA年會(huì)；第三步是與相鄰小組的成員認(rèn)識(shí)；第四步是每人發(fā)一個(gè)彩色的絲巾，讓大家以自己喜歡的方式系在身上的某個(gè)位置。你當(dāng)然可以借此機(jī)會(huì)發(fā)一下社交媒體，而這正是策劃人希望看見(jiàn)的；第五步是做放松訓(xùn)練。主持人讓大家起身，把椅子移到會(huì)議室的兩側(cè)，然后跟著專業(yè)人員一起做放松運(yùn)動(dòng)；最后是舞蹈時(shí)間——大家在專業(yè)人員的指導(dǎo)下一起跳舞，“First Timer”活動(dòng)隨即達(dá)到高潮。

“First Timer”活動(dòng)的價(jià)值很明顯，即便你在之前一個(gè)人都不認(rèn)識(shí)，通過(guò)這次活動(dòng)，你至少可以認(rèn)識(shí)ICCA family（ICCA家庭）里面的五六個(gè)人。在這個(gè)會(huì)議上，你從此不再孤單。

一位資深I(lǐng)CCA會(huì)員說(shuō)，如果比較積極，你至少可以在ICCA年會(huì)上結(jié)識(shí)二三十位新朋友，順便與二三十位老相識(shí)敘敘舊。回想一下參加ICCA年會(huì)的經(jīng)歷，我覺(jué)得他說(shuō)的很對(duì)。

僅從以上分析就可以看出，不管我們的科技進(jìn)步有多快，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有多高，我們需要向發(fā)達(dá)國(guó)家學(xué)習(xí)的東西仍有很多，其中之一就是會(huì)議活動(dòng)的策劃及運(yùn)營(yíng)管理。