任何一個有經(jīng)驗的會獎活動策劃人，對于活動的風(fēng)險都有一定程度的敏感度，在制定活動方案及實際運作過程中，也都會或多或少采取相應(yīng)措施，以減少風(fēng)險可能帶來的損失。可對于很多策劃人來說，現(xiàn)實中遇到的各種各樣的風(fēng)險，好像總是比自己設(shè)想的要多。最近EventForce一篇文章，專門探討活動管理中降低風(fēng)險的方法，值得業(yè)界參考。
01、做一個風(fēng)險評估
在活動舉辦前，對于可能產(chǎn)生的風(fēng)險進(jìn)行一次全面評估，以確保活動可以安全舉行，是一件非常有必要做的事情。通過評估，你可以弄清楚在你的活動參與者當(dāng)中，誰可能受到傷害以及為什么會受到傷害，然后評估這種風(fēng)險發(fā)生的概率，并據(jù)此采取相應(yīng)的行動。需要注意的是，不僅要考慮參會者，還要考慮工作人員。
02、要有一個詳實的活動管理計劃
每個策劃人在活動開始之前都會有一個大致方案，但這還不夠——需要將預(yù)先評估到的風(fēng)險因素及其處理方法考慮進(jìn)去。這個計劃不僅要包括從立項到會后的整個過程，還要將現(xiàn)場執(zhí)行人員、供應(yīng)商、服務(wù)商等信息都一并考慮進(jìn)來。員工要經(jīng)過培訓(xùn)，任務(wù)要分配到人，且責(zé)任清晰。
03、制定健康與安全計劃
只是了解了風(fēng)險并想辦法加以減輕只是第一步，你還應(yīng)該有一個清晰的健康與安全計劃以備之需。如果你的活動規(guī)模較大，你可以與專業(yè)的安全與急救部門保持溝通。如果規(guī)模不大，一個現(xiàn)場協(xié)助方案可能就夠了。
04、考慮座位與安全撤離問題
座位問題實際上與活動的特點有關(guān)。如果你的活動只是站立式的，或者需要的座位有限，那就簡單多了。可如果你在禮堂里開會，那就一定要保持通道暢通。
05、檢查電路與防火安全設(shè)施
涉及電的問題總是存在風(fēng)險的。要確信活動現(xiàn)場所有與電有關(guān)的操作都是通過專業(yè)電工完成的，電器與控制面板不允許參會者、非專業(yè)人員以及其他不相關(guān)人員接近。防火也是會議策劃人的職責(zé)之一，確保現(xiàn)場都是按照防火規(guī)范執(zhí)行的。
06、有一個危機(jī)溝通計劃
在會議期間，讓工作人員明白遇到問題如何與相關(guān)人員聯(lián)系是非常重要的一件事情。除了知道與誰聯(lián)系，還要知道怎么聯(lián)系、什么時候聯(lián)系，因為這與危機(jī)應(yīng)對的效果有直接關(guān)系。需要明白的是，不同的人可能有著不同的聯(lián)系通道。
07、有一個疏散計劃
雖然很難預(yù)測所有可能出現(xiàn)的風(fēng)險，也無法明確知道什么時候、在什么地方出現(xiàn)，但我們還是應(yīng)該有一個有效的疏散計劃。弄明白疏散通道的位置，做好標(biāo)記，并指定好疏散人員匯集的空間。記住要安排相關(guān)人員負(fù)責(zé)具體疏散事宜。
08、評估殘疾人通行需求
你的活動注冊系統(tǒng)應(yīng)該會告訴你參會者中的殘疾人通行需求。如果提供殘疾人通行服務(wù)，那就要在通道上標(biāo)記清楚，且保證其能夠使用。例如，兩塊木板支撐的斜坡就不能確保殘疾人安全通行。與其將殘疾人至于危險之中，還不如對外聲明，這個活動無法接待殘疾人。移動性的斜坡、拐杖等是可以租用的。
09、買保險
盡管購買保險可能不是你風(fēng)險防范計劃的一部分，但有一個與你的活動相關(guān)的保險計劃還是很值得的。需要特別說明一下，公共責(zé)任險（Public Liability Insurance）可以涵蓋活動中的事故、損失、失竊等內(nèi)容。這類保險有多個層級，你都要考慮到。比如，你租用了一個大樓，業(yè)主可能已經(jīng)購買了相關(guān)保險；你聘請了一家第三方服務(wù)公司，比如娛樂、VR展位等，它們也需要這一類保險。你還要考慮員工在會議期間的保險問題。
10、不要忘了數(shù)據(jù)安全
雖然活動風(fēng)險主要是物理方面的，數(shù)據(jù)安全問題也不能低估。我們差不多每周都能聽到關(guān)于個人信息泄露方面的消息。對于會議主辦者而言，保護(hù)參會者信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露，是一項優(yōu)先要做好的工作。數(shù)據(jù)泄露可以有很多方式，其中包括共享系統(tǒng)密碼、打印代表證、共享Wi-Fi以及設(shè)備丟失等。需要根據(jù)活動技術(shù)提供商的情況，設(shè)定信息安全相關(guān)的檢查項目。