要確定會議產業(yè)的概念，就需要首先確定什么是會議，以及會議的邊界。

一般認為，會議是人類群體面對面交流的手段，既包括現(xiàn)實中的面對面，也包括虛擬的“面對面”。只是這么來界定會議還不夠，因為能夠讓人們“面對面”交流的不只是會議。聯(lián)合國世界旅游組織（UNWTO）在一份報告中指出，會議的目的或功能主要有：學習、討論、觀點分享、社交、業(yè)務和激勵。一個典型的市場上的會議至少需要包括以下幾個條件：

一是半天或四個小時以上；
二是在一個簽約的會議空間舉行；
三是10個人以上。

UNWTO在該報告中對于會議產業(yè)的范圍也做了界定：會議產業(yè)包括會議、會議附帶的展覽、獎勵旅游三個方面。

協(xié)會會議、企業(yè)會議等，規(guī)模達到一定程度的時候，通常會附設一定規(guī)模的展覽，有時候附設展覽的面積會很大，可達數(shù)萬平方米。盡管如此，該活動的核心還是會議，展覽處于從屬地位。也就是說，“會議附帶的展覽”，與展覽業(yè)的核心業(yè)務——專業(yè)展（B2B）和消費展（B2C）是有區(qū)別的。

“獎勵旅游”之所以會成為會議的一個組成部分，主要原因有三個，一是很多西方國家有規(guī)定，企業(yè)舉辦的旨在激勵優(yōu)秀員工及經(jīng)銷商的“獎勵旅游”，只有在行程中加入半天以上的正式“會議”，相關開支才可以計入企業(yè)成本；二是企業(yè)舉辦“獎勵旅游”，絕不僅僅是為了“旅游”，而是借助“旅游”的形式來達到激勵的效果。實踐表明，在“獎勵旅游”中加入一定量的會議，有利于提高投資回報率（ROI）；三是“獎勵旅游”由專業(yè)性比較強的會議公司來策劃及運營管理，綜合效果會更好。需要指出的是，“獎勵旅游”加入到會議產業(yè)中來是一件很有意義的事情，它不僅擴大了會議產業(yè)鏈相關機構的業(yè)務范圍，也使得會議產業(yè)的內涵變得更加豐富。

雖然會議產業(yè)看起來特色鮮明，但在現(xiàn)實運行當中，會議產業(yè)與下列產業(yè)形態(tài)有著密切而難以分割的關系：

旅游產業(yè)。

旅游產業(yè)涉及到吃住行游購娛六個大的方面，而這六個方面也是會議執(zhí)行過程中不可或缺的。我們可以從以下幾個角度來看待這兩者之間的關系：
一是目的地。人流量及其帶來的相關消費，是衡量旅游目的地影響力的核心指標，至于來的客人是為了觀光還是商務，對于目的地而言并沒有實質性的差異。所以，中外城市普遍把會議客人與觀光客人等一起，作為城市的“訪客”，一同來統(tǒng)計、管理并提供服務。不過，在消費特征方面，除了旅游之外，會議組織者及參會者在目的地的花費很可能會更多，比如會議現(xiàn)場的系列花費等。
二是組織者和參會者。會議與旅游有一個相同的地方，那就是兩者都愿意到知名的旅游目的地。也就是說，旅游目的地與會議目的地具有較大程度的重疊性。雖然參加會議是商務活動，相關費用由所在機構承擔，不像觀光旅游、度假旅游等需要自掏腰包，但幾乎所有開明的機構都愿意花錢將自己的成員送到旅游目的地去參加會議。公費參會，順便旅游一下，已成為一種公開的“福利”。
三是從專業(yè)角度看。會議策劃、運營管理及服務，大致分為兩部分，一是會議相關，包括會議的策劃、運營管理及服務；二是旅游相關，包括吃住行游購娛。對于一個成功的會議來說，這兩個方面一個都不能少。
四是從設施角度看。酒店，既是旅游設施，也是會議設施。無論是在中國還是在發(fā)達國家，會議市場上大約有八九成以上的會議是在酒店設施里舉行的。一般而言，市區(qū)五星級酒店的收入中，約有兩三成來自會議，而在郊區(qū)五星級酒店的收入中，會議很可能會占到七八成甚至更高。

展覽產業(yè)。

會議與展覽總是放在一起，被稱為“會展”。其中的原因至少有以下兩個方面：一是對于組織者而言，會議和展覽這兩種手段，既可以分開使用，也可以結合起來使用，而且在一定條件下，兩者結合起來使用效果更好。會議與展覽結合，既可以是“會帶展”，也可以是“展帶會”；二是對于舉辦地而言，會議設施與展覽設施通常是結合在一起的，因為這樣做，既有利于組織者，對于設施的運營管理者也很有好處。

活動產業(yè)。

從大的方面看，活動（event）主要包括會議、展覽、節(jié)慶、賽事、演出等；就小的方面而言，一個會議里面，經(jīng)常會穿插很多非會議的環(huán)節(jié)，比如餐飲、團建、演出、展覽、比賽、典禮、儀式等，而這些非會議的環(huán)節(jié)通常也被稱為“活動”（event, activity）。會議與活動的交叉，既有大的活動類別層面的，也有操作層面的，而且從趨勢方面看，這兩種交叉將會越來越深。有人說，有些會議已經(jīng)不是傳統(tǒng)意義上“會議”了，成了一個綜合性的“活動”，這是對的。反過來看，在各大類活動中，會議也有越來越多地被融入了進去。所以，西方國家日趨傾向于將會議、展覽等統(tǒng)稱為“活動”，與此相關的產業(yè)形態(tài)也被叫做“活動產業(yè)”（event industry）,以減少因稱謂問題帶來的不必要的麻煩。

會議產業(yè)的窘境是，雖然會議本身的內涵比較清晰，產業(yè)特性也不是很難把握，可在外延方面又與旅游、展覽等深度交叉，這就為確定會議產業(yè)的價值增加了難度。我們知道，衡量一個產業(yè)經(jīng)濟價值的主要手段是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來源于統(tǒng)計，而會議產業(yè)的難點就在于此。數(shù)一數(shù)會議的個數(shù)、參會人數(shù)并不是一件難事，難的是確認會議及其參與者消費的邊界。比如，會議產業(yè)的最大消費類別是交通，其次是住宿、餐飲等，而這些是與旅游交叉在一起的。