我們的工作已經越來越多地與各種技術、設備聯系在一起了，作為工作有機組成部分的會議無論如何都不能成為例外。一直以來，會議策劃人在挑選會議室的時候，主要關心的是空間大小、容納人數、臺型、投影儀流明等。現在看來，只是這些顯然是不夠的。最近一篇署名為Arunima的文章，列舉了策劃人挑選會議室時需要關注的十個與設施相關的事項，具有很好的參考價值。   

一是Smart Board/Projection Screen——智慧化顯示屏或投影屏。
挑選會議場地的時候，確信會議室配備有顯示屏或投影屏，而且屏幕需要具備多點觸控、鼠標懸停等智慧化功能。

二是Image Source——圖像源。

具有這種功能可以使參會者之間形成更多互動，工作起來也會更加靈活，比如外接打印機等。

三是Wi-Fi——無線寬帶。

這種功能是目前會議的必需功能。記住，是高速寬帶。人們需要借助高速寬帶來開展更多協同性工作。

四是Good quality Audio Equipment——高質量音頻設備。

舉辦會議的時候，你會用到環繞立體聲系統、麥克等高質量的音頻設備，以獲得更好的交流效果。如果你的會議超過100人，你需要好的音頻設施將各類信息有效傳遞給每一位參會者。在會議開始之前，一定要全面檢查音頻系統。

五是A Proper Seating Arrangement——恰當的臺型。

根據你的會議的具體需求，可以選擇多種臺型——U型、董事會型、空心廣場型（Hollow Square）或教室型。不管哪種臺型，桌子總是需要的。

六是Video Conferencing System——視頻會議系統。

很多時候，你在會議中需要進行國際連線，開展跨區域實時交流。這時候，視頻會議系統就是不可缺少的了。高速寬帶+視頻會議系統，舉辦在線會議的條件就基本具備了。為了節省差旅費用，企業經常舉辦在線會議。

七是Digital Projectors——數字投影儀。

投影儀自從它誕生以來，已經更新了N多代了。新一代投影儀具備投射出3D形象的功能，使得參會者學習起來更容易。   

八是It should be at anAccessible Location——可通達性好。

選擇一個通達情況好、容易識別的場所舉辦會議，這樣參會者可以很簡單地從機場、車站到達。如果需要住宿，客房設施也要有。  

 九是FullyAir-conditioned——可以完全調控的空調。

一個可以根據需要進行調整的空調是非常有必要的，畢竟你希望參會者在一個溫度適宜的空間里開會。除此之外，燈光、通風等也很重要，明亮的環境、清新的空氣，會給你的會議成功舉辦增添分數。   

十是Tea Room/CommonRoom——茶歇室或休息室。

人們都希望在開了半天會議之后放松一下。這時候，相鄰區域有一個茶歇室、休息室就顯得很有用了。挑選會議場所的時候，這一點很重要，參會者對你的安排一定會贊賞有加的。    

最后提一下，還需要AnEfficient Staff——高效的服務人員。很顯然，只有設施是不夠的，恰當數量的、勤快的服務人員也是必不可少的。常規服務，普通服務人員就可以，而項目負責人最好有過此類會議的服務經驗。

附圖片：