在一個培訓上，一位學會展的同學問我說，她在寫一篇論文，標題大意是：如何打造面向南亞東南亞的國際會議目的地。在她看來，面向不同國家及地區的國際會議目的地應該是有差異的，而且差異可能還不小。我告訴她說，國際會議目的地是有一定標準的，不會因為參會者來源的不同而有很大的改變。為什么是這樣的呢？因為所有的辦會者、參會者，包括國際的、國內的，其需求是基本相同的，如果說有差異，那也只在個別的細節上。

對于很多年輕人來說，組織會議活動是比較難的一件事情，因為需要面對各種類型的人，而且要讓他們都滿意，不管是級別高的、低的，國內的、國際的，年齡大的、年輕的，男的、女的。眾口難調嘛，這個很容易理解。其實，做會議與做其它任事情都一樣，咋一看，形形色色、千奇百怪，好像無從下手，可時間長了，摸到了里面的規律，心里就不亂了。做會議，不管是策劃、運營還是服務，都是與“人”打交道，那么了解和掌握“人”的特性，即“人性”，包括生物性和社會性，對于我們理清會議策劃組織的思路、掌握會議運行的規律，至關重要。

馬斯洛的需求理論揭示的就是人的基本特性。他把人的需求由低到高分為五個層次，即生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要以及自我實現的需要，這在會議運營當中具有很好的實用意義。

生理需求。生理需求是人的最低層次的需求，“吃喝拉撒睡”，誰都需要，所以開會、辦活動，首先要把這個問題解決好。做好一個會議，內容、形式、活動安排等誠然重要，但“吃喝拉撒睡”的事情如果出了問題，會議的效果就會大打折扣。現在都在講體驗，會議也一樣，而“吃喝拉撒睡”就是會議的基本體驗之一。

在“吃喝拉撒睡”這幾項基本需求當中，“吃”排在第一位。與會議相關的“吃”，大致分為兩個階段，一個是“填飽肚子”，二是“吃出文化、吃出快樂”。隨著人們生活水平的不斷提高，會議中的“吃”正在與第一階段的“填飽肚子”拉開越來越遠的距離。借助會議活動，或者在城內，或者到一個美食匯集的目的地，品嘗當地的美味佳肴，讓當地的文化與自己的味蕾有一個親密的接觸，已經成了會議活動的一個標準配置。會議中的“吃”有很多種方式：自助餐，最常見，因為方便快捷；宴會、酒會，差不多也是正式會議的基本配置之一——不管是國際的還是國內的會議活動，一般都有一個以餐飲為基礎的集儀式、答謝、美食、社交、娛樂等功能為一體的綜合性活動；如果會議中的“吃”還不能夠充分體現“特色美食”的意義的話，那么安排一次頗具當地特色的美食體驗一定是最受歡迎的事情之一。當然，會議活動中的“吃”，還可以有很多花樣。

“睡”雖然放在“吃喝拉撒睡”中的最后一個，但絕不意味著它的意義最小。會議中的“睡”也可以而分為兩個階段，先是“有地兒睡”，后是“睡出檔次、睡出特色、睡出文化”。很顯然，我們現在已經處于其中的第二階段。如果你在策劃會議的時候，把“睡”這件事兒處理得很好，一定會有人給你豎大拇指。與會議相關的“睡”，可以有兩個方面的選項，一個是標準化的住宿設施——星級酒店，另一個就是特色化的住宿體驗——民宿、帳篷、房車等。不過一般而言，為了保證會議效果，減少不必要的麻煩，會議期間的住宿都會安排在酒店里，而特色住宿體驗則會放在會后。不過要說得到組織一個團建活動、戶外活動、社群活動等，沒有正式的會議環節，這時候直接安排特色住宿當然也可以。

安全需要。做會議活動，人群聚集，少則幾十個人，多則數百人、數千人，保證大家的安全是必須嚴肅對待的事情之一。與會議活動相關的安全問題，可能涉及到以下幾個方面：

一是目的地安全。總體而言，國內城市的安全性是問題不大的，但也會因為高原反應、氣候差異等給與會者的“安全”增加一些難點。不過，要是在境外搞活動，安全問題恐怕就不是那么簡單了。

二是交通安全。國內的航空、鐵路、公路、水路的安全性一般都沒有太大問題，如果有什么需要提示的話，那么在大巴、小車、船只等方面，要盡可能選擇有品牌影響力的大公司來合作，因為它們的管理和運作更規范。最好不要在這些事項上考慮省錢問題。

三是會議活動現場安全。總體來說，不僅是在辦公樓里開會很安全，在任何一家有經營資格的會議中心、酒店、特色場地等舉辦會議活動也都是安全的。不過，要是在辦公室之外舉辦會議活動，需要重視場地方的安全要求和提示。

四是旅游及戶外活動安全。在會議活動相關的安全性當中，這一塊出問題的可能性最大。當然，合法的、規范的旅游活動是安全的，不過還是委托有品牌影響力的專業公司幫你運作更合適。風險相對比較高的戶外活動主要有：滑雪、騎馬、漂流、探險、水上活動等。團建活動的安全性一般問題不大，但也有可能出現摔傷等事故，所以還是建議與專業公司合作。

對于安全問題，除了必要的安全意識和安全措施之外，給每一位參與者都購買一份保險，在什么情況下都是一個很好的選項。（未完待續）