我們經(jīng)常會(huì)說(shuō)，會(huì)議是“人們面對(duì)面交流的工具”。籠統(tǒng)來(lái)看，這個(gè)說(shuō)法應(yīng)該沒(méi)有太大問(wèn)題，可當(dāng)我們嘗試給“會(huì)議”一個(gè)正式定義的時(shí)候，很快會(huì)發(fā)現(xiàn)它的含義遠(yuǎn)比我們想象的要復(fù)雜得多。

英語(yǔ)中meeting的基本意思是“見(jiàn)面”，是meet“見(jiàn)面”的名詞形式，至于延伸到現(xiàn)代社會(huì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)意義上的“會(huì)議”，都是后來(lái)附加的。相對(duì)而言，漢語(yǔ)中的“會(huì)議”更接近于會(huì)議的本質(zhì)，它不僅要“見(jiàn)面”，還要“商議”、“討論”。也可能是由于meeting這個(gè)詞的局限性方面的原因，英語(yǔ)中后來(lái)又進(jìn)化出了多個(gè)“會(huì)議”相關(guān)的詞匯，而這些詞匯中關(guān)于“會(huì)議”的專(zhuān)業(yè)性、正式性等含義，就是漢語(yǔ)“會(huì)議”所不能及的了。比如：conference（專(zhuān)業(yè)會(huì)議、正式會(huì)議）、convention、congress（大會(huì)、年會(huì)）、seminar（研討會(huì)）等。現(xiàn)代意義上的“會(huì)議”及其相關(guān)的會(huì)議市場(chǎng)、會(huì)議產(chǎn)業(yè)起源于西方國(guó)家并在西方國(guó)家發(fā)揚(yáng)光大這件事情，僅從“會(huì)議”相關(guān)詞匯的進(jìn)化就能夠看出一些端倪。

不過(guò)，人們“見(jiàn)面并商議”的行為絕不是西方人的發(fā)明，任何一個(gè)社會(huì)群體，都會(huì)做“見(jiàn)面并商議”之類(lèi)的事情，因?yàn)檫@既是人類(lèi)社會(huì)的一種基本活動(dòng)方式，也是人類(lèi)作為一種社會(huì)性動(dòng)物生存和發(fā)展所必備的一種基本能力。所以，只要有了定居了的人群，有了村落、集鎮(zhèn)，“見(jiàn)面并商議”類(lèi)似的事情就開(kāi)始發(fā)生了。

然而只是有了“見(jiàn)面并商議”的行為就成了現(xiàn)代意義上的“會(huì)議”了嗎？這就涉及到了“會(huì)議”的定義問(wèn)題。人們?cè)谔镩g地頭、餐桌上，甚至在一起走路的時(shí)候，都可以“見(jiàn)面并商議”事情，但這與現(xiàn)在所說(shuō)的“會(huì)議”還有一定的距離。綜合來(lái)看，一個(gè)現(xiàn)代意義上的“會(huì)議”至少應(yīng)該具備以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

它是人群的聚集；

   它是一種有目的的社會(huì)活動(dòng)，因此它需要有目標(biāo)；

   它是一種有組織的人類(lèi)活動(dòng)，所以需要有組織者（或者叫召集人）。組織者可以是機(jī)構(gòu)，也可以是個(gè)人；

   它是一種需要多方（兩方或以上）參與互動(dòng)才可以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的社會(huì)活動(dòng)，因此除了組織者，還需要有參會(huì)者，甚至還有主持人、發(fā)言人、服務(wù)者等；

   它是一種有規(guī)則的正式活動(dòng)。為了更加高效地達(dá)成目標(biāo)，它需要相應(yīng)的規(guī)則來(lái)約束參與者各方；

   它需要適宜的場(chǎng)景和儀式化環(huán)節(jié)來(lái)更好地實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。

因此，“會(huì)議”的定義應(yīng)該是：一種有組織、有目的的人類(lèi)群體面對(duì)面交流活動(dòng)，而這種活動(dòng)需要借助適宜的場(chǎng)景和儀式化環(huán)節(jié)來(lái)更好地達(dá)成目標(biāo)。這個(gè)定義看起來(lái)有些復(fù)雜，但它的確反映了“會(huì)議”作為一種群體面對(duì)面交流方式在人類(lèi)社會(huì)發(fā)展和完善過(guò)程中所扮演的重要角色。

很明顯，“會(huì)議”正變得日趨復(fù)雜化，越來(lái)越遠(yuǎn)離它最初呈現(xiàn)出來(lái)的樣子。究其原因，一方面是因?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展使得需要通過(guò)“會(huì)議”來(lái)解決的問(wèn)題越來(lái)越多，而且很多問(wèn)題相互交織，從而使得“會(huì)議”變得日趨復(fù)雜化；另一方面，隨著“會(huì)議”專(zhuān)業(yè)化、產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的不斷深入，人類(lèi)的很多生物性和社會(huì)性需求開(kāi)始滲透到這種面對(duì)面交流的方式之中，從而加速了“會(huì)議”復(fù)雜化的進(jìn)程。“會(huì)議”的旅游化、娛樂(lè)化、儀式化、體驗(yàn)化、科技化等傾向越來(lái)越明顯，就是這趨勢(shì)的一種體現(xiàn)。

除了對(duì)于“會(huì)議”的社會(huì)學(xué)解釋之外，我們還可以從專(zhuān)業(yè)、市場(chǎng)視角來(lái)看“會(huì)議”的定義和價(jià)值。在這方面，世界旅游組織（UMWTO）在其發(fā)布的《會(huì)議產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)重要性評(píng)價(jià)報(bào)告》給我們提供了很有價(jià)值的參考：

關(guān)于市場(chǎng)性“會(huì)議”的定義——它需要具備以下幾個(gè)主要特征：

     半天（四小時(shí)）以上

     不低于十人

     在一個(gè)簽約的場(chǎng)所舉行

UNWTO的這個(gè)定義更適合用于會(huì)議市場(chǎng)的統(tǒng)計(jì)。

該報(bào)告還列舉了“會(huì)議”的六個(gè)基本功能：

    學(xué)習(xí)

    討論

    觀點(diǎn)分享

    社交

    業(yè)務(wù)

    激勵(lì)

花些精力來(lái)研究分析“會(huì)議”的含義和價(jià)值是一件很有意義的事情，它讓跳出操作層面來(lái)重新審視“會(huì)議”，有機(jī)會(huì)更加深入地理解作為運(yùn)營(yíng)管理工具的“會(huì)議”和作為新興產(chǎn)業(yè)形態(tài)的“會(huì)議”發(fā)展演進(jìn)的規(guī)律，進(jìn)而更加有效地把握它，使其為人類(lèi)社會(huì)的進(jìn)步發(fā)揮更大作用。