文︱王青道

記得前些年在北方的一個海濱城市組織過一個會議，酒店是在網(wǎng)上找的，靠近海邊。該酒店銷售負(fù)責(zé)人宣稱，他們的酒店是準(zhǔn)四星級的，硬件設(shè)施、會議場所條件很過硬。網(wǎng)上傳過來的圖片也佐證了他的話。我們也就沒有按照規(guī)矩提前到現(xiàn)場去考察。可當(dāng)臨近會期我們到達(dá)現(xiàn)場一看，糟了：8月中旬的天氣，酒店里很多地方竟然沒有空調(diào)，屋里的潮霉味大得讓人待不下去，服務(wù)人員更像是草臺班子！將近200人的會議這時候換酒店肯定是來不及了，我們只能硬著頭皮往前走。結(jié)果可想而知，盡管會務(wù)組做了大量的工作，采取了一系列補(bǔ)救措施，會議的效果還是打了折扣。這些年來我們組織的會議不少，出現(xiàn)失誤的情況也很多。在我們國家，會議組織人員基本上都是非專業(yè)的，他們在會議組織過程中走彎路、交學(xué)費(fèi)不算奇怪，而且他們也會跟我們一樣，覺得花錢買一些教訓(xùn)很正常。

    可是最近我的看法有了一些變化，這源于我對美國會議產(chǎn)業(yè)了解的不斷深入。美國會議產(chǎn)業(yè)鏈的運(yùn)作很規(guī)范，會議產(chǎn)業(yè)鏈各方面都很專業(yè)，會議的各主要環(huán)節(jié)，如策劃與咨詢、目的地城市與會議場所選擇、會議管理與服務(wù)、會議附加活動安排等，都會有專業(yè)的人士或機(jī)構(gòu)參與。先不說會議組織單位是不是一定要和專業(yè)的會議組織機(jī)構(gòu)(PCO)合作，單就每一個城市里的會議與旅游局(CVB)向會議組織者提供的熱情而專業(yè)的咨詢和服務(wù)，幾乎就不可能讓任何一個會議組織者犯下令他追悔莫及的錯誤。可以設(shè)想，假如我們國家也有類似于發(fā)達(dá)國家的會議與旅游局這樣的機(jī)構(gòu)的話，會議市場中的信息對稱性就一定能大大提高，會議組織過程中的失誤和浪費(fèi)也能隨之減少。

    芝加哥是美國最知名的會議城市，了解一下該市CVB為辦會人員和其他訪問者提供的資料和服務(wù)項(xiàng)目，你就會驚喜地發(fā)現(xiàn)，這兒真是辦會人的樂園！芝加哥市的宣稱語是：“We are glad you are here!”（您來了我們很高興！）他們是發(fā)自內(nèi)心的高興，因?yàn)楦鞣N各樣的來訪者每年要為芝加哥帶來大約100億美元的收入，提供12.8萬個工作崗位！從會議組織角度來說，芝加哥CVB提供的服務(wù)項(xiàng)目可以說是全面、專業(yè)、周到，其中給人印象最深刻的要算是他們提供的會議專業(yè)人士咨詢與跟蹤服務(wù)了。他們公布了18位資深的會議專業(yè)人士的姓名、照片、擅長領(lǐng)域、聯(lián)系方式等信息資料，辦會人可以根據(jù)自己的需要選擇其中的一位與之聯(lián)絡(luò)，向他咨詢，并由他提供后續(xù)服務(wù)。還有，他們提供的服務(wù)可都是免費(fèi)的。芝加哥的情況在美國決不是特例。會議策劃者和組織者在美國的所有城市都是被奉為上賓的。

    當(dāng)然，我們國家在很多方面是沒有辦法與美國相比的，可會議客人對于城市的重要性應(yīng)該是沒有國別差異的，對他們是不是熱烈歡迎先不提，我們總不能看著這些給我們送錢的人，在一個陌生的城市里到處碰壁，而我們卻永遠(yuǎn)地?zé)o動于衷吧！