文/王青道

　　筆者去年12月到外地參加一個活動，入住的酒店同期正在舉辦一個會議。酒店辦會很正常，但不太正常的是，規模挺大的一個會議卻無法知道這是一個什么會：會場內沒有背景板，沒有橫幅；會場外倒是有幾個水牌，不過寫的是幾個普通的漢字：工作會議。甚至，你想從參會者的胸卡上發現什么蛛絲馬跡的努力也是徒勞的，因為那上面寫的還是那幾個漢字。酒店銷售部負責人告訴筆者，這是一個國有企業舉辦的年會性質的會議，怕惹麻煩就“悄悄地干活”了。自“國八條”出臺以來，大多數國有企業、事業單位、行業組織內部年會性質的會議，要么取消，要么去繁就簡，剩下一些一定要開的，還得遮遮掩掩。
　　每年十一月到次年一二月份，各單位通常會忙于籌辦自己的年會，會議市場就會迎來一年一度的年會旺季，長期下來就形成了所謂的“年會經濟”。城市郊區的度假型會議酒店及很多為年會服務的機構，就是因此被催生并發展起來的。不過，如今情況變了，“年會經濟”褪去了往日絢麗的色彩。問題就來了，到底以往“年會經濟”的繁榮是一種病態，還是如今的沉寂才是它的本來面目？年會到底要不要開？怎么開才能真正體現它的價值？
　　年會是一定要開的，就像面對面交流的方式不能也不會被廢掉一樣。有人說中國人愛開會，筆者說所有人都愛開會，包括藍眼睛、黃頭發的白種人——現代會議與會議產業的基本理念都是從他們那里傳過來的。從美國會議產業的基本情況來看，美國人均參加會議的頻次、人均會議的消費額以及單個會議的平均規模、會議/會展中心的總量等指標，都遠在中國之上。會議為什么受歡迎？理由并不復雜。作為群體管理、商務運作的基本工具，會議能夠解決其他方式不能解決或者解決不好的問題，比如學習、社交、討論、業務、觀點分享、激勵等。協會類年會是協會為行業、學科以及會員服務不可或缺的重要平臺，內容龐雜、形式多樣、平均規模比較大，需要籌備的周期也比較長；企業年會相對簡單些，總結和提升是主要內容，而激勵則是其核心價值所在。企業年會的表現形式既有簡單的，像總結會、表彰會、茶話會等，也有復雜的，幾十個、上百個活動交集。總的來說，美國所有機構都會舉辦自己的年會或者年會性質的活動，協會年會成了美國最為重要的會議類型。而企業年會則是企業一年中員工參與程度最高的活動之一，是企業運營管理活動的重要組成部分。
　　越是知名的企業，越重視自己的年會。企業年會不一定很奢華，但也絕不能敷衍。筆者的一位朋友兩年前到美國參加了沃爾瑪全球年會。沃爾瑪是全球收入最高的企業之一，也是知名的“老摳”，但他們在自己的年會上花錢可不含糊。沃爾瑪的年會由幾十項活動組成，包括全體會議、研討會、展示會、采購會、交流活動、演出等，大牌明星也會被邀請來助陣。會期約四五天時間。
　　會議是一種有效且充滿力量的工具，國家需要它，政府需要它，企業需要它，社會團體也需要它。工具是一種中性的東西，只有用好了，正面價值才能被發揮出來。怎么才能用好會議這種工具呢？唯一的辦法就是加強管理。美國大型企業、知名企業通常會設立會議管理部門，推行“戰略會議管理計劃（SMMP）”。美國有很多知名的會議管理公司，來協助協會和企業管理會議。會議管理的目的有兩個：一個是把會議價值極致化，另一個則是規避會議產生的負面價值，即防止會議被濫用。
　　總的來說，我們國家的會議還沒有上升到“管理”的高度，因而亂象才可能會叢生。外資企業是國內目前把會議這種工具應用得最好的機構，中國知名的會獎公司、活動公司之所以能夠快速發展壯大，很大程度上與此有關；國有企業的會議大部分被條塊所分割，價值不好發揮，且易于被濫用；民營企業大多處于成長期，“會議管理”暫時還無法列入主要負責人的關鍵日程當中；中國社團目前還有很多基礎性的問題沒有解決，因而“會議管理”目前還談不上；政府會議開支完全是“公費”的，在管理與監督缺失的情況下，最容易偏離正面價值的軌道。上層領導找不到更快更好的解決方案，只能來個一刀切。“切”起來倒是很簡單，“洗澡水”是倒了，“孩子”也沒了。我們不去研究政府會議被“切掉”之后是否影響了工作的正常運轉，就說社團組織、事業單位和國有企業應該舉辦的會議，包括年會等，無法正常舉行，一定會帶來另外一個角度的負面影響。希望這只是調整時期我們必須要經歷的一陣疼痛。
　　把無序帶入到有序狀態的唯一途徑是管理。研究會議的價值，研究會議運營管理的基本規律，制定出科學而有效的管理策略，會議與會議產業才能釋放出它們應有的光芒。（摘自中國貿易報·會展周刊）