現(xiàn)代社會的很多東西，西方人都走在了前面，因此要不斷地向人家學(xué)習(xí)。說到辦會，不會有人認(rèn)為連辦會這樣的事情也要跟人家學(xué)習(xí)覺得臉上沒有光彩吧？希望不會有人這樣想，因?yàn)樵谖铱磥恚瑫h一直辦得很糟糕，才最沒有臉面。

　　ASAE（美國社團(tuán)管理協(xié)會）是國際上最具影響力的社團(tuán)管理機(jī)構(gòu)，在全球有數(shù)萬家會員。一個(gè)社團(tuán)要想保持活力，就得不斷地為會員創(chuàng)造價(jià)值，而會議則是社團(tuán)為會員創(chuàng)造價(jià)值的重要方式之一。對于會員來說，一個(gè)社團(tuán)有沒有意義，通過參加他們舉辦的會議，就可以做出明確的判斷。會議既是會員學(xué)習(xí)、交流及業(yè)務(wù)拓展的平臺，同時(shí)也是社團(tuán)展示自身影響力的舞臺。
　　三月下旬到香港參加ASAE亞太區(qū)的Great Ideas Conference，除了想了解國際社團(tuán)管理方面的最新理念、認(rèn)識更多國際會議界的朋友之外，主要目的是想學(xué)習(xí)ASAE辦會的方法。到了現(xiàn)場就會發(fā)現(xiàn)，ASAE舉辦的會議與國內(nèi)的會議的確有很大的不同，這些不同不僅表現(xiàn)在參會者的膚色更加多樣，更表現(xiàn)在會議現(xiàn)場積極融洽的氣氛以及會議組織工作的精心與嚴(yán)密等方面。我一直在思考體驗(yàn)型會議的問題，ASAE將會議的內(nèi)容、形式與參會者的個(gè)性特征、實(shí)際需求融合在一起，討論、分享、交流、互動，讓代表們樂在其中，這是否就是未來中國協(xié)會體驗(yàn)型會議的理想解決方案？目前中國的社團(tuán)正處于變革的重要?dú)v史時(shí)期，需要向發(fā)達(dá)國家借鑒的東西很多，那么學(xué)習(xí)ASAE的辦會方式，是不是一個(gè)很好的開始呢？
　　第一，會議現(xiàn)場的氣氛能否輕松一些？很多人說，開會比上班還累。這當(dāng)然不是因?yàn)槟阍跁h上干了多少活，而是因?yàn)闀h的氣氛太過嚴(yán)肅，大家在會場上總得端著架子，如臨大敵一般。ASAE的歡迎酒會氣氛輕松，形式簡單，各方致辭沒有幾句話，且笑聲不斷，再加上好玩兒的助興表演，一切都顯得自然而流暢。全體會議的開場更是不落俗套，獅子舞加鑼鼓擦，上躥下跳，逗得大家好不開心。演講人、主持人與普通參會者之間沒有太多界限，更不會有人給你帶來什么壓力。主辦方制作了幾十個(gè)不同類型的“標(biāo)簽”，參會者可以根據(jù)自己的愛好及個(gè)性特點(diǎn)，選擇其中一個(gè)或幾個(gè)粘貼在名卡的下方，一來便于識別和交流，二來也為會議增添一些輕松感。你可以選擇“微笑，你喜歡的”、“找事者”、“創(chuàng)新思想者”等等，如果你是演講人或?qū)υ捈钨e，你的標(biāo)簽至少有一個(gè)叫“內(nèi)容領(lǐng)袖”，很有意思。
　　第二，能不能多一些交流與互動？我相信，有人在會議現(xiàn)場拍到的多達(dá)幾十種睡姿的可笑照片，一定來自中國，因?yàn)槲覀兊暮芏鄷h確實(shí)具備這種功能。我們在會議上睡覺，不是因?yàn)轭韧鈬硕啵且驗(yàn)榧ぐl(fā)參會者交流與互動的機(jī)會太少。參加ASAE的會議，每人都會相對比較興奮，因?yàn)闀h的所有安排都離不開交流與互動。酒會、早餐、午餐、茶歇，加上會間的交流，我大概算了算，人們差不多有近一半左右的時(shí)間是在與其他人進(jìn)行交流。如果你不是有意躲避，你可以很輕易地在兩天的會議中認(rèn)識幾十個(gè)人。你想在會議中打瞌睡恐怕很困難，因?yàn)榭偸怯懈鞣N交流、互動以及交流中出現(xiàn)的笑聲打擾到你。
　　每個(gè)演講與對話環(huán)節(jié)之后，都安排有專門的提問與評論時(shí)間，你可以通過設(shè)在會議室中間的立式麥克與嘉賓互動。即便是在正式演講與分享過程中，演講人和主持人也一定有辦法來調(diào)動聽者的積極性。還有，不到200人的會議，開設(shè)一個(gè)大型展覽不現(xiàn)實(shí)，但搞一個(gè)小型的table exhibition（桌面展覽）總是可以的，既能增加收入，還可以加強(qiáng)相互間的溝通與合作。
　　第三，內(nèi)容的表現(xiàn)形式能否更加多樣化？我們的會議大多數(shù)是演講人從早講到晚，擠占茶歇時(shí)間及休息時(shí)間的事情很常見，過度的“內(nèi)容為王”。可是，一場會議下來，究竟學(xué)到了多少東西呢？“多多益善”用到會議內(nèi)容方面一定是有問題的。ASAE的會議在內(nèi)容方面有幾個(gè)特點(diǎn)：一是議題具體而深入。比如在討論協(xié)會會員價(jià)值問題的時(shí)候，他們會先請一位專家做一個(gè)多小時(shí)的主題發(fā)言，深入分析，然后請大家參與討論；二是觀點(diǎn)分享方式的多樣化：75分鐘的主題發(fā)言、10分鐘的交流發(fā)言、3-5人的嘉賓對話等，多種模式并用；三是簡短的全體會議加系列平行活動，滿足小眾化的參會需求；四是注重細(xì)節(jié)，注重前期準(zhǔn)備。我在會場發(fā)現(xiàn)，正式會議的前一天，組織方會召開一個(gè)演講人會議，就相關(guān)的事情進(jìn)行溝通。每個(gè)平行活動的小組討論，參與者也需要召開自己的會前會議。會刊做的很不錯(cuò)，不僅是設(shè)計(jì)制作很有意思，主要是內(nèi)容很實(shí)用——每個(gè)活動、每個(gè)議題都會有一個(gè)內(nèi)容簡述，好讓參會者據(jù)此選擇適合自己的活動，并做好交流互動的準(zhǔn)備。
　　毫無疑問，在會議運(yùn)營管理方面，西方確實(shí)為我們提供了很多很好的可借鑒經(jīng)驗(yàn)。對于我們來說，一下子都學(xué)會很難，不過一定要有所行動，而且最好是馬上。