第一，發現問題，絕不姑息。

　　做會議，整天面對的都是一個個細節，而且出現差錯也是常見的事情。出現差錯不可怕，可怕的是處理這些差錯的指導思想不正確。記得上次我們一個會議的流程控制出了一些問題，在談到此事的時候，我跟上海一位會議公司的總經理說：“可能昨晚干得太累了。”她馬上糾正說，“可不要這樣想，累了就得出錯嗎？”她補充說，從管理上講，做會議就不允許出差錯，出了差錯，任何理由都是沒有意義的，客戶和參會者不管那些。我在想，一些大的會獎公司之所以能夠持續地給“500強企業”提供高水平的服務，就是因為他們在管理理念上就沒有給任何壞現象提供滋生的環境和土壤。同理，如果你發現一個公司在某個方面出現了問題，而且沒有修正的跡象，那么你就可以初步推斷這個公司存在“出現漏洞的環境”，而且此類問題再出現的可能性很大。

　　第二，做好會前的信息傳遞工作。

　　你的會議還沒有舉辦，“會前信息”就成了潛在參與者預感知“現場氣氛”的重要手段之一。那么，“會前信息”傳遞什么樣的內容、用何種方式來傳遞以及如何設計、如何表達等，馬虎不得。一個錯別字，一個不專業的描述，一個沒有規矩的排版，都會給人帶來不好的聯想。

　　第三，會中營造積極友好的氣氛。

　　假如參會者一大早到了會議現場，看到的是各種隨意擺放的物品，還有會務組人員及其他參會者懶洋洋、無所事事的樣子，會有什么樣的感覺？會議已經開始了，可會議室里大部分的座位還空空如也；上面有人在講話，下面或交頭接耳，或出出進進，再或昏昏欲睡，這樣的場景在傳遞著什么樣的信息？置身于其中，你會如何決策，你會聚精會神地聆聽并與講者積極互動嗎？

　　第四，會議附加活動的組織安排要嚴密。

　　會議期間與會議前后組織的會議附加活動，包括演出、餐飲、文化、休閑娛樂、旅游等，是會議組織工作的重要組成部分。經常出現的情況是：重會議、輕活動。有些人認為，會議辦好了就行了，附加活動可以放手交給旅行社或DMC。這種做法是值得討論的。先不說大的方面——現在已經開始進入會議的體驗時代，會議相關的旅游、休閑娛樂體驗是會議體驗的重要組成部分，就小的方面而言，你想要保證會議的總體效果，就得把會議相關的所有事情都做好。否則，如果附加活動設計不周密，管理及服務不到位，導致參與者體驗效果下降，必然會影響人們參與會議的積極性。