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青道觀點:會議規模增大何時是個頭?

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我國會議業界對于會議規模的認識可能分為兩個階段,第一階段大約是十年前,人們不確定會議規模是否能夠增大,以及大型會議的數量能有多少。2008-2009年,國家會議中心正籌備開業,很多人擔心四千多平米的宴會廳、六千多平米的會議廳到底能不能填飽肚子。后來的事實證明,國家會議中心生逢其時,而且還成了中國最炙手可熱的會議中心,檔期總是被塞得滿滿當當。不僅是國家會議中心,這十年里投入運營的多數會議中心都深刻地感受到了這一點。

近幾年來,人們對于會議市場的認識開始進入第二階段——人們普遍認為,中國會議市場迅速增長,會議規模也在不斷地增大,好像沒有盡頭。在這種樂觀情緒的支配下,中國會議中心越建越多,規模越變越大,最大會議廳、宴會廳面積已經撐破了世界紀錄。

這時候我們就不得不思考另外一個問題:中國會議市場會不停地增長嗎?會議規模會永遠長下去嗎?會議市場增長與會議中心的規模、最大宴會廳及會議廳面積等有何關聯?

我們知道,中國會議市場是自成體系的,入境會議的數量、規模及參會者總量與中國境內自己生產的會議相比連個零頭都不到。換個角度說,決定中國會議市場總量與會議規模的因素主要來自中國內部。這些因素主要包括:經濟總量與經濟增長速度、活躍人口基數、社會活躍度與對外開放度,以及相關政策等。這些因素與會議市場都是正相關的——只要這些指標正向發展,從理論上講會議市場就會持續增長。

美國有著全球最大的會議市場,而且美國會議市場與中國多有相似之處。與美國相比,中國會議市場在會議數量、會議規模、會議花費額等方面都有很大的上升空間。以協會會議中規模最大的類別“醫學會議”為例,我國目前超千人、超萬人會議的數量遠趕不上美國。美國醫學年會的最大規模可達到四五萬人,而我們只是其三分之一都不到。另外,兩國醫學會議在分項活動數量、附帶展覽面積、國際參與度等方面也有較大差距。

企業會議及活動市場也一樣:我國本土知名企業在數量、規模、國際化程度等方面都與美國有差距,因而在會議及活動方面也趕不上美國。不過近幾年來,阿里、華為、騰訊、百度、聯想等知名企業在會獎活動市場上的表現相當耀眼,它們舉辦的會議及活動動輒數千人、數萬人。中國企業會議市場可以說未來可期。

一般而言,會議市場增長包含三個意思:一是會議數量增多,二是會議規模變大,三是會議消費升高。

從目前中國會議市場發展的情況分析,這三者是齊頭并進的。那么會議市場會永遠增長下去嗎?答案是,只要經濟在發展,會議市場就會跟著增長。

不過,就像不同發展階段經濟增長方式和增長速度會發生變化一樣,一個國家不同發展時期,其會議市場的增長方式和增長速度也會有變化。目前,我國會議市場仍正處于快速增長時期。要想了解中國會議市場未來的走向,分析美國會議市場的發展情況或許能給我們帶來啟發:在經歷過四五十年的快速增長之后,美國會議市場到上個世紀末本世紀初達到相對穩定狀態。即便是這樣,美國會議市場目前仍在保持增長。根據美國活動產業理事會(EIC)發布的數據,2009-2012三年間,美國會議市場的增長速度仍然比較可觀:

2009-2012美國會議市場直接花費增長情況(EIC,2014)

指標

2009

2012

增長量(%)

參會者總人次(百萬)

204.72

224.94

10%

直接花費總額(十億美元)

263.44

280.40

6.44%

會議對于GDP的貢獻(十億美元)

106.09

115.61

8.97%

稅收貢獻(十億美元)

25.61

28.06

9.59%

會議代表花費(十億美元)

144.76

164.15

11.81%

從業者數量(百萬)

1.65

1.78

8.3%


現在我們來討論會議規模增大的問題。會議規模為什么會不斷增大?誰是會議規模增大的受益者?

可以肯定的是,會議規模增大是一種客觀現實,不以人的意志為轉移。說到促進會議規模不斷增大的因素,就不得不說會議的價值——包括會議對于組織者、參與者和舉辦地的價值。會議規模持續增大的基本推動力就來源于此。


1

一是會議組織者。


會議規模增大對于組織者的好處是顯而易見的,不管它是協會還是企業。對于協會而言,其會議,尤其是年會,既是為會員服務的一種主要方式,也是獲取收入的一種主要渠道。發達國家的協會會議實踐證明,會議規模增大,不僅能夠為會員提供更好的服務,還可以為協會帶來更高的收入。企業也一樣,它們也會直接從大型會議和活動中受益——包括提升企業影響力、擴大市場營銷,甚至是激勵員工士氣。也就是說,只要有可能,它們都愿意把會議的規模做大,把參會者的層次做高,把會議的影響力做到極致。




2


二是參與者。


很顯然,大型會議絕不只是對于組織者有好處,否則會議市場就不會是今天這個樣子——會議規模增大對于參與者的價值一點都不少于組織者。會議的參與者包括:參會者、嘉賓、參展者、贊助商、服務商等,他們中的任何一方都能從會議規模增大這件事情當中獲取利益。比如,人們參加會議的目的無外乎學習、討論、分享觀點、社交、開展業務及其獲得激勵等,而一個成功運行的大型會議在這方面帶給參與者的價值一定比同類型的中小型會議高得多。



3

三是會議舉辦地。


只有以上兩點還不夠,會議規模增大這件事情必須同時對于舉辦地有好處才能最終得以實現。道理很簡單,辦大會需要很多基礎條件作支持——城際交通、市內交通、會議展覽設施以及住宿、餐飲、旅游等設施。還有,大型會議還離不開當地政府的協調服務等。盡管如此,全球幾乎每一個城市都愿意為此效勞,因為大型會議及活動給舉辦地帶來的益處頗多,包括提高知名度、增加收入、擴大就業等等。




有了這么多的支持要素,會議規模就能夠一直增大下去嗎?當然不會。主要原因有:

第一,支持會議規模增大的要素不可能永遠正向增長下去。任何一個國家,不管它現在的增長速度有多高,早晚有一天會回到平均狀態;社會活躍人群基數到了一定程度就會逐步停頓下來;社會活躍度、國際化程度總會有摸到天花板那一天;政策因素也不一定總是正向的,等等。


第二,目的地的承載力,包括會議展覽設施的局限性、城際及市內交通的支撐情況等;人們對于會議展覽活動的運營管理能力;以及參與者的體驗效果等,都可能成為會議規模增大的限制因素。



關于會議規模增大與會議設施之間的關系,我們不妨從以下兩個角度來理解:

一,會議規模增通常意味著需要更多、更大的會議室、宴會廳、展廳以及住宿、餐飲等基本條件;


二,會議規模增大后“會議”本身也會發生很多變化,包括全體會議、開幕會議、宴會與酒會、分項會議、展覽等。會議規模增大之后,全體會議就變得難以舉行,甚至沒有必要舉行,因而將全體會議變成開幕會議——只需要一部分人參加可能更適合。原來由全體與會者參與的宴會、酒會也得縮小規模。



從目的地及設施方面看,我們不可能也沒有必要跟著會議規模增長而不斷加大會議廳、宴會廳的面積。原因并不復雜,因為會議廳、宴會廳的最大面積存在上限——這個上限不僅指的是建筑成本大幅增加這一個方面,主要是因為會議和宴會在達到一定規模之后,開會體驗、宴會體驗的效果會大幅下降。如果說在一個一萬平米的會議廳舉辦會議,我們可以通過增加屏幕和音響的數量來部分彌補下降的體驗效果的話,那么在如此大的空間里為數千人提供宴會服務,則很難找到有效的方法來保證餐飲的質量和服務的效果。

值得注意的是,會議規模在不斷增大,而且在增大的過程中還會出現由量變到質變的情況,關鍵是這一系列的變化又在深刻地影響著會議市場的運行,影響著會議運營管理及服務、會議目的地建設、會議展覽設施規劃設計等很多方面。

 

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