會議作為工作的一種延伸工具，作為群體面對面的一種方式，總是與時代發(fā)展的脈搏緊密聯(lián)系在一起的。隨著消費(fèi)水平和認(rèn)知能力的持續(xù)提升，高端與會群體正變得越來越難以“對付”。傳統(tǒng)的會議舉辦模式就像過了季的時裝一樣，不再受人待見。再想讓他們像小學(xué)生一樣，乖乖地坐在臺下，一邊聽者嘉賓的發(fā)言，一邊認(rèn)真地做著筆記，恐怕很難做到了。這就給新時期的會議策劃人提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)：會議究竟該怎樣策劃？會議的內(nèi)容、形式以及活動、體驗(yàn)的設(shè)計等等，到底該做哪些調(diào)整？ 

　　幾十年來一貫制的辦會模式遇到了問題，這一定會讓人感到有些不知所措。不過話又說回來，光著急是沒有用的，那么靜下心來分析會議發(fā)展變化的規(guī)律，找到會議策劃、運(yùn)營管理及服務(wù)中相關(guān)因素的“變與不變”，或許對我們找到更好的應(yīng)對之策有幫助。

從常規(guī)會議到非常規(guī)會議，從常規(guī)化的辦會模式到全新的辦會思路，下列因素中的“變與不變”，值得我們思考：

　　一，會議價值

　　不變。會議作為群體面對面交流的工具，其價值，包括學(xué)習(xí)、討論、社交、分享觀點(diǎn)、開展業(yè)務(wù)、群體激勵等沒有變。所以，會議是一定要開的，而且還要圍繞著以上的“價值點(diǎn)”來召開。

　　變。會議價值的內(nèi)核沒有變，但其內(nèi)容與方式都在發(fā)生深刻變化。比如“學(xué)習(xí)”——過去所說的“學(xué)習(xí)”與互聯(lián)網(wǎng)時代高端與會群體所需要的“學(xué)習(xí)”，已經(jīng)不可同日而語，而且人們對于“學(xué)習(xí)”的環(huán)境、一起“學(xué)習(xí)”的人等都更加挑剔。

　　二，會議內(nèi)容

　　不變。會議都需要“內(nèi)容”，這個不會變。即便是“非常規(guī)會議”，包括社交性很強(qiáng)的活動，也需要“內(nèi)容”——主題。沒有內(nèi)容的會議及活動，就會變成無本之木。但也不必過分強(qiáng)調(diào)會議的“內(nèi)容”，因?yàn)椤皟?nèi)容”早已成為會議及活動的“基本配置”。

　　變。技術(shù)條件變了，常規(guī)“內(nèi)容”的獲取已變得十分簡單，根本不需要通過會議這種復(fù)雜的方式來實(shí)現(xiàn)，再加上高端與會群體認(rèn)知能力的不斷提高，如果不是專業(yè)人員、專業(yè)手段精心加工的“內(nèi)容”，將不再為會議所需要。隨著會議“內(nèi)容”灌輸性特征的逐步退化，其可帶走性（to be taken away）特征將日趨增強(qiáng)。人們對于高質(zhì)量“內(nèi)容”的訴求，是引發(fā)會議變革的主要原因之一。

　　三，會議形式

　　不變。會議的“內(nèi)容”都需要一定的“方式”來呈現(xiàn)，這個很難改變。比如“人”是會議及活動“內(nèi)容”的主要呈現(xiàn)者，而且還要在一定的物理空間內(nèi)以“一對多”的方式來呈現(xiàn)等。

　　變。與“內(nèi)容”相比，會議的“形式”更富變化性。會議“形式”的“非常規(guī)化”，除了更有特點(diǎn)、更富互動性的場景設(shè)計之外，還應(yīng)該包括更時尚、更科技、更富感染力的“內(nèi)容”傳遞方式。所謂的“非常規(guī)會議”或者“會議的非常規(guī)化”，主要就體現(xiàn)在會議的“形式”上。

　　四，活動安排

　　不變。會議的基本目標(biāo)需要通過一些必要的活動安排來實(shí)現(xiàn)。比如說一個典型的行業(yè)年會，通常由全體會議或開幕會議、分組會議、宴會或酒會等組成的，每個活動都是會議的一個有機(jī)組成部分，共同為會議目標(biāo)的達(dá)成做出貢獻(xiàn)。這些構(gòu)成會議基本構(gòu)架的活動安排，總體上不會變。

　　變。我們發(fā)現(xiàn)，隨著時間的推移，不僅規(guī)模增大了的會議需要更多活動來支撐，同樣規(guī)模的會議其活動數(shù)量也有明顯增多的趨勢。這與高端人群對于會議訴求的不斷細(xì)化有直接關(guān)系。更加細(xì)化的會議訴求，需要更多更細(xì)化的活動安排來實(shí)現(xiàn)。一直以來，我們主要通過大型活動來滿足大部分參會者的框架需求，而這一特點(diǎn)正在發(fā)生重大改變。除了主要活動之外，增加的主要有：社交活動、餐飲活動、體驗(yàn)活動、娛樂活動以及各種小型分享會、聚會等。從今往后，當(dāng)你聽說某個幾百人或者一千多人的會議，其中安排了數(shù)十場甚至數(shù)百場分項(xiàng)活動的時候，不要再感到吃驚。

　　五，體驗(yàn)設(shè)計

　　不變。會議就是一場體驗(yàn)活動，會議的所有安排和設(shè)計都與人們的體驗(yàn)有關(guān)，這一點(diǎn)過去、現(xiàn)在和將來都一樣。

　　變。“非常規(guī)會議”或者“會議的非常規(guī)化”與傳統(tǒng)會議的最大差異，主要體現(xiàn)在參會者體驗(yàn)方面，而參會者體驗(yàn)除了會議的形式、活動安排、流程設(shè)計之外，還有一系列專門為提升會議體驗(yàn)效果而展開的設(shè)計，這部分體驗(yàn)內(nèi)容大多與新技術(shù)、新手段、新場景等創(chuàng)意設(shè)計有關(guān)。可以肯定的是，面向未來，爭奪高端參會群體的市場競爭，將主要表現(xiàn)在體驗(yàn)設(shè)計方面。

　　當(dāng)然，會議是一項(xiàng)十分復(fù)雜的人類活動形態(tài)，社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的每一點(diǎn)變化，差不多都會以某種方式滲透到會議當(dāng)中來。因此，無論是作為一種新的會議舉辦模式的“非常規(guī)會議”，還是作為一種新的辦會思路的“會議的非常規(guī)化”，都有非常多的內(nèi)容需要思考和討論。我想，不管會議如何變化，只要我們抓住會議的核心價值，以人為本，把人在會議中的每一點(diǎn)感受都放在心里，那就不會偏離會議的進(jìn)步基本方向。