一個會議策劃人可以把社團(tuán)年會、國際論壇做得很好，但在其中加入高端活動項目而且將兩者融為一體，可就難了。就像公關(guān)公司、活動公司能夠把一個活動搞得很酷炫、很有創(chuàng)意，卻未必可以有效把握一個普通學(xué)術(shù)論壇一樣。這其實很正常，術(shù)業(yè)有專攻，誰都不是全才嘛。可問題沒有這么簡單——會議參與者可不這么認(rèn)為，他們會說，你們?nèi)绾螌I(yè)分工跟我有啥關(guān)系，我只想要最好的會議體驗。這就給會議策劃人出了一個難題。

　　“活動”（event）這個概念一直比較模糊，一般而言，指的是人類群體有組織、有目的聚集在一起的事件，像文化藝術(shù)、休閑娛樂、體育健身、旅游體驗等。會議、展覽算不算“活動”？根據(jù)上面的定義，應(yīng)該也算。可會議、展覽具有鮮明的自身特征，而且數(shù)量多、規(guī)模大、專業(yè)性強，所以通常會從“活動”中抽離出來，單獨對待。我看這樣挺好的，最起碼我們討論“會議+活動”，不會引起歧義。

　　其實，在會議中添加“活動”的事情，我們一直都在做，像會前會后的旅游、考察、餐飲、娛樂、演出、賽事等。那為什么現(xiàn)在還要提“會議+活動”呢？這其中至少有兩個方面的原因：

　　一是體驗時代，與會者對于“活動”的訴求跟以往不同了。現(xiàn)在舉辦會議，特別是一些高端會議，如果你只是在會后安排一個普通的景點旅游，或者觀看一個當(dāng)?shù)氐某Ｒ?guī)演出，恐怕很難叫他們感覺滿意，更別說是讓他們“哇”一聲了。這就要求會議策劃人有能力把常規(guī)的“活動”做得“超常規(guī)”。

　　二是把“活動”變成會議的一個有機組成部分，讓“活動”為會議目標(biāo)的達(dá)成做出貢獻(xiàn)。好的“活動”植入，可以豐富會議內(nèi)容，活化會議形式，改進(jìn)與會體驗。

　　第十屆中國會議產(chǎn)業(yè)大會（CMIC2017）植入吉尼斯世界紀(jì)錄創(chuàng)建活動，就是一個典型的“會議+活動”成功案例。原來沒有想過CMIC可以與吉尼斯公司搞合作，總覺得兩者之間的關(guān)系沒那么緊密。沒想到最后“吉尼斯世界紀(jì)錄創(chuàng)建活動”竟成了CMIC2017上最大的亮點之一：一方面吉尼斯公司負(fù)責(zé)人的主題發(fā)言、“吉尼斯世界紀(jì)錄創(chuàng)建活動”的短視頻、授牌儀式等，成了開幕會議“內(nèi)容”的重要組成部分；另一方面創(chuàng)建吉尼斯世界紀(jì)錄活動本身就是一個團(tuán)建活動、體驗活動，“世界最大商務(wù)名片墻”也為會議現(xiàn)場體驗的豐富性做出了貢獻(xiàn)。

　　由SMCC(上海會獎精英俱樂部)發(fā)起舉辦的SMCC全球資源大會（SMCCGRC），會前舉辦的HappyRun 活動就很有意義。組織者邀請與會者提前一些時間到上海，參加一個難度不是很大的跑步活動，一來可以弘揚健康向上的行業(yè)精神，二來能夠強身健體、促進(jìn)交流，可以說一舉幾得。

　　“會議+活動”的主要方式可以有：

　　會前，會前安排的活動應(yīng)該以交流互動、學(xué)習(xí)提高、公益慈善、考察、團(tuán)建、健身等為主，其目的是為正式會議做鋪墊。這些活動有：低強度的競技、健身活動，餐飲社交活動，主題考察活動，特色演出活動，以及一些可以為會議主題、內(nèi)容做出貢獻(xiàn)的特別活動等。會前活動不易特別激烈，不能過于耗費精力。

　　會中，會中活動包括小型活動——開幕演出、儀式、頒獎以及體驗性、社交性、娛樂性活動等；大型活動——主題宴會、酒會、演出等。會中的活動應(yīng)以參會者價值為基礎(chǔ)，以會議目標(biāo)、內(nèi)容為考慮點，以場景設(shè)計及體驗訴求為線索，進(jìn)行總體規(guī)劃安排。

　　會后，會后可以安排一些時間相對較長、較為激烈的活動，包括旅游體驗、休閑娛樂、文化藝術(shù)、體育健身、團(tuán)隊建設(shè)等。

　　無論是會前、會中和會后，線上交流互動甚至是娛樂，都是受歡迎的。

　　做好“會議+活動”這項工作，有兩個問題需要注意：

　　思維方式的調(diào)整

　　很多人認(rèn)為只要做好會議就行了，“額外”事情的可做可不做，費神、費錢甚至還不討好。這種“任務(wù)”心態(tài)不利于把事情做好，更不可能做出色。做好“會議+活動”，實際上是一件多贏的事情，不僅只是對參會者有利，對于組織者也很有意義，包括可以增強會議的吸引力、增加會議收入等。

　　不要用自己的想法去套參會者的需求

　　很多會議策劃人，包括當(dāng)?shù)氐膮f(xié)辦者，或許是出于好心，想當(dāng)然地安排一些很費時間卻沒有太大體驗意義的活動，真的是費力不討好。比如參觀常規(guī)景點，看一些普通演出，做一些俗套性活動，有的甚至把自己單位員工的自娛自樂強加在與會者頭上，輕者叫人感覺很無奈，重者讓人不勝其煩。

　　改進(jìn)參會者體驗是一項長期、細(xì)致、專業(yè)的工作，做好“會議+活動”也一樣，需要很多人、很多機構(gòu)長期努力，才可能取得持續(xù)性成果。