這些年做會議，困擾最大的問題之一就是供應商的選擇與管理。我們說會議就是一場體驗，而體驗的好壞跟供應商關(guān)系密切。回頭想想，我們創(chuàng)造過很多讓參會者難以忘懷的快樂體驗，也給他們帶來過一些不太舒服的經(jīng)歷。有趣的是，這兩種截然不同效果的體驗經(jīng)常來自同一個或者同一撥供應商。原以為只有像我這樣的經(jīng)驗不夠豐富的辦會者才會有類似的“教訓”，可后來發(fā)現(xiàn)情況并不是這樣——許多專業(yè)會獎公司、公關(guān)活動公司、協(xié)會、企業(yè)等也一樣。看看幾個會獎活動采購群討論的“熱門話題”列表就會發(fā)現(xiàn)，他們關(guān)心的問題大多與“供應商”有關(guān)——“供應商”的評價、推薦，甚至還有“供應商”的“黑名單”。

　　為什么會是這樣？為什么擁有豐富采購經(jīng)驗和辦會經(jīng)驗的人會在供應商的判斷上屢屢“失誤”？為什么同一家供應商在不同時間里、不同場景下會有不同的表現(xiàn)？問題出在哪里？

開始的時候，供應商那里一出現(xiàn)問題，我們就會抱怨，說他們不守規(guī)矩，“素質(zhì)不高”，沒法合作。后來發(fā)現(xiàn)，這種方式根本解決不了問題——這次堵住了東邊的“漏洞”，下回西邊又出了“窟窿”，真可謂“摁住葫蘆起了瓢”。看來，會獎活動供應商問題真沒那么簡單，而且只從供應商那里找答案肯定不夠。琢磨了下，至少有三個因素需要考慮：

　　第一，會議組織方自身的原因。大部分會議及活動組織方?jīng)]有完整的供應商管理制度，有的甚至連像樣的協(xié)議書范本都沒有——“憑感覺”是判斷、篩選、評價供應商的主要手段。會議活動涉及的環(huán)節(jié)如此之多，而且其中很多環(huán)節(jié)都與開支多少有關(guān)——沒有哪家供應商愿意多花錢。粗線條的合作協(xié)議，或者干脆是簡單的口頭約定，必定為日后出問題埋下了長長的伏筆。這些年聽到的很多關(guān)于會議中心、酒店、設(shè)備與搭建、DMC、旅行社、翻譯等相關(guān)的“抱怨”和“批評”，大多屬于這一類。前些年，聽說一家規(guī)模較大的會獎公司僅車輛管理就有一大堆制度，還認為他們認真過頭了，現(xiàn)在看來還真不是。還有，知名企業(yè)都有自己的“供應商庫”，以此為基礎(chǔ)建立起與供應商的長期合作關(guān)系，也是一種保證供應商質(zhì)量好方法。

　　第二，供應商方面的問題。會議活動采購人與策劃人從自身找問題是對的，而且可以說是找對了方向，但這絕不意味著供應商方面就沒有問題。大多數(shù)會獎活動供應商都缺乏嚴謹?shù)倪\作流程和操作規(guī)范，“粗線條”、“隨意性”、“因操作者而異”，是最常見的特點。“粗線條”、“隨意性”是病根兒——協(xié)議內(nèi)容和運作管理的“粗線條”、對于客戶要求的輕易允諾加上現(xiàn)場執(zhí)行的“隨意性”等，出現(xiàn)爭議實屬正常。供應商一百個環(huán)節(jié)做好了九十九個，其中一個掉了鏈子，在客戶評分表中就很可能被標記為“不及格”，甚至被列入“黑名單”。“因操作人而異”——同一個公司里不同的項目負責人、執(zhí)行人，會議活動完成的效果會有很大的不同。會獎活動供應商的選擇為什么經(jīng)常會走向一個極端——“只認人”，看來就跟這種特殊的運作環(huán)境有關(guān)。因此有人說，“找對人”比“找對公司”更重要。

　　第三，會獎活動的行業(yè)特性與行業(yè)發(fā)展所處階段方面的因素。供應商之所以會經(jīng)常出現(xiàn)這樣那樣的問題，跟這個行業(yè)的特性有很大關(guān)系——環(huán)節(jié)眾多、流程復雜、供應鏈條“尾巴”細長，要創(chuàng)意、要創(chuàng)新、還經(jīng)常變動。隨便一想就知道，這樣一種行業(yè)特性，與環(huán)節(jié)少、流程簡單的行業(yè)相比，出差錯的概率肯定要大得多。反過來想，環(huán)節(jié)多、流程復雜就一定得出問題嗎？是不是像有人說的那樣：做會獎活動不出問題不可能？在我看來，環(huán)節(jié)多、變動大、流程復雜等特性與“出問題”的多少是正相關(guān)，但不一定非得劃等號。我們之所以經(jīng)常看見會獎活動執(zhí)行過程中出差錯，而且似乎看不到這些問題徹底消失的“曙光”，實際上與我們會獎活動行業(yè)發(fā)展目前所處的“初級階段”密不可分。仔細想想你會發(fā)現(xiàn)，時代在前進，社會在進步，中國會獎活動供應市場不可能總是處于“戰(zhàn)國”階段——只會打價格戰(zhàn)，只會在低層次的圈圈里打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)。從大亂走向大治是歷史發(fā)展的必然。

　　以上分析可以看出，會獎活動供應商方面存在的問題是一種客觀現(xiàn)象，短期內(nèi)難以根除。那么眼下我們能夠做些什么，來減少甚至避免這些問題帶來的困擾呢？

　　一是尋求多元化解決方案。中國會獎活動供應市場出現(xiàn)的問題是由復雜原因造成的，而復雜問題很難用簡單方法一下子解決了事。主觀愿望是一回事兒，問題的真正解決則是另外一回事兒。經(jīng)常有人提出要制定行業(yè)標準，而且認為有了“標準”這些問題就可以迎刃而解。其實事情遠沒有想象的那么簡單。復雜的、多變的、創(chuàng)意的會獎活動行業(yè)，遠不是制造標準化產(chǎn)品的工業(yè)以及流程簡單的服務(wù)業(yè)能夠比擬的。用一個公關(guān)公司負責人的話說，剔除創(chuàng)意的、變動的工作內(nèi)容，剩下的那部分可能“標準化”的基礎(chǔ)性東西，大概也就20%了。我們可以試圖將這20%的工作內(nèi)容“標準化”，但它對于徹底解決供應市場存在的問題，距離還很遠。

　　反過來說，針對供應市場存在的問題，供需雙方一起努力，才是問題的解決之道：采購者健全供應商管理制度、規(guī)范合作協(xié)議以及嘗試與供應商建立長期穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系等；供應方可以采取以下措施：健全企業(yè)崗位責任、嚴格考核及獎懲制度、采用智能化流程管理與質(zhì)量控制系統(tǒng)，以及加快品牌化建設(shè)的步伐等。

　　二是建立對于供應商的客觀評價體系。從目前的情況看，上游采購方、組織方對于供應商服務(wù)效果的評價偏于主觀，而且極少附帶量化指標。說到哪家供應商不好的時候，通常都是些主觀性的描述：“服務(wù)太差”、“不講信用”、“素質(zhì)太低”等等。各種抱怨一大堆，如果繼續(xù)追問，可能就是一兩件小事沒做好。說實話，一百件事情九十九件做得不錯，因為一件事情——如果不是特別嚴重的事情，就被列入“黑名單”，可能有失公允——按百分制，九十九件事，一件沒做好，十倍罰分，還能剩下八九十分。

　　比如LED的“黑屏”問題，我就聽到過兩種差異很大的評價：一種說絕不原諒，“黑屏”是大事故，罰十萬還得進“黑名單”；另一種則溫和得多——“黑屏”的事情經(jīng)常發(fā)生，提示一下或者多少罰一點就可以了。之所以有分歧，還是因為缺乏衡量“黑屏”的量化指標。我想，設(shè)定一些具體的評價指標，對于合作方約定服務(wù)質(zhì)量會有很大幫助。這些可以量化的指標，或者就與上文所說的“可標準化”的20%工作內(nèi)容有關(guān)系。

　　根據(jù)觀察，需方對于供應市場的批評和抱怨，多少有些居高臨下的味道，而這種思維方式并不利于問題的解決。供需雙方是平等的——雖然目前真正做到這一點有些難，但如果大家不以平等的姿態(tài)坐在一起，討論具體的應對方式，那我們距離大家想要看到的那個目標仍就十分遙遠。