第58屆ICCA年會

在休斯敦舉辦的第58屆ICCA年會上，第一個正式活動是針對“First Timer”（首次參會者）的。在這次會議上，主持人采訪了現場的First Timers，問他們為什么來參加ICCA年會。絕大部分人的回答是“認識更多業內的人”，然后是“學習更多專業知識”。ICCA年會是一場綜合性的行業活動，其價值應該是多方面的，但在各種價值中，“社交”（socialize）是最重要的之一。

在現實工作當中，無論是想要開展業務，還是做好手頭的工作，你都需要結識更多專業或者行業內的人。怎么做到這一點呢？效率最高的方式就是參加該專業或行業的會議。

在會議中開展社交主要有兩種途徑，一是參加專門的社交性活動，比如交易會、洽談會、酒會、午（早）餐會、沙龍、見面會等；另一個就是利用會議中的各種機會與更多的人相識，包括正式的論壇、分組會、討論會等。

會議社交應該是存在中西差異的，不管這種差異是由文化特性造就的，還是由社會經濟發展水平導致的。長時間從事會議策劃及組織工作的人會發現，隨著中國社會經濟發展水平的不斷提高，中國人在會議中社交的主動性比以往有了很大程度的提高。很顯然，這與經濟地位提高后國人的文化自信增加有關。然而與那些被稱為“社交動物”的西方人相比，中國人總體內斂的特性在會議中還是會明顯表現出來。仔細觀察ICCA年會的社交活動你會發現，其中最為積極的就是典型的西方人，其次是那些來自受西方文化影響較大的國家，最后才是中國以及受中華文化影響深遠的國家和地區。

可能是因為以上原因，在會議社交方面，我國的參會者更喜歡社交指向性比較強的活動。而西方人則有所不同，他們雖然也喜歡專門的對接會、洽談會，但他們似乎天生就有能力將所有面對面機會變成社交活動。了解了西方人的這種特點你就不難理解，為什么西方人在酒會上可以端著一杯紅酒站著說上幾個小時，而興致不減?？稍谥袊难鐣蚓茣希^大部分參會者更喜歡坐下來，安安靜靜地享受美食。

西方人的這種社交特性好像也不是天生的——或許與刻意塑造有關。參加ICCA年會最大的感受之一，就是社交無處不在。

ICCA年會的“社交”，大致分為以下兩個方面：

第一，社交設計。在我看來，ICCA年會就像是一場專門的社交活動，不管是在會場內、會場外，還是在正式的會議現場、氣氛熱烈的晚間Party。

1，會議序廳的社交布置。在ICCA年會舉行的幾天時間里，主會場外側的序廳更像是社交的主戰場，那里始終都有很多人在交流、互動，包括會前、會中和會后。序廳的社交氣氛之所以如此濃厚，與主辦方的有意安排有關。序廳的一側是“ICCA之角”，那里有沙發、椅子、桌子，你可以約人到這里來，一邊喝咖啡一邊交流。序廳里更多的空間是茶歇交流區，除了常設的咖啡、紅茶等飲品及高腳桌之外，還有幾家贊助商在那里設臺，為大家提供咖啡、禮物等。在我看來，ICCA年會主會場的序廳在會議期間始終都是人流最為集中的地方，與主辦方選擇合適的會議場地有直接關系——大會場、中會場都集中在一個樓層。

2，有利于社交的臺型設置。ICCA年會主會場的臺型是圓桌式的，無論是舉行開幕會議，還是舉行專場活動、午餐會、宴會等，都采用同一臺型。有些分論壇和分組活動，也是圓桌式的。這種臺型的最大特點就是便于交流。大家坐在一張圓桌上，打個招呼，換個名片，很是方便。

3，把晚餐變成休閑娛樂+社交的專題活動。ICCA年會期間，每晚都有一場別開生面的主題餐飲活動。第一天的晚會叫“ICCA Houston Kick-off Party”,在萬豪酒店的游泳池畔；第二天的叫“Cat Night@The Rustic”，在一個叫做The Rustic的地方舉行；第三天的是“farewell Party-The Halloween Party”，就在會展中心的廣場上。

4，鼓勵在線社交。在西方國家舉辦會議，主辦方同時開通幾個主要的社交媒體——Linked-in、Intagram、Facebook、Twitter等，鼓勵大家開展在線社交，是一定要做的事情。ICCA年會還有自己的APP，除了了解最新日程之外，參會者還可以在留言板上留言，與你想要認識的人預約見面。

第二，專場“社交”活動。ICCA年會的“First Timer”，差不多就是一場專門的社交活動。對于大多數第一次參加ICCA年會的人來說，要想認識更多的人，就從這個會議開始。“First Timer”的主要安排包括：

1，分組——社交的基本單元。報名參加“First Timer”活動的參會者，會被分成若干個小組，每組6個人，每個小組都有一位資深的ICCA會員做組長。會場里，每個小組呈U字形圍坐在一起，面朝會場舞臺方向。

2，教你做社交?！?/strong>社交”議程的第一步是小組內部交流，相互認識，互換名片。組長會給每人發一張由本次會議主持人簽名的卡片，然后介紹ICCA年會主要活動的大致情況，并表示愿意為大家做向導；第二步是每人輪流做自我介紹，并說明自己為什么來參加ICCA年會；第三步是與相鄰小組的成員認識；第四步是每人發一個彩色的絲巾，讓大家以自己喜歡的方式系在身上的某個位置。你當然可以借此機會發一下社交媒體，而這正是策劃人希望看見的；第五步是做放松訓練。主持人讓大家起身，把椅子移到會議室的兩側，然后跟著專業人員一起做放松運動；最后是舞蹈時間——大家在專業人員的指導下一起跳舞，“First Timer”活動隨即達到高潮。

“First Timer”活動的價值很明顯，即便你在之前一個人都不認識，通過這次活動，你至少可以認識ICCA family（ICCA家庭）里面的五六個人。在這個會議上，你從此不再孤單。

一位資深ICCA會員說，如果比較積極，你至少可以在ICCA年會上結識二三十位新朋友，順便與二三十位老相識敘敘舊。回想一下參加ICCA年會的經歷，我覺得他說的很對。

僅從以上分析就可以看出，不管我們的科技進步有多快，經濟發展水平有多高，我們需要向發達國家學習的東西仍有很多，其中之一就是會議活動的策劃及運營管理。