任何一個有經驗的會獎活動策劃人，對于活動的風險都有一定程度的敏感度，在制定活動方案及實際運作過程中，也都會或多或少采取相應措施，以減少風險可能帶來的損失。可對于很多策劃人來說，現實中遇到的各種各樣的風險，好像總是比自己設想的要多。最近EventForce一篇文章，專門探討活動管理中降低風險的方法，值得業界參考。
01、做一個風險評估
在活動舉辦前，對于可能產生的風險進行一次全面評估，以確保活動可以安全舉行，是一件非常有必要做的事情。通過評估，你可以弄清楚在你的活動參與者當中，誰可能受到傷害以及為什么會受到傷害，然后評估這種風險發生的概率，并據此采取相應的行動。需要注意的是，不僅要考慮參會者，還要考慮工作人員。
02、要有一個詳實的活動管理計劃
每個策劃人在活動開始之前都會有一個大致方案，但這還不夠——需要將預先評估到的風險因素及其處理方法考慮進去。這個計劃不僅要包括從立項到會后的整個過程，還要將現場執行人員、供應商、服務商等信息都一并考慮進來。員工要經過培訓，任務要分配到人，且責任清晰。
03、制定健康與安全計劃
只是了解了風險并想辦法加以減輕只是第一步，你還應該有一個清晰的健康與安全計劃以備之需。如果你的活動規模較大，你可以與專業的安全與急救部門保持溝通。如果規模不大，一個現場協助方案可能就夠了。
04、考慮座位與安全撤離問題
座位問題實際上與活動的特點有關。如果你的活動只是站立式的，或者需要的座位有限，那就簡單多了。可如果你在禮堂里開會，那就一定要保持通道暢通。
05、檢查電路與防火安全設施
涉及電的問題總是存在風險的。要確信活動現場所有與電有關的操作都是通過專業電工完成的，電器與控制面板不允許參會者、非專業人員以及其他不相關人員接近。防火也是會議策劃人的職責之一，確保現場都是按照防火規范執行的。
06、有一個危機溝通計劃
在會議期間，讓工作人員明白遇到問題如何與相關人員聯系是非常重要的一件事情。除了知道與誰聯系，還要知道怎么聯系、什么時候聯系，因為這與危機應對的效果有直接關系。需要明白的是，不同的人可能有著不同的聯系通道。
07、有一個疏散計劃
雖然很難預測所有可能出現的風險，也無法明確知道什么時候、在什么地方出現，但我們還是應該有一個有效的疏散計劃。弄明白疏散通道的位置，做好標記，并指定好疏散人員匯集的空間。記住要安排相關人員負責具體疏散事宜。
08、評估殘疾人通行需求
你的活動注冊系統應該會告訴你參會者中的殘疾人通行需求。如果提供殘疾人通行服務，那就要在通道上標記清楚，且保證其能夠使用。例如，兩塊木板支撐的斜坡就不能確保殘疾人安全通行。與其將殘疾人至于危險之中，還不如對外聲明，這個活動無法接待殘疾人。移動性的斜坡、拐杖等是可以租用的。
09、買保險
盡管購買保險可能不是你風險防范計劃的一部分，但有一個與你的活動相關的保險計劃還是很值得的。需要特別說明一下，公共責任險（Public Liability Insurance）可以涵蓋活動中的事故、損失、失竊等內容。這類保險有多個層級，你都要考慮到。比如，你租用了一個大樓，業主可能已經購買了相關保險；你聘請了一家第三方服務公司，比如娛樂、VR展位等，它們也需要這一類保險。你還要考慮員工在會議期間的保險問題。
10、不要忘了數據安全
雖然活動風險主要是物理方面的，數據安全問題也不能低估。我們差不多每周都能聽到關于個人信息泄露方面的消息。對于會議主辦者而言，保護參會者信息安全，防止數據泄露，是一項優先要做好的工作。數據泄露可以有很多方式，其中包括共享系統密碼、打印代表證、共享Wi-Fi以及設備丟失等。需要根據活動技術提供商的情況，設定信息安全相關的檢查項目。