要確定會議產(chǎn)業(yè)的概念，就需要首先確定什么是會議，以及會議的邊界。

一般認(rèn)為，會議是人類群體面對面交流的手段，既包括現(xiàn)實(shí)中的面對面，也包括虛擬的“面對面”。只是這么來界定會議還不夠，因?yàn)槟軌蜃屓藗儭懊鎸γ妗苯涣鞯牟恢皇菚h。聯(lián)合國世界旅游組織（UNWTO）在一份報告中指出，會議的目的或功能主要有：學(xué)習(xí)、討論、觀點(diǎn)分享、社交、業(yè)務(wù)和激勵。一個典型的市場上的會議至少需要包括以下幾個條件：

一是半天或四個小時以上；
二是在一個簽約的會議空間舉行；
三是10個人以上。

UNWTO在該報告中對于會議產(chǎn)業(yè)的范圍也做了界定：會議產(chǎn)業(yè)包括會議、會議附帶的展覽、獎勵旅游三個方面。

協(xié)會會議、企業(yè)會議等，規(guī)模達(dá)到一定程度的時候，通常會附設(shè)一定規(guī)模的展覽，有時候附設(shè)展覽的面積會很大，可達(dá)數(shù)萬平方米。盡管如此，該活動的核心還是會議，展覽處于從屬地位。也就是說，“會議附帶的展覽”，與展覽業(yè)的核心業(yè)務(wù)——專業(yè)展（B2B）和消費(fèi)展（B2C）是有區(qū)別的。

“獎勵旅游”之所以會成為會議的一個組成部分，主要原因有三個，一是很多西方國家有規(guī)定，企業(yè)舉辦的旨在激勵優(yōu)秀員工及經(jīng)銷商的“獎勵旅游”，只有在行程中加入半天以上的正式“會議”，相關(guān)開支才可以計入企業(yè)成本；二是企業(yè)舉辦“獎勵旅游”，絕不僅僅是為了“旅游”，而是借助“旅游”的形式來達(dá)到激勵的效果。實(shí)踐表明，在“獎勵旅游”中加入一定量的會議，有利于提高投資回報率（ROI）；三是“獎勵旅游”由專業(yè)性比較強(qiáng)的會議公司來策劃及運(yùn)營管理，綜合效果會更好。需要指出的是，“獎勵旅游”加入到會議產(chǎn)業(yè)中來是一件很有意義的事情，它不僅擴(kuò)大了會議產(chǎn)業(yè)鏈相關(guān)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍，也使得會議產(chǎn)業(yè)的內(nèi)涵變得更加豐富。

雖然會議產(chǎn)業(yè)看起來特色鮮明，但在現(xiàn)實(shí)運(yùn)行當(dāng)中，會議產(chǎn)業(yè)與下列產(chǎn)業(yè)形態(tài)有著密切而難以分割的關(guān)系：

旅游產(chǎn)業(yè)。

旅游產(chǎn)業(yè)涉及到吃住行游購?qiáng)柿鶄€大的方面，而這六個方面也是會議執(zhí)行過程中不可或缺的。我們可以從以下幾個角度來看待這兩者之間的關(guān)系：
一是目的地。人流量及其帶來的相關(guān)消費(fèi)，是衡量旅游目的地影響力的核心指標(biāo)，至于來的客人是為了觀光還是商務(wù)，對于目的地而言并沒有實(shí)質(zhì)性的差異。所以，中外城市普遍把會議客人與觀光客人等一起，作為城市的“訪客”，一同來統(tǒng)計、管理并提供服務(wù)。不過，在消費(fèi)特征方面，除了旅游之外，會議組織者及參會者在目的地的花費(fèi)很可能會更多，比如會議現(xiàn)場的系列花費(fèi)等。
二是組織者和參會者。會議與旅游有一個相同的地方，那就是兩者都愿意到知名的旅游目的地。也就是說，旅游目的地與會議目的地具有較大程度的重疊性。雖然參加會議是商務(wù)活動，相關(guān)費(fèi)用由所在機(jī)構(gòu)承擔(dān)，不像觀光旅游、度假旅游等需要自掏腰包，但幾乎所有開明的機(jī)構(gòu)都愿意花錢將自己的成員送到旅游目的地去參加會議。公費(fèi)參會，順便旅游一下，已成為一種公開的“福利”。
三是從專業(yè)角度看。會議策劃、運(yùn)營管理及服務(wù)，大致分為兩部分，一是會議相關(guān)，包括會議的策劃、運(yùn)營管理及服務(wù)；二是旅游相關(guān)，包括吃住行游購?qiáng)?。對于一個成功的會議來說，這兩個方面一個都不能少。
四是從設(shè)施角度看。酒店，既是旅游設(shè)施，也是會議設(shè)施。無論是在中國還是在發(fā)達(dá)國家，會議市場上大約有八九成以上的會議是在酒店設(shè)施里舉行的。一般而言，市區(qū)五星級酒店的收入中，約有兩三成來自會議，而在郊區(qū)五星級酒店的收入中，會議很可能會占到七八成甚至更高。

展覽產(chǎn)業(yè)。

會議與展覽總是放在一起，被稱為“會展”。其中的原因至少有以下兩個方面：一是對于組織者而言，會議和展覽這兩種手段，既可以分開使用，也可以結(jié)合起來使用，而且在一定條件下，兩者結(jié)合起來使用效果更好。會議與展覽結(jié)合，既可以是“會帶展”，也可以是“展帶會”；二是對于舉辦地而言，會議設(shè)施與展覽設(shè)施通常是結(jié)合在一起的，因?yàn)檫@樣做，既有利于組織者，對于設(shè)施的運(yùn)營管理者也很有好處。

活動產(chǎn)業(yè)。

從大的方面看，活動（event）主要包括會議、展覽、節(jié)慶、賽事、演出等；就小的方面而言，一個會議里面，經(jīng)常會穿插很多非會議的環(huán)節(jié)，比如餐飲、團(tuán)建、演出、展覽、比賽、典禮、儀式等，而這些非會議的環(huán)節(jié)通常也被稱為“活動”（event, activity）。會議與活動的交叉，既有大的活動類別層面的，也有操作層面的，而且從趨勢方面看，這兩種交叉將會越來越深。有人說，有些會議已經(jīng)不是傳統(tǒng)意義上“會議”了，成了一個綜合性的“活動”，這是對的。反過來看，在各大類活動中，會議也有越來越多地被融入了進(jìn)去。所以，西方國家日趨傾向于將會議、展覽等統(tǒng)稱為“活動”，與此相關(guān)的產(chǎn)業(yè)形態(tài)也被叫做“活動產(chǎn)業(yè)”（event industry）,以減少因稱謂問題帶來的不必要的麻煩。

會議產(chǎn)業(yè)的窘境是，雖然會議本身的內(nèi)涵比較清晰，產(chǎn)業(yè)特性也不是很難把握，可在外延方面又與旅游、展覽等深度交叉，這就為確定會議產(chǎn)業(yè)的價值增加了難度。我們知道，衡量一個產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)價值的主要手段是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來源于統(tǒng)計，而會議產(chǎn)業(yè)的難點(diǎn)就在于此。數(shù)一數(shù)會議的個數(shù)、參會人數(shù)并不是一件難事，難的是確認(rèn)會議及其參與者消費(fèi)的邊界。比如，會議產(chǎn)業(yè)的最大消費(fèi)類別是交通，其次是住宿、餐飲等，而這些是與旅游交叉在一起的。