作者：安德烈·喬萊溫斯基，CMP

4月下旬，美國藥學院協會（AACP）面臨一項令人糾結的決定——在7月中旬舉行協會的年會，年會將匯集2700多名藥劑學專家，但那時候越來越擔心新冠疫情（新冠疫情）的爆發導致年會取消并可能讓協會面臨沉重的財務危機。

這是一個復雜的年會，即便在平常時期

三月到五月是協會會議的旺季，美國藥學院協會（AACP）的故事并非個案。籌備協會年會需要花費很大的努力——需要一年多的規劃和以及所有AACP工作人員的參與。為期六天的協會年會上需要協調好750多名演講人，包括250多個教育會議、600名學術海報演講人、一個小型的同期展覽、多個會前講習班和研討會。由于協會年會是協會的主要收入來源，因此協會年會的成功對于確保財務健康至關重要，同時協會年會也是協會會員的主要福利之一。

時間越來越緊了，到了4月份，新冠疫情的蔓延速度越來越快，疫情增加了原定于7月17日星期五舉辦的年會的不確定性。在協會內部，執行領導小組每周都要舉行會議，評估各種情況。隨著新冠疫情病例、死亡人數的激增以及新冠疫情對酒店業和社會帶來的影響，我們越來越清楚地看到，我們面臨的選擇是有限的。線下會議不再是一個可行的選擇，由于傳染病而取消活動也并不在協會前幾年購買的活動取消險的投保范圍。

取消會議將導致AACP在未來幾年內遭受嚴重的財務困難。因此，在4月底，唯一可行的選擇是將年會轉向線上形式舉辦。一旦協會領導和董事會達成一致并采取必要行動之后，協會的內部負責會議、教育、營銷和傳播的團隊成員們啟動了艱巨而復雜的任務，在不到兩個月的時間內舉辦一次大型、成功的在線會議。

兩個月的關鍵節點

第一項重擔是確定如何向會員提供線上年會。首先，需要有一個線上平臺來運行年會。這需要由有經驗的專業人員來運營，而且完成這項工作的時間非常有限。

在會議團隊的推動下，向其他團隊收集了他們的要求：

 ◆ 會議的會期是什么時候？
 ◆內容是否應該分散在幾周或幾天之間，以便會員們能夠更輕松地有選擇性的遠程參與？
 ◆直播會議與預先錄制的會議怎么樣融合才能有價值？
 ◆與會者將如何進行線上互動？
 ◆ 如何舉行線上全體會議？
 ◆ 線上會議將主辦多久？
 ◆該平臺能否舉辦線上展廳，讓參展商與與會者互動，并能夠獲得商機線索？
 ◆ 贊助商怎么辦，權益在哪里展示？
 ◆ 數字學術海報該是什么樣子？
 ◆此外，考慮了其他很多問題。

到5月中旬，經過廣泛的搜尋，通過無數次的演示和溝通，我們收到了供應商的報價，并選擇了最可行的方案。下一個任務是重新評估新的預算，以支付新的費用結構——將活動從線下轉到線上

構建與會者體驗

開始啟動了，團隊制定了整個活動計劃。我們確定了從現下活動過渡到在線活動的形式，優先考慮課程設置，其中CEUs 繼續教育學分對會員是至關重要的，我們取消了無法線下舉辦的教育場景。調整策略，讓會議的大部分教育內容、全體會議、展覽、海報展示和比賽得以以線上的形式進行延續。

移動端和PC端的改造是參會者和演講者體驗的核心，必須確保滿足團隊既定的所有要求，這是成功的核心。線上平臺，不僅要滿足會員也要滿足協會工作人員易用。這個平臺是協會已使用了四年多的平臺，它側重于服務幾個核心角色和場景：與會者，演講者，海報演示者和贊助商的展覽展示

演講人管理

將750余名演講者轉向在線需要一種全新的方法，包括技術培訓和排練。我們決定對大部分教育課程進行預先登記，以控制課程的質量。AACP雇傭了專業的視聽服務公司，以便能夠更好地把控技術要求，并有能力承擔完成與所有演講者的溝通、記錄演講視頻并指導/培訓每個演講者的密集型任務的能力。由于大多數會議環節都有多個演講人，因此將所有單個錄制的演講合并為連續會話并將其上傳到平臺上需要技術公司的技術專長。由于時間相對較短，因此針對演講人的集中溝通和責任就非常重要。

溝通很重要

由于時間緊迫，協會、與會者、演講者、海報演講者、參展商和贊助商之間的溝通至關重要。協會首先宣布年會將轉向線上舉辦，并將在涉及到每個工作組時提供必要的信息，確保與會者、演講者、海報演講者、參展商和贊助商已收到與它們相關的特定任務的通知。

例如，要求與會者、演講者進行預注冊登記，告知參展商將在線上進行展示，并建立自己的展位（或頁面）等。溝通的目標是盡快、明確地提供有關會議的所有細節。

協會團隊一直在不斷地溝通和開會，進行全面的匯報和溝通，并利用Basecamp讓所有員工充分了解正在發生的事情。

會議管理

最重要的工作內容是會議本身的規劃和執行。如上所述，每個對話的詳細信息都記錄在案，并指派視聽生產團隊（AV公司）提供技術支持和監控。我們所有的演示者都擁有在線工具（GoToMeeting、Zoom 等）的豐富經驗，但由我們的AV公司管理的"幫助臺"進一步讓所有相關方的體驗更加輕松，讓不可避免的技術錯誤盡量不要發生。

角色和責任

來自美國各地的30多人的AV公司組成了生產團隊。由協會內部團隊負責活動的整體管理，就像籌備面對面會議（通訊、網站、注冊、現場會議）一樣。

AV公司是技術專家，他們管理演講人服務臺，將跟蹤所有會議和演示者的詳細信息，并處理視頻制作。

我們希望，會議的預期結果是一次組織良好、順利和無縫銜接的世界級會議。

經驗和教訓

不要一個人單打獨斗！要執行如此大規模的活動，且期限緊迫，需要額外的資源來支持協會團隊，以便向會員交付好的服務以及學術內容，從而為與會者提供價值。

確定從線下會議到在線形式應該采取什么和可以采取什么至關重要。這需要就保留什么和取消什么進行廣泛的討論和慎重的決定。

大多數發言者需要某種程度的指導，特別是線上會議。與他們合作并引導他們完成所有要求，特別是他們線上參會的技術，這對于打造世界級的在線活動是至關重要的。

為在線會議的各方提供經驗以技術支持至關重要。有時，即使是經驗豐富的演講者也會有技術問題。

當然，線下會議的體驗不能在網上復制。毫無疑問，協會成員期待著2021年7月在加拿大多倫多舉行的線下會議。但是，鑒于這場全球危機，在線會議是協會在2020年的最佳選擇。

關于作者：

安德烈·喬萊溫斯基（Andre Cholewinski），CMP，美國藥學院協會（AACP）會議和商業伙伴關系高級主任，于2014年獲得CMP。他目前還在EIC（活動行業理事會）擔任行業最佳實踐委員會（APEX）任職。他來自巴西，生活在世界各地，能說一口流利的葡萄牙語、英語、瑞典語和波蘭語。他是一位有成就的會議行業從業人員，擁有超過15年的國內和國際會議經驗，以其強大的人際溝通技巧和與所有利益相關者設計雙贏解決方案的能力而聞名。

資料來源：

EIC（活動行業理事會）https://insights.eventscouncil.org/Full-Article/case-study-how-aacp-pivoted-its-annual-meeting-to-a-virtual-format-in-less-than-two-months

翻譯：楚有才夜間快譯，如有不當之處，敬請諒解。

編后記：

這是一篇老文，作為一名會議行業人士，看到此文，感受到了舉辦一場會議的堅信和承擔的巨大壓力，成功舉辦之后的喜悅也是其他人難以體會到的。翻譯此文，也是與國內同行共勉。

除了本文提到的協會故事之外，每天此類協會的案例，2021年，美國很多協會都在嘗試線上線下相結合的方式舉辦協會年會——美國會議市場，特別是協會會議市場，用一句時髦的話來說是全球最大的、內生的、以國內大循環與國際小循環相結合的協會會議市場。托克維爾在其《論美國的民主》一書之中提到了美國協會社團的發達。

還有一些案例，比如美國聲學會（AAA）舉辦其線上年會，設計其線上贊助商和展商權益，盡可能最大化向上收入也值得借鑒，有些協會甚至收取的線上費用的比例還很高，舉辦純線上的會議甚至創造了盈利。（https://www.audiology.org/sites/default/files/2021-Academy-Sponsorship-Opportunities-12.8.2020v4.pdf）。再如，美國制藥科學家協會 （AAPS）進行了重構、重新定位、擴展和推廣其年度PharmSci 360 會議——將其原來4天的會議擴展到2周以上，將350多個會議全部線上，通過引入AI技術平臺，不犧牲內容也沒有降低注冊費用。

“某協會 2020在今年1月舉行了純線上會，付費參會人數達到了近11000人，人均注冊費180USD左右，過往線下會4000人左右，注冊費1000美金，國際協會在財務方面，錢沒少賺。”

——來自行業同仁w的消息