文/閆偉

如果新參加一場(chǎng)活動(dòng)，那么現(xiàn)場(chǎng)的方向怎么來獲得呢？肯定是活動(dòng)的指示系統(tǒng)。

試想，你在一個(gè)陌生的地方，沒有清晰的“導(dǎo)航指南”，參加活動(dòng)的心情還能不受影響嗎？前兩天看到在成都的一場(chǎng)線下演唱會(huì)，由于主辦方在組織和執(zhí)行方面暴漏出許多問題，據(jù)網(wǎng)上歌迷的反映，因?yàn)橹鬓k方的原因上千名歌迷被堵在檢票口，錯(cuò)過了演唱會(huì)的開場(chǎng)，甚至在過程中無法找到正確的入口浪費(fèi)時(shí)間，志愿者的功能也幾乎喪失，甚至部分歌迷還反映現(xiàn)場(chǎng)指示系統(tǒng)無效，從體育場(chǎng)的北門繞道南門，甚至在現(xiàn)場(chǎng)的觀眾還因?yàn)闆]有領(lǐng)到“限量版”的雨衣，直接被春雨“光顧”，甚至現(xiàn)場(chǎng)還有頭戴塑料袋的歌迷為自己的偶像打call，場(chǎng)面有些混亂，也真心有點(diǎn)覺得這真是有點(diǎn)痛并不快樂著。

從看到這樣的新聞開始，職業(yè)病會(huì)告訴我，至少在場(chǎng)地規(guī)劃和指示系統(tǒng)設(shè)置方面肯定出現(xiàn)了一些問題，活動(dòng)的指示系統(tǒng)究竟應(yīng)該怎么做？

搞清楚場(chǎng)地情況地才是根本

本就是因?yàn)橐粋€(gè)目的而聚到一起，每個(gè)參加活動(dòng)的人都希望清楚高效的抵達(dá)自己想要去的地點(diǎn)，見到自己想要見到的人。假設(shè)場(chǎng)地的信息并沒有被主辦方消化，或者主辦方不重視各個(gè)會(huì)場(chǎng)之間的關(guān)系和連接，那么參加的人最起碼在“方向”這件事兒上肯定會(huì)受苦了。如何讓一群有固定方向的人也要有導(dǎo)航一樣？這是一門學(xué)問。

場(chǎng)地是關(guān)鍵。無論是會(huì)議還是展覽，還是演唱會(huì)，或者是獎(jiǎng)勵(lì)旅游等綜合性活動(dòng)，活動(dòng)前的踏勘工作非常重要，直接決定后續(xù)團(tuán)隊(duì)的工作規(guī)劃，和動(dòng)線設(shè)計(jì)，一方面要多個(gè)角度觀察場(chǎng)地，另一方面也要提早和盡可能高頻率的去觀察場(chǎng)地。在實(shí)際操作過程中，往往拿到場(chǎng)館的3D圖就開始后續(xù)的工作了，可是設(shè)計(jì)圖紙終究會(huì)與現(xiàn)場(chǎng)情況有一些差別，筆者認(rèn)為，任何活動(dòng)都是要做萬無一失的準(zhǔn)備，但現(xiàn)場(chǎng)為王，如果不能根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況來調(diào)動(dòng)工作，那么終將會(huì)為后續(xù)的工作埋一些隱患。

隱約記得在中國(guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)大會(huì)的組織工作中，每次踏勘場(chǎng)地的次數(shù)不低于5次，最高紀(jì)錄是8次，服務(wù)商自然是叫苦不迭，場(chǎng)館方的服務(wù)人員也有微微不爽，沒辦法，防患于未然是對(duì)所有人最大的負(fù)責(zé)。

不同類型的場(chǎng)地規(guī)劃方法和路線不同。常規(guī)的場(chǎng)地相對(duì)好一些，比如會(huì)議型酒店、專業(yè)會(huì)議展覽中心，甚至一些經(jīng)常舉辦活動(dòng)的特色場(chǎng)所，但是有一些地方的專業(yè)會(huì)議展覽中心也要具體的查看一下，不僅會(huì)有因?yàn)樵煨投霈F(xiàn)路線比較“奇特”的問題，還有就是門太多，限制也自然會(huì)繁瑣一些，這些都應(yīng)該特別注意。此外，體育場(chǎng)館是最難制定相對(duì)完善動(dòng)線指示系統(tǒng)的場(chǎng)地，主要還是在于其特別的功能性，以及現(xiàn)場(chǎng)會(huì)有不同的限制，開始前一天和當(dāng)天的安保要求都會(huì)有所不同，所以一定要注意出入口位置，進(jìn)場(chǎng)后的座位安排以及各個(gè)區(qū)域之間劃分之后的連接點(diǎn)，這些都是放指示標(biāo)識(shí)或安插志愿者的關(guān)鍵點(diǎn)位，所以標(biāo)識(shí)要清楚明了，志愿者一定要培訓(xùn)到位，熟悉地形。

不能大意，指示系統(tǒng)是一套系統(tǒng)

活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的指示系統(tǒng)主要承擔(dān)著指示方向和提示信息的雙重作用，只有文字沒有圖案，或者用圖案來代替文字，都是不可取的選擇，特別是重要的信息一定不能大意，比如會(huì)場(chǎng)名稱、會(huì)場(chǎng)方向、示意圖等，甚至在有條件的情況下，音頻和視頻也要合理應(yīng)用，起到告知和提示的作用。

之所以說是一套系統(tǒng)，就是在動(dòng)線設(shè)計(jì)方面，是要站在參會(huì)者的角度來進(jìn)行全方位規(guī)劃，從踏入到場(chǎng)地的第一步開始，如何走下去，考驗(yàn)的是主辦方“辦會(huì)的藝術(shù)”了，原則就是讓參會(huì)人可以第一時(shí)間知道自己的位置；當(dāng)然，不排除一些人忽略指示系統(tǒng)的存在，但主辦方要盡可能在人員集中的地點(diǎn)或者超過2個(gè)方向的匯合點(diǎn)，一定放上醒目的信息提示或指示物料，可以有效防止現(xiàn)場(chǎng)迷航。

另外，建議現(xiàn)場(chǎng)的引導(dǎo)志愿者一定要由專人帶領(lǐng)志愿者親自在會(huì)場(chǎng)看一看，做好必要的培訓(xùn)。他們也是指示系統(tǒng)中的重要一環(huán)，他們掌握信息的完整度決定了參會(huì)者對(duì)活動(dòng)的滿意度。

共享一些指示系統(tǒng)規(guī)劃的經(jīng)驗(yàn)

1、一定站在參會(huì)者的角度來設(shè)置指示標(biāo)識(shí)和志愿者；

2、現(xiàn)場(chǎng)為王，對(duì)場(chǎng)地的現(xiàn)場(chǎng)和周邊環(huán)境勘察的越仔細(xì)，做出的指示系統(tǒng)越精準(zhǔn)、有效；

3、指示標(biāo)識(shí)制作物的圖案和文字要大，尤其是箭頭和場(chǎng)地信息，顏色鮮明，質(zhì)量必須結(jié)實(shí)耐造；

4、要有專門的小組負(fù)責(zé)指示系統(tǒng)規(guī)劃、制作、管理和維護(hù)，一定要體力和方向感好的小伙伴；

5、指示系統(tǒng)的制作物上的信息不能太多元，最好就是場(chǎng)地信息、時(shí)間和方向；

6、室外的指示制作物務(wù)必保證其“噸位”，要壓得??；

7、引導(dǎo)志愿者必須在場(chǎng)地的現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，一定要在現(xiàn)場(chǎng)；

8、指示制作物最好放在場(chǎng)館具有代表性的位置，或者有較為明顯的參照物附近，方便志愿者給予參會(huì)者指引；

……

我也是個(gè)正在學(xué)習(xí)的會(huì)獎(jiǎng)人，以上是個(gè)人的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，還希望各路在一線的精英給予指正，相互學(xué)習(xí)。

關(guān)于活動(dòng)中的指示系統(tǒng)，您還有什么好的建議？歡迎來搞~~