大家都知道，我國這些年舉辦的國際會議和活動越來越多，影響力也越來越大。僅2018年一年，中國主導的主場外交活動就有四場，包括博鰲亞洲論壇、上合組織峰會、中非合作論壇和國際進口博覽會。為了辦好這些會議和活動，中央政府及相關的地方政府可以說是費盡了心思，人力、財力、物力都往這邊傾斜。要問，中國為什么要花這么大力氣舉辦這些活動呢？你很可能會回答：中國經(jīng)濟實力增強了，有能力來舉辦這些活動。再問，有經(jīng)濟實力就一定要舉辦會議活動嗎？經(jīng)濟實力與會議活動之間到底是一種什么關系？

有一位專家對這個問題分析得很透。在他看來，每一個活動都對應著一個重要意義：博鰲亞洲論壇——發(fā)出中國強音，上合組織峰會——發(fā)揮中國作用，中非合作論壇——展現(xiàn)中國責任，國際進口博覽會——凸顯中國貢獻。合在一起是什么呢？凸顯中國元素。如何通過會議活動的方式來達到這個目的呢？就是通過主導會議的議程、話語權(quán)、邀請權(quán)、利益交換權(quán)等，來引導國際規(guī)則制定、傳播中國理念和價值觀、增強國際戰(zhàn)略自由度。沒錯，中國經(jīng)濟實力快速增長，而原有的由美歐主導的國際規(guī)則已不能適應中國國際國內(nèi)發(fā)展的需要了，因而有必要根據(jù)現(xiàn)今中國的發(fā)展思路，來重新制定規(guī)則。這些主場外交活動就是在這種背景下產(chǎn)生了。從會議價值的角度看，這就是會議組織者通過舉辦會議和活動，來構(gòu)建新規(guī)則，重塑話語權(quán)。有人會說，政府間的國際會議是這樣，其他會議可能不一樣吧？實際上，所有會議的原理都是相同的，只是由于參與的機構(gòu)、個人的影響力層級不同，重建規(guī)則、重塑話語權(quán)的“分量”存在差異而已。

就拿國際行業(yè)協(xié)會來說吧。國際上有數(shù)萬家各種類型的國際行業(yè)協(xié)會和學術組織，但這些組織的絕大部分都掌握在歐美發(fā)達國家手里面，中國掌握主動權(quán)的基本沒有，尤其是一些重要的行業(yè)和領域。不能主導，就意味著沒有規(guī)則制定權(quán)和話語權(quán)。比如中國的高科技企業(yè)，雖然技術已經(jīng)比較先進，可在國際競爭中很難獲得與西方同類企業(yè)相同的待遇，這就與中國在相關行業(yè)組織及其活動中的話語權(quán)有直接關系。從會議市場而言，全球每年舉辦的國際會議超過一萬個，而來我們國家的只有區(qū)區(qū)三百多個，只占總量的兩三個百分點。這也與中國作為世界大國的地位很不相匹配。那怎么辦呢？通過創(chuàng)辦會議，就可以建立新的組織，構(gòu)建自己的話語權(quán)平臺。

企業(yè)的會議活動也是一樣——知名企業(yè)一般都有屬于自己的會議活動，用以建圈子、定規(guī)則、樹形象。馬云的云棲大會、淘寶造物節(jié)等活動，就有很大的影響力，這些活動的成功舉辦對于阿里巴巴的戰(zhàn)略發(fā)展和品牌形象提升十分有利。

大會是這樣，小會的道理也相同。在一個企業(yè)、機構(gòu)內(nèi)部，一般而言，不同部門、不同群體主導的會議，都會傾向于制定出有利于自身利益的方案。

綜上所述，會議對于組織者的價值是顯而易見的：通過主導會議的議程、參與者、利益分配方案等，來達到排座次、定規(guī)則、行使話語權(quán)的目的。不過，這只是會議對于組織者的價值體現(xiàn)方式之一，而且這種體現(xiàn)效果往往不能放在桌面上。比如，你不能直接跟人說：你來參會吧，這里我說了算，到時候我給你好處。這種價值是放在“桌面”下面的，盡管人們都心照不宣。因此，我們不妨把會議帶給組織者的這類價值叫做“隱性價值”。那么，除了這里說的“隱性價值”之外，會議帶給組織者的更多的還是“桌面上”的價值——就是會議作為工具、平臺的基本價值。

總的來說，會議對于組織機構(gòu)的基本價值主要表現(xiàn)在三個方面，即管理、運營和服務。

管理。所有機構(gòu)，包括政府、協(xié)會和企業(yè)，都是由人組成的，只要有人在一起工作，就需要管理和協(xié)調(diào)，而會議又是開展管理和協(xié)調(diào)工作的核心手段之一。實際上，我們每天在辦公室召開的大多數(shù)會議都與此有關。有人說中國人愛開會，我看這話不一定對。中國有十三億人，不僅有龐大的政府機構(gòu)，還有很多行業(yè)協(xié)會以及數(shù)量更多的各種類型的企業(yè)，每天有多少事情需要用會議的方式來解決，簡單一想就知道，這個數(shù)字一定小不了。相對于中國，美國在會議方面可以說是有過之而無不及——他們每年的人均會議數(shù)量、參會頻次、花費金額等，都遠在中國之上。當然，我不是說，中國召開的所有會議都是有價值的，效率也很高，我只是說，在會議作為管理和協(xié)調(diào)工具這一方面，沒有本質(zhì)的國別差異。

與協(xié)會、企業(yè)相比，政府通過會議手段來行事管理與協(xié)調(diào)職能的必要性更大。龐大的國家、數(shù)以百萬計的公務員群體，這些條件足以使得中國的政府會議數(shù)量成為全球第一。

運營與服務。運營和服務是協(xié)會、企業(yè)開展工作的主要手段之一，開展這方面的工作同樣離不開會議和活動。

協(xié)會類機構(gòu)是為行業(yè)和專業(yè)群體服務的，它們沒有財政撥款，而會議、展覽、活動等就是其收入的主要來源。當然，會議和活動也是他們?yōu)闀T服務的一種有效方式。因此，會議和活動辦得怎樣，往往是判斷一個協(xié)會運營管理能力的一個重要指標。從全球范圍看，美國的協(xié)會是最牛的：數(shù)量多、規(guī)模大、管理好、收益高。換句話說，美國協(xié)會的會議運營管理能力也是全球最棒的。

近些年新出現(xiàn)的社群、聯(lián)盟等社交性群體組織，從本質(zhì)上講也是協(xié)會類機構(gòu)的一個組成部分，只不過不像經(jīng)過注冊的協(xié)會那么正式罷了。當然，這類群體組織也需要會議和活動。很多跡象表明，中國有些社群、聯(lián)盟性機構(gòu)已經(jīng)進化得比較成熟，它們的會議和活動已經(jīng)在行業(yè)或領域內(nèi)享有了很高的聲譽。

在協(xié)會舉辦的會議類型當中，會員年會通常是該協(xié)會會議中規(guī)模最大、影響力最高的會議。一般而言，協(xié)會年會是該行業(yè)或領域中最有影響力的綜合性平臺，是業(yè)內(nèi)企業(yè)和從業(yè)者學習培訓、交流經(jīng)驗、洽談合作等的重要場合。

與協(xié)會的數(shù)量相比，企業(yè)的數(shù)量不知道要多上多少倍，因而企業(yè)舉辦的會議和活動的數(shù)量也一定是最多的。會議市場的數(shù)據(jù)表明：在全國五星級以上酒店和專業(yè)會議中心的會議業(yè)務中，企業(yè)會議活動的貢獻率達到了九成以上。企業(yè)會議及活動不僅數(shù)量多，消費高，專業(yè)化程度也是政府會議、協(xié)會會議沒法比的：在全國數(shù)以萬計的專業(yè)會議、活動服務企業(yè)當中，大約有九成都是為企業(yè)提供服務的。

企業(yè)會議活動大致有以下兩個特點：

一是大型企業(yè)、品牌型企業(yè)更重視會議和活動，它們愿意在會議和活動上投入更多人力和財力，當然也愿意花費更多的資金，把會議活動做得更出色。

二是不同行業(yè)企業(yè)在會議和活動方面投入的力度也有較大差異。一般而言，醫(yī)藥、汽車、快消、IT與互聯(lián)網(wǎng)、金融、奢侈品等行業(yè)投入更多，它們在會議和活動方面的花費占總收入的比例大約為2-5%，而制造業(yè)、服務業(yè)的投入占比相對較低。

企業(yè)的會議活動，除了日常工作性的之外，主要有以下兩個方面：

一是面向內(nèi)部員工的會議和活動：企業(yè)年會、董事會、管理層會議、培訓會、技術會議、團建活動、獎勵旅游活動等；

二是面向市場和客戶的會議和活動：營銷活動、發(fā)布會、渠道會議、品牌會議、客戶答謝會、經(jīng)銷商及代理商會議等。

會議，這種人類群體面對面的主要方式之一，伴隨著人類社會的產(chǎn)生而產(chǎn)生，又隨著社會經(jīng)濟的增長而不斷發(fā)展變化，它們一方面作為工具為組織機構(gòu)的良好運轉(zhuǎn)發(fā)揮積極作用，另一方面又有可能進化成一個影響力巨大的綜合性平臺，而這個平臺又會反過來促進該組織機構(gòu)在更高的層面上尋求更大的發(fā)展空間。