我們經常會說，會議是“人們面對面交流的工具”。籠統來看，這個說法應該沒有太大問題，可當我們嘗試給“會議”一個正式定義的時候，很快會發現它的含義遠比我們想象的要復雜得多。

英語中meeting的基本意思是“見面”，是meet“見面”的名詞形式，至于延伸到現代社會學、統計學意義上的“會議”，都是后來附加的。相對而言，漢語中的“會議”更接近于會議的本質，它不僅要“見面”，還要“商議”、“討論”。也可能是由于meeting這個詞的局限性方面的原因，英語中后來又進化出了多個“會議”相關的詞匯，而這些詞匯中關于“會議”的專業性、正式性等含義，就是漢語“會議”所不能及的了。比如：conference（專業會議、正式會議）、convention、congress（大會、年會）、seminar（研討會）等。現代意義上的“會議”及其相關的會議市場、會議產業起源于西方國家并在西方國家發揚光大這件事情，僅從“會議”相關詞匯的進化就能夠看出一些端倪。

不過，人們“見面并商議”的行為絕不是西方人的發明，任何一個社會群體，都會做“見面并商議”之類的事情，因為這既是人類社會的一種基本活動方式，也是人類作為一種社會性動物生存和發展所必備的一種基本能力。所以，只要有了定居了的人群，有了村落、集鎮，“見面并商議”類似的事情就開始發生了。

然而只是有了“見面并商議”的行為就成了現代意義上的“會議”了嗎？這就涉及到了“會議”的定義問題。人們在田間地頭、餐桌上，甚至在一起走路的時候，都可以“見面并商議”事情，但這與現在所說的“會議”還有一定的距離。綜合來看，一個現代意義上的“會議”至少應該具備以下幾個方面的特點：

它是人群的聚集；

   它是一種有目的的社會活動，因此它需要有目標；

   它是一種有組織的人類活動，所以需要有組織者（或者叫召集人）。組織者可以是機構，也可以是個人；

   它是一種需要多方（兩方或以上）參與互動才可以實現目標的社會活動，因此除了組織者，還需要有參會者，甚至還有主持人、發言人、服務者等；

   它是一種有規則的正式活動。為了更加高效地達成目標，它需要相應的規則來約束參與者各方；

   它需要適宜的場景和儀式化環節來更好地實現會議目標。

因此，“會議”的定義應該是：一種有組織、有目的的人類群體面對面交流活動，而這種活動需要借助適宜的場景和儀式化環節來更好地達成目標。這個定義看起來有些復雜，但它的確反映了“會議”作為一種群體面對面交流方式在人類社會發展和完善過程中所扮演的重要角色。

很明顯，“會議”正變得日趨復雜化，越來越遠離它最初呈現出來的樣子。究其原因，一方面是因為社會經濟發展使得需要通過“會議”來解決的問題越來越多，而且很多問題相互交織，從而使得“會議”變得日趨復雜化；另一方面，隨著“會議”專業化、產業化進程的不斷深入，人類的很多生物性和社會性需求開始滲透到這種面對面交流的方式之中，從而加速了“會議”復雜化的進程。“會議”的旅游化、娛樂化、儀式化、體驗化、科技化等傾向越來越明顯，就是這趨勢的一種體現。

除了對于“會議”的社會學解釋之外，我們還可以從專業、市場視角來看“會議”的定義和價值。在這方面，世界旅游組織（UMWTO）在其發布的《會議產業經濟重要性評價報告》給我們提供了很有價值的參考：

關于市場性“會議”的定義——它需要具備以下幾個主要特征：

     半天（四小時）以上

     不低于十人

     在一個簽約的場所舉行

UNWTO的這個定義更適合用于會議市場的統計。

該報告還列舉了“會議”的六個基本功能：

    學習

    討論

    觀點分享

    社交

    業務

    激勵

花些精力來研究分析“會議”的含義和價值是一件很有意義的事情，它讓跳出操作層面來重新審視“會議”，有機會更加深入地理解作為運營管理工具的“會議”和作為新興產業形態的“會議”發展演進的規律，進而更加有效地把握它，使其為人類社會的進步發揮更大作用。