文︱王青道

記得前些年在北方的一個(gè)海濱城市組織過(guò)一個(gè)會(huì)議，酒店是在網(wǎng)上找的，靠近海邊。該酒店銷售負(fù)責(zé)人宣稱，他們的酒店是準(zhǔn)四星級(jí)的，硬件設(shè)施、會(huì)議場(chǎng)所條件很過(guò)硬。網(wǎng)上傳過(guò)來(lái)的圖片也佐證了他的話。我們也就沒(méi)有按照規(guī)矩提前到現(xiàn)場(chǎng)去考察。可當(dāng)臨近會(huì)期我們到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)一看，糟了：8月中旬的天氣，酒店里很多地方竟然沒(méi)有空調(diào)，屋里的潮霉味大得讓人待不下去，服務(wù)人員更像是草臺(tái)班子！將近200人的會(huì)議這時(shí)候換酒店肯定是來(lái)不及了，我們只能硬著頭皮往前走。結(jié)果可想而知，盡管會(huì)務(wù)組做了大量的工作，采取了一系列補(bǔ)救措施，會(huì)議的效果還是打了折扣。這些年來(lái)我們組織的會(huì)議不少，出現(xiàn)失誤的情況也很多。在我們國(guó)家，會(huì)議組織人員基本上都是非專業(yè)的，他們?cè)跁?huì)議組織過(guò)程中走彎路、交學(xué)費(fèi)不算奇怪，而且他們也會(huì)跟我們一樣，覺(jué)得花錢買一些教訓(xùn)很正常。

    可是最近我的看法有了一些變化，這源于我對(duì)美國(guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)了解的不斷深入。美國(guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈的運(yùn)作很規(guī)范，會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈各方面都很專業(yè)，會(huì)議的各主要環(huán)節(jié)，如策劃與咨詢、目的地城市與會(huì)議場(chǎng)所選擇、會(huì)議管理與服務(wù)、會(huì)議附加活動(dòng)安排等，都會(huì)有專業(yè)的人士或機(jī)構(gòu)參與。先不說(shuō)會(huì)議組織單位是不是一定要和專業(yè)的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)(PCO)合作，單就每一個(gè)城市里的會(huì)議與旅游局(CVB)向會(huì)議組織者提供的熱情而專業(yè)的咨詢和服務(wù)，幾乎就不可能讓任何一個(gè)會(huì)議組織者犯下令他追悔莫及的錯(cuò)誤。可以設(shè)想，假如我們國(guó)家也有類似于發(fā)達(dá)國(guó)家的會(huì)議與旅游局這樣的機(jī)構(gòu)的話，會(huì)議市場(chǎng)中的信息對(duì)稱性就一定能大大提高，會(huì)議組織過(guò)程中的失誤和浪費(fèi)也能隨之減少。

    芝加哥是美國(guó)最知名的會(huì)議城市，了解一下該市CVB為辦會(huì)人員和其他訪問(wèn)者提供的資料和服務(wù)項(xiàng)目，你就會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn)，這兒真是辦會(huì)人的樂(lè)園！芝加哥市的宣稱語(yǔ)是：“We are glad you are here!”（您來(lái)了我們很高興！）他們是發(fā)自內(nèi)心的高興，因?yàn)楦鞣N各樣的來(lái)訪者每年要為芝加哥帶來(lái)大約100億美元的收入，提供12.8萬(wàn)個(gè)工作崗位！從會(huì)議組織角度來(lái)說(shuō)，芝加哥CVB提供的服務(wù)項(xiàng)目可以說(shuō)是全面、專業(yè)、周到，其中給人印象最深刻的要算是他們提供的會(huì)議專業(yè)人士咨詢與跟蹤服務(wù)了。他們公布了18位資深的會(huì)議專業(yè)人士的姓名、照片、擅長(zhǎng)領(lǐng)域、聯(lián)系方式等信息資料，辦會(huì)人可以根據(jù)自己的需要選擇其中的一位與之聯(lián)絡(luò)，向他咨詢，并由他提供后續(xù)服務(wù)。還有，他們提供的服務(wù)可都是免費(fèi)的。芝加哥的情況在美國(guó)決不是特例。會(huì)議策劃者和組織者在美國(guó)的所有城市都是被奉為上賓的。

    當(dāng)然，我們國(guó)家在很多方面是沒(méi)有辦法與美國(guó)相比的，可會(huì)議客人對(duì)于城市的重要性應(yīng)該是沒(méi)有國(guó)別差異的，對(duì)他們是不是熱烈歡迎先不提，我們總不能看著這些給我們送錢的人，在一個(gè)陌生的城市里到處碰壁，而我們卻永遠(yuǎn)地?zé)o動(dòng)于衷吧！