文/王青道

　　筆者去年12月到外地參加一個(gè)活動(dòng)，入住的酒店同期正在舉辦一個(gè)會(huì)議。酒店辦會(huì)很正常，但不太正常的是，規(guī)模挺大的一個(gè)會(huì)議卻無(wú)法知道這是一個(gè)什么會(huì)：會(huì)場(chǎng)內(nèi)沒(méi)有背景板，沒(méi)有橫幅；會(huì)場(chǎng)外倒是有幾個(gè)水牌，不過(guò)寫的是幾個(gè)普通的漢字：工作會(huì)議。甚至，你想從參會(huì)者的胸卡上發(fā)現(xiàn)什么蛛絲馬跡的努力也是徒勞的，因?yàn)槟巧厦鎸懙倪€是那幾個(gè)漢字。酒店銷售部負(fù)責(zé)人告訴筆者，這是一個(gè)國(guó)有企業(yè)舉辦的年會(huì)性質(zhì)的會(huì)議，怕惹麻煩就“悄悄地干活”了。自“國(guó)八條”出臺(tái)以來(lái)，大多數(shù)國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位、行業(yè)組織內(nèi)部年會(huì)性質(zhì)的會(huì)議，要么取消，要么去繁就簡(jiǎn)，剩下一些一定要開(kāi)的，還得遮遮掩掩。
　　每年十一月到次年一二月份，各單位通常會(huì)忙于籌辦自己的年會(huì)，會(huì)議市場(chǎng)就會(huì)迎來(lái)一年一度的年會(huì)旺季，長(zhǎng)期下來(lái)就形成了所謂的“年會(huì)經(jīng)濟(jì)”。城市郊區(qū)的度假型會(huì)議酒店及很多為年會(huì)服務(wù)的機(jī)構(gòu)，就是因此被催生并發(fā)展起來(lái)的。不過(guò)，如今情況變了，“年會(huì)經(jīng)濟(jì)”褪去了往日絢麗的色彩。問(wèn)題就來(lái)了，到底以往“年會(huì)經(jīng)濟(jì)”的繁榮是一種病態(tài)，還是如今的沉寂才是它的本來(lái)面目？年會(huì)到底要不要開(kāi)？怎么開(kāi)才能真正體現(xiàn)它的價(jià)值？
　　年會(huì)是一定要開(kāi)的，就像面對(duì)面交流的方式不能也不會(huì)被廢掉一樣。有人說(shuō)中國(guó)人愛(ài)開(kāi)會(huì)，筆者說(shuō)所有人都愛(ài)開(kāi)會(huì)，包括藍(lán)眼睛、黃頭發(fā)的白種人——現(xiàn)代會(huì)議與會(huì)議產(chǎn)業(yè)的基本理念都是從他們那里傳過(guò)來(lái)的。從美國(guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)的基本情況來(lái)看，美國(guó)人均參加會(huì)議的頻次、人均會(huì)議的消費(fèi)額以及單個(gè)會(huì)議的平均規(guī)模、會(huì)議/會(huì)展中心的總量等指標(biāo)，都遠(yuǎn)在中國(guó)之上。會(huì)議為什么受歡迎？理由并不復(fù)雜。作為群體管理、商務(wù)運(yùn)作的基本工具，會(huì)議能夠解決其他方式不能解決或者解決不好的問(wèn)題，比如學(xué)習(xí)、社交、討論、業(yè)務(wù)、觀點(diǎn)分享、激勵(lì)等。協(xié)會(huì)類年會(huì)是協(xié)會(huì)為行業(yè)、學(xué)科以及會(huì)員服務(wù)不可或缺的重要平臺(tái)，內(nèi)容龐雜、形式多樣、平均規(guī)模比較大，需要籌備的周期也比較長(zhǎng)；企業(yè)年會(huì)相對(duì)簡(jiǎn)單些，總結(jié)和提升是主要內(nèi)容，而激勵(lì)則是其核心價(jià)值所在。企業(yè)年會(huì)的表現(xiàn)形式既有簡(jiǎn)單的，像總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)、茶話會(huì)等，也有復(fù)雜的，幾十個(gè)、上百個(gè)活動(dòng)交集。總的來(lái)說(shuō)，美國(guó)所有機(jī)構(gòu)都會(huì)舉辦自己的年會(huì)或者年會(huì)性質(zhì)的活動(dòng)，協(xié)會(huì)年會(huì)成了美國(guó)最為重要的會(huì)議類型。而企業(yè)年會(huì)則是企業(yè)一年中員工參與程度最高的活動(dòng)之一，是企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)的重要組成部分。
　　越是知名的企業(yè)，越重視自己的年會(huì)。企業(yè)年會(huì)不一定很奢華，但也絕不能敷衍。筆者的一位朋友兩年前到美國(guó)參加了沃爾瑪全球年會(huì)。沃爾瑪是全球收入最高的企業(yè)之一，也是知名的“老摳”，但他們?cè)谧约旱哪陼?huì)上花錢可不含糊。沃爾瑪?shù)哪陼?huì)由幾十項(xiàng)活動(dòng)組成，包括全體會(huì)議、研討會(huì)、展示會(huì)、采購(gòu)會(huì)、交流活動(dòng)、演出等，大牌明星也會(huì)被邀請(qǐng)來(lái)助陣。會(huì)期約四五天時(shí)間。
　　會(huì)議是一種有效且充滿力量的工具，國(guó)家需要它，政府需要它，企業(yè)需要它，社會(huì)團(tuán)體也需要它。工具是一種中性的東西，只有用好了，正面價(jià)值才能被發(fā)揮出來(lái)。怎么才能用好會(huì)議這種工具呢？唯一的辦法就是加強(qiáng)管理。美國(guó)大型企業(yè)、知名企業(yè)通常會(huì)設(shè)立會(huì)議管理部門，推行“戰(zhàn)略會(huì)議管理計(jì)劃（SMMP）”。美國(guó)有很多知名的會(huì)議管理公司，來(lái)協(xié)助協(xié)會(huì)和企業(yè)管理會(huì)議。會(huì)議管理的目的有兩個(gè)：一個(gè)是把會(huì)議價(jià)值極致化，另一個(gè)則是規(guī)避會(huì)議產(chǎn)生的負(fù)面價(jià)值，即防止會(huì)議被濫用。
　　總的來(lái)說(shuō)，我們國(guó)家的會(huì)議還沒(méi)有上升到“管理”的高度，因而亂象才可能會(huì)叢生。外資企業(yè)是國(guó)內(nèi)目前把會(huì)議這種工具應(yīng)用得最好的機(jī)構(gòu)，中國(guó)知名的會(huì)獎(jiǎng)公司、活動(dòng)公司之所以能夠快速發(fā)展壯大，很大程度上與此有關(guān)；國(guó)有企業(yè)的會(huì)議大部分被條塊所分割，價(jià)值不好發(fā)揮，且易于被濫用；民營(yíng)企業(yè)大多處于成長(zhǎng)期，“會(huì)議管理”暫時(shí)還無(wú)法列入主要負(fù)責(zé)人的關(guān)鍵日程當(dāng)中；中國(guó)社團(tuán)目前還有很多基礎(chǔ)性的問(wèn)題沒(méi)有解決，因而“會(huì)議管理”目前還談不上；政府會(huì)議開(kāi)支完全是“公費(fèi)”的，在管理與監(jiān)督缺失的情況下，最容易偏離正面價(jià)值的軌道。上層領(lǐng)導(dǎo)找不到更快更好的解決方案，只能來(lái)個(gè)一刀切。“切”起來(lái)倒是很簡(jiǎn)單，“洗澡水”是倒了，“孩子”也沒(méi)了。我們不去研究政府會(huì)議被“切掉”之后是否影響了工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就說(shuō)社團(tuán)組織、事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)應(yīng)該舉辦的會(huì)議，包括年會(huì)等，無(wú)法正常舉行，一定會(huì)帶來(lái)另外一個(gè)角度的負(fù)面影響。希望這只是調(diào)整時(shí)期我們必須要經(jīng)歷的一陣疼痛。
　　把無(wú)序帶入到有序狀態(tài)的唯一途徑是管理。研究會(huì)議的價(jià)值，研究會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理的基本規(guī)律，制定出科學(xué)而有效的管理策略，會(huì)議與會(huì)議產(chǎn)業(yè)才能釋放出它們應(yīng)有的光芒。（摘自中國(guó)貿(mào)易報(bào)·會(huì)展周刊）