現代社會的很多東西，西方人都走在了前面，因此要不斷地向人家學習。說到辦會，不會有人認為連辦會這樣的事情也要跟人家學習覺得臉上沒有光彩吧？希望不會有人這樣想，因為在我看來，會議一直辦得很糟糕，才最沒有臉面。

　　ASAE（美國社團管理協會）是國際上最具影響力的社團管理機構，在全球有數萬家會員。一個社團要想保持活力，就得不斷地為會員創造價值，而會議則是社團為會員創造價值的重要方式之一。對于會員來說，一個社團有沒有意義，通過參加他們舉辦的會議，就可以做出明確的判斷。會議既是會員學習、交流及業務拓展的平臺，同時也是社團展示自身影響力的舞臺。
　　三月下旬到香港參加ASAE亞太區的Great Ideas Conference，除了想了解國際社團管理方面的最新理念、認識更多國際會議界的朋友之外，主要目的是想學習ASAE辦會的方法。到了現場就會發現，ASAE舉辦的會議與國內的會議的確有很大的不同，這些不同不僅表現在參會者的膚色更加多樣，更表現在會議現場積極融洽的氣氛以及會議組織工作的精心與嚴密等方面。我一直在思考體驗型會議的問題，ASAE將會議的內容、形式與參會者的個性特征、實際需求融合在一起，討論、分享、交流、互動，讓代表們樂在其中，這是否就是未來中國協會體驗型會議的理想解決方案？目前中國的社團正處于變革的重要歷史時期，需要向發達國家借鑒的東西很多，那么學習ASAE的辦會方式，是不是一個很好的開始呢？
　　第一，會議現場的氣氛能否輕松一些？很多人說，開會比上班還累。這當然不是因為你在會議上干了多少活，而是因為會議的氣氛太過嚴肅，大家在會場上總得端著架子，如臨大敵一般。ASAE的歡迎酒會氣氛輕松，形式簡單，各方致辭沒有幾句話，且笑聲不斷，再加上好玩兒的助興表演，一切都顯得自然而流暢。全體會議的開場更是不落俗套，獅子舞加鑼鼓擦，上躥下跳，逗得大家好不開心。演講人、主持人與普通參會者之間沒有太多界限，更不會有人給你帶來什么壓力。主辦方制作了幾十個不同類型的“標簽”，參會者可以根據自己的愛好及個性特點，選擇其中一個或幾個粘貼在名卡的下方，一來便于識別和交流，二來也為會議增添一些輕松感。你可以選擇“微笑，你喜歡的”、“找事者”、“創新思想者”等等，如果你是演講人或對話嘉賓，你的標簽至少有一個叫“內容領袖”，很有意思。
　　第二，能不能多一些交流與互動？我相信，有人在會議現場拍到的多達幾十種睡姿的可笑照片，一定來自中國，因為我們的很多會議確實具備這種功能。我們在會議上睡覺，不是因為瞌睡比外國人多，而是因為激發參會者交流與互動的機會太少。參加ASAE的會議，每人都會相對比較興奮，因為會議的所有安排都離不開交流與互動。酒會、早餐、午餐、茶歇，加上會間的交流，我大概算了算，人們差不多有近一半左右的時間是在與其他人進行交流。如果你不是有意躲避，你可以很輕易地在兩天的會議中認識幾十個人。你想在會議中打瞌睡恐怕很困難，因為總是有各種交流、互動以及交流中出現的笑聲打擾到你。
　　每個演講與對話環節之后，都安排有專門的提問與評論時間，你可以通過設在會議室中間的立式麥克與嘉賓互動。即便是在正式演講與分享過程中，演講人和主持人也一定有辦法來調動聽者的積極性。還有，不到200人的會議，開設一個大型展覽不現實，但搞一個小型的table exhibition（桌面展覽）總是可以的，既能增加收入，還可以加強相互間的溝通與合作。
　　第三，內容的表現形式能否更加多樣化？我們的會議大多數是演講人從早講到晚，擠占茶歇時間及休息時間的事情很常見，過度的“內容為王”?？墒?，一場會議下來，究竟學到了多少東西呢？“多多益善”用到會議內容方面一定是有問題的。ASAE的會議在內容方面有幾個特點：一是議題具體而深入。比如在討論協會會員價值問題的時候，他們會先請一位專家做一個多小時的主題發言，深入分析，然后請大家參與討論；二是觀點分享方式的多樣化：75分鐘的主題發言、10分鐘的交流發言、3-5人的嘉賓對話等，多種模式并用；三是簡短的全體會議加系列平行活動，滿足小眾化的參會需求；四是注重細節，注重前期準備。我在會場發現，正式會議的前一天，組織方會召開一個演講人會議，就相關的事情進行溝通。每個平行活動的小組討論，參與者也需要召開自己的會前會議。會刊做的很不錯，不僅是設計制作很有意思，主要是內容很實用——每個活動、每個議題都會有一個內容簡述，好讓參會者據此選擇適合自己的活動，并做好交流互動的準備。
　　毫無疑問，在會議運營管理方面，西方確實為我們提供了很多很好的可借鑒經驗。對于我們來說，一下子都學會很難，不過一定要有所行動，而且最好是馬上。