細(xì)究起來，幾乎所有事情都可以分為三個(gè)層次，即表面層、功能結(jié)構(gòu)層和基礎(chǔ)邏輯層。就拿會(huì)議來說，表面層就是形形色色的會(huì)議活動(dòng)，中間層就是會(huì)議的功能結(jié)構(gòu)與價(jià)值體現(xiàn)；處于下方的就是底層邏輯——會(huì)議的基本驅(qū)動(dòng)力。

　　如果你做一個(gè)調(diào)查，問100個(gè)人，他們?yōu)槭裁磁e辦會(huì)議或者參加會(huì)議，我想你得到的答案一定多得讓你找不到感覺。道理很簡(jiǎn)單，因?yàn)椴煌瑐€(gè)體的不同需求與復(fù)雜的會(huì)議活動(dòng)兩個(gè)橫豎坐標(biāo)之間，至少可以組合出幾十種甚至上百種不同的結(jié)果。有人說，會(huì)議就像一個(gè)萬花筒，從不同的視角看，就會(huì)有不同的效果，我覺得這話有道理。這是不是說，會(huì)議就沒有規(guī)律可循，支撐MICE世界的底層邏輯就不存在呢？當(dāng)然不是。

要弄明白會(huì)議的底層邏輯，首先要討論以下兩個(gè)問題：

　　一，會(huì)議的主要角色是誰，它們都發(fā)揮了什么作用？從表面上看，會(huì)議相關(guān)角色復(fù)雜多變，可仔細(xì)分析你會(huì)發(fā)現(xiàn)，在其中發(fā)揮核心作用的主要有兩方：組織者和參與者。沒有人組織，沒有機(jī)構(gòu)發(fā)起，就不會(huì)有會(huì)議這回事兒。同理，如果沒有人參加，無論誰來組織，組織者有多大權(quán)勢(shì)，任何會(huì)議都不會(huì)出現(xiàn)。組織者、參與者對(duì)于會(huì)議而言，就像硬幣的正反兩面，缺一不可。

　　二，參與者個(gè)人與會(huì)議是什么關(guān)系？一般而言，會(huì)議屬于“機(jī)構(gòu)行為”，與“工作”相關(guān)，無論是對(duì)于組織者還是參與者都一樣。那么，參與者個(gè)體在其中扮演了什么角色？只是一個(gè)被動(dòng)的“機(jī)構(gòu)代表”?這個(gè)問題看起來有些多余，其實(shí)不然，因?yàn)闀?huì)議底層邏輯的一部分就與此有關(guān)。

  綜合分析，關(guān)于會(huì)議的底層邏輯，可以從以下幾個(gè)方面來理解：

　　為什么要舉辦會(huì)議？

　　群體協(xié)作是人類社會(huì)完成復(fù)雜任務(wù)時(shí)必不可少的途徑，而要想讓一個(gè)個(gè)充滿生物特性的個(gè)體高效協(xié)作起來，說服、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)、激勵(lì)等就是必須要做的工作。怎么做這些工作呢？一對(duì)一溝通很有用，一對(duì)多、多對(duì)多的群體互動(dòng)當(dāng)然也需要——會(huì)議活動(dòng)就因此派上了用場(chǎng)。當(dāng)然，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，人類群體協(xié)作的復(fù)雜程度越來越高，相互協(xié)作的方式也在不斷更新，但會(huì)議活動(dòng)在人類社會(huì)中的重要作用卻始終沒有發(fā)生根本變化。為什么沒有變呢？因?yàn)槿祟惖膭?dòng)物性、社會(huì)性需求沒有變，人類社會(huì)通過會(huì)議活動(dòng)來提升群體協(xié)作效率和質(zhì)量的基本特性沒有變。

　　要想讓人類社會(huì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)起來，機(jī)構(gòu)的力量就不可缺少，政府、協(xié)會(huì)、企業(yè)等也就應(yīng)運(yùn)而生了。有了這些機(jī)構(gòu)，會(huì)議的組織者角色就有了合適的載體。

　　會(huì)議至少可以幫助組織者做好以下兩項(xiàng)工作：

　　一是提升運(yùn)行管理及服務(wù)的質(zhì)量和效率。任何一個(gè)機(jī)構(gòu)要想很好地完成自己的使命，提升群體協(xié)作的質(zhì)量與效率永遠(yuǎn)都是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。實(shí)際上，機(jī)構(gòu)舉辦的會(huì)議活動(dòng)，絕大多數(shù)都與此有關(guān)，不管是政府、協(xié)會(huì)還是企業(yè)。

　　二是促進(jìn)交易與拓展業(yè)務(wù)。協(xié)會(huì)類機(jī)構(gòu)往往通過建立交流及業(yè)務(wù)平臺(tái)的方式為特定行業(yè)或領(lǐng)域提供服務(wù)，而該行業(yè)或領(lǐng)域內(nèi)的企業(yè)則會(huì)借此平臺(tái)進(jìn)行交流互動(dòng)，拓展業(yè)務(wù)。實(shí)踐證明，會(huì)議是業(yè)務(wù)促進(jìn)與業(yè)務(wù)拓展的最好載體之一。

　　現(xiàn)在回過頭來探討人們?yōu)槭裁磪⒓訒?huì)議的問題。

　　就動(dòng)機(jī)而言，組織者舉辦會(huì)議是一種明顯的主動(dòng)行為，因?yàn)檫@跟該機(jī)構(gòu)的使命能否完成以及完成的效果有直接關(guān)系。可參與者就不太一樣了，大多數(shù)情況下，參與者的角色是相對(duì)被動(dòng)的。在很多會(huì)議實(shí)踐中，參與者的動(dòng)機(jī)與參與者在會(huì)議活動(dòng)中的主動(dòng)表現(xiàn)不像組織者那樣清晰可見。造成這一結(jié)果的原因有很多，除了角色本身的被動(dòng)特性之外，還有參與者與組織者之間的互動(dòng)關(guān)系、參與者個(gè)人與其所代表的機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系、參與者個(gè)人的工作需求與生活需要之間的關(guān)系等因素。綜合來看，各種情況交織在一起之后，參與者在會(huì)議中的表現(xiàn)大致會(huì)呈現(xiàn)出以下三種狀態(tài)：

　　一個(gè)是被動(dòng)狀態(tài)。在多數(shù)會(huì)議實(shí)踐中，參與者都是以被動(dòng)的方式出現(xiàn)的。這里面可能有這么幾個(gè)原因，一是組織者沒有這方面的要求——只要你參與就可以了，別的就別管了；二是一部分參與者把工作當(dāng)成“糊口”的手段，參加會(huì)議是為了完成工作“任務(wù)”，應(yīng)付了事；三是組織者會(huì)議策劃的思路比較老套，運(yùn)作能力也有問題，即便也有一些想讓參與者積極互動(dòng)的想法，最終也會(huì)因?yàn)檫\(yùn)作能力問題而無法實(shí)現(xiàn)。大家都明白，參與者被動(dòng)，會(huì)議的效果就會(huì)打折扣，這個(gè)結(jié)果對(duì)誰都沒有好處。從動(dòng)機(jī)層面上講，參與者也不愿意看到會(huì)議的效果不好，因?yàn)榛ㄙM(fèi)同樣的時(shí)間和精力，把會(huì)議辦出彩，肯定是好事。

　　其次是主動(dòng)狀態(tài)。一般而言，會(huì)議不是只對(duì)組織者一方有好處，而且很多時(shí)候會(huì)議對(duì)于參與者所在機(jī)構(gòu)和參與者本人的好處顯而易見，比如參加培訓(xùn)、觀點(diǎn)分享、社交、開展業(yè)務(wù)、激勵(lì)等方面的活動(dòng)。因此從動(dòng)機(jī)上說，參與者主動(dòng)配合、積極參與是完全可能的。不過對(duì)于組織者而言，要想讓參與者的積極動(dòng)機(jī)變成現(xiàn)實(shí)，需要做到以下幾點(diǎn)：一是讓參與者感覺到自己的地位與組織者是相對(duì)平等的；二是讓參與者知道積極參與很有意義；三是得有切實(shí)可行的參與方案。

　　第三是主動(dòng)被動(dòng)兼有狀態(tài)。更多時(shí)候，由于各種因素的相互作用，參與者的心態(tài)和行為是主動(dòng)與被動(dòng)兼有的：一方面他們會(huì)把會(huì)議當(dāng)成“任務(wù)”來對(duì)待，另一方面又會(huì)顯示出把“任務(wù)”完成好的積極性。

從以上分析可以看出，無論是為了完成工作“任務(wù)”，還是為了達(dá)成個(gè)人目標(biāo)，比如提升專業(yè)能力、擴(kuò)大社交圈子、改變社會(huì)地位，甚至是為了提高生活質(zhì)量、增加旅游與文化體驗(yàn)等，參與者都存在積極參與的潛在動(dòng)力。從發(fā)展趨勢(shì)分析，組織者的良好愿望、參與者的潛在動(dòng)力，加上不斷改善的支持因素——社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技創(chuàng)新等，正在形成一種合力，推動(dòng)會(huì)議向著對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及組織者、參與者各方都更有意義的方向發(fā)展。

　　雖然會(huì)議活動(dòng)的方式多種多樣，但組織者的目的并不復(fù)雜——提升群體協(xié)作的質(zhì)量和效率，為相關(guān)群體提供有價(jià)值的服務(wù)。 參與者也一樣，別看參會(huì)者、參展商、嘉賓、贊助商等的想法可能各不相同，但他們的目的是一致的——爭(zhēng)取在會(huì)議平臺(tái)的價(jià)值交互中為所在機(jī)構(gòu)及參與者個(gè)人謀取更大價(jià)值。正因?yàn)闀?huì)議滿足的是人類社會(huì)的最基本的需求，會(huì)議的這種群體交流方式就不會(huì)隨著時(shí)間的流逝而褪去色彩，而且隨著人類社會(huì)協(xié)作變得越來越復(fù)雜，會(huì)議活動(dòng)也會(huì)以更加復(fù)雜多樣的方式來積極應(yīng)對(duì)這一變化。