無論是對于會議策劃人，還是會議運營管理者、服務者，如何處理會議中“時間”問題，要占去一半甚至更多的精力，即便這樣也未必能夠處理到位。在會議實踐中，有些東西的確很難把握，比如會期到底多長最合適、人們站著交流的時間長短如何控制等等。西方人參加專業(yè)會議，五天時間很正常，可他們好像并沒有感到不耐煩——到了最后一天，剩下的人好像比國內(nèi)會議開到第二天剩下的人還要多。西方人好像對于會議期間站著交流也特別熱衷，一站幾個小時還樂在其中。你說國內(nèi)的人不喜歡會期很長的會議也不全對——有些企業(yè)的年會能搞上好幾天，可中間也沒有幾個人叫喚著要提前回來。站著交流也一樣——有些會議中間不敢設茶歇，因為一旦放出去了，就很難再回來。為什么不回來呢？在前廳里站著聊天，而且可以一下子聊上很長時間。我觀察，有的人在休息廳聊天的時間跟大多西式酒會的時間長短差不多。可我又發(fā)現(xiàn)，你說他喜歡站著交流，可一旦主辦方安排了西式酒會，他們參與互動的興致又沒有那么大——其中三分之一甚至一半還多的人更愿意躲在角落的沙發(fā)椅子上玩手機。會議中幾乎所有東西都和“時間”長短有關，會前的注冊、繳費、資料收集、通知發(fā)放，會中的活動安排、流程設計、節(jié)奏控制、場景規(guī)劃，會后的參觀考察、旅游體驗、團建拓展、問卷調(diào)查等，無一可以例外。那么如何才能處理好會議中的“時間”問題呢？好像沒有明確的答案，但有一點可以肯定，那就是你必須得處理好這個問題，否則你的工作就很難干得很出色，甚至還會惹來一身麻煩。

　　在會議運作當中，“時間”并不是一個孤立的概念，人們對于“時間”長短的感知是與會議中的很多事情勾連在一起的。綜合來看，處理好會議中“時間”相關的問題，如下兩個因素是一定要考慮的。

　　１、消費升級讓人們對于“時間”的感知變得更加挑剔

　　如今的消費者肯定是變了，而且是變得越來越難以對付。別管消費者平時“時間”的安排是否合理，只要他進入到你的會議的“管轄”范圍之內(nèi)，你就有責任把這段“時間”給他們設計好、管控好。

　　２、不同群體對會議中“時間”的感知有很大差異

　　如果晚宴翻臺需要等待四五十分鐘，而且中間也沒有特別的安排，那么有的人會等下去，而別的人則會選擇離開；對于會議拖延時間、活動改變計劃，有的人可以忍受，而別的人卻會表現(xiàn)出極度地不耐煩。那么，什么樣的群體容忍度會更低呢？一是花錢多的人；二是級別高的人；三是與這個會議的關系度不那么緊密的人。什么樣的群體愿意花更多時間在會議的社交上呢？一是級別高的；二是業(yè)務型的；三是與這個會議關系密切的。誰更愿意在會議期間有更多自由時間？一是女性，她們愿意利用自由時間結伴上街；二是有級別、有業(yè)務責任在身的人，他們愿意花更多時間與自己期望交往的人在一起。對于一般參會者而言，他們更愿意參加集體安排的活動。

　　以下建議，或許會給你的“時間”規(guī)劃提供幫助：

　　第一、要有嚴謹?shù)摹皶r間”規(guī)劃，而且不能輕易變動。做好一個會議的“時間”規(guī)劃，既需講科學，也要有藝術，還得憑經(jīng)驗。可不管怎樣，一旦確定下來，就不能輕易變動——因為已經(jīng)有一部分人按照你的時間表安排了自己的活動及行程。從理論上說，沒有哪個會議的設計安排是完美的，都有不同程度的待改進之處——發(fā)現(xiàn)某個地方安排不合理，下次調(diào)整就行。如果真的出現(xiàn)了不可抗力，非要改變計劃，那就要跟大家說清楚，以獲得更多的諒解。

　　第二、提高現(xiàn)場“時間”的掌控力。在會議及活動現(xiàn)場，有些組織者會被拖著鼻子走，那么造成這種局面的原因可能有：一個是沒有經(jīng)驗，對有些活動、環(huán)節(jié)所需時間長短判斷的不準；二是執(zhí)行力不足，導致“時間”失去控制。關于這個問題的解決辦法，一是請專業(yè)會議公司做現(xiàn)場執(zhí)行，再就是靠經(jīng)驗教訓和悟性自己慢慢提高。

　　第三、把現(xiàn)場空間規(guī)劃合理。合理的現(xiàn)場規(guī)劃和場景設計，可以有效減少與會者在各個功能區(qū)之間不必要的走動，以避免讓與會者感覺是在浪費“時間”。

　　第四、活動安排、流程設計要恰當、緊湊。活動安排、流程設計及控制要合理、自然，不給與會者留下更多可能產(chǎn)生厭煩情緒的“時間”。

　　第五、對于“時間”規(guī)劃上的難點，要有恰當?shù)慕鉀Q方案。每個會議，尤其是中大型會議，與會人數(shù)多、活動數(shù)量多，這就很可能會出現(xiàn)會議、展覽、餐飲、住宿、休閑娛樂及旅游等功能不在同一個區(qū)域的問題。有的會議場所與機場、高鐵站距離比較遠，需要中巴、大巴長時間轉(zhuǎn)運。這些都是影響參會者體驗的重要節(jié)點，因而需要有針對性的解決方案。對策一：由會議服務公司提供細致的銜接服務，保證每一個與會者和嘉賓都不會被遺漏；對策二：針對一些“時間”難點，設計改善體驗的環(huán)節(jié)，比如在長途旅行中間安排一個短暫的考察、休閑、美食、娛樂活動等。

　　一場會議及活動，實際上就是一場時空戰(zhàn)爭，規(guī)劃并控制好“時間”，就等于取得了一半的勝利。不過，做好這件事兒還真不太容易——只有多管齊下才可能奏效，包括先進的技術工具，專業(yè)化的運營管理模式，還要會獎專業(yè)人士的經(jīng)驗和智慧。