會(huì)議作為工作的一種延伸工具，作為群體面對面的一種方式，總是與時(shí)代發(fā)展的脈搏緊密聯(lián)系在一起的。隨著消費(fèi)水平和認(rèn)知能力的持續(xù)提升，高端與會(huì)群體正變得越來越難以“對付”。傳統(tǒng)的會(huì)議舉辦模式就像過了季的時(shí)裝一樣，不再受人待見。再想讓他們像小學(xué)生一樣，乖乖地坐在臺下，一邊聽者嘉賓的發(fā)言，一邊認(rèn)真地做著筆記，恐怕很難做到了。這就給新時(shí)期的會(huì)議策劃人提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)：會(huì)議究竟該怎樣策劃？會(huì)議的內(nèi)容、形式以及活動(dòng)、體驗(yàn)的設(shè)計(jì)等等，到底該做哪些調(diào)整？ 

　　幾十年來一貫制的辦會(huì)模式遇到了問題，這一定會(huì)讓人感到有些不知所措。不過話又說回來，光著急是沒有用的，那么靜下心來分析會(huì)議發(fā)展變化的規(guī)律，找到會(huì)議策劃、運(yùn)營管理及服務(wù)中相關(guān)因素的“變與不變”，或許對我們找到更好的應(yīng)對之策有幫助。

從常規(guī)會(huì)議到非常規(guī)會(huì)議，從常規(guī)化的辦會(huì)模式到全新的辦會(huì)思路，下列因素中的“變與不變”，值得我們思考：

　　一，會(huì)議價(jià)值

　　不變。會(huì)議作為群體面對面交流的工具，其價(jià)值，包括學(xué)習(xí)、討論、社交、分享觀點(diǎn)、開展業(yè)務(wù)、群體激勵(lì)等沒有變。所以，會(huì)議是一定要開的，而且還要圍繞著以上的“價(jià)值點(diǎn)”來召開。

　　變。會(huì)議價(jià)值的內(nèi)核沒有變，但其內(nèi)容與方式都在發(fā)生深刻變化。比如“學(xué)習(xí)”——過去所說的“學(xué)習(xí)”與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高端與會(huì)群體所需要的“學(xué)習(xí)”，已經(jīng)不可同日而語，而且人們對于“學(xué)習(xí)”的環(huán)境、一起“學(xué)習(xí)”的人等都更加挑剔。

　　二，會(huì)議內(nèi)容

　　不變。會(huì)議都需要“內(nèi)容”，這個(gè)不會(huì)變。即便是“非常規(guī)會(huì)議”，包括社交性很強(qiáng)的活動(dòng)，也需要“內(nèi)容”——主題。沒有內(nèi)容的會(huì)議及活動(dòng)，就會(huì)變成無本之木。但也不必過分強(qiáng)調(diào)會(huì)議的“內(nèi)容”，因?yàn)椤皟?nèi)容”早已成為會(huì)議及活動(dòng)的“基本配置”。

　　變。技術(shù)條件變了，常規(guī)“內(nèi)容”的獲取已變得十分簡單，根本不需要通過會(huì)議這種復(fù)雜的方式來實(shí)現(xiàn)，再加上高端與會(huì)群體認(rèn)知能力的不斷提高，如果不是專業(yè)人員、專業(yè)手段精心加工的“內(nèi)容”，將不再為會(huì)議所需要。隨著會(huì)議“內(nèi)容”灌輸性特征的逐步退化，其可帶走性（to be taken away）特征將日趨增強(qiáng)。人們對于高質(zhì)量“內(nèi)容”的訴求，是引發(fā)會(huì)議變革的主要原因之一。

　　三，會(huì)議形式

　　不變。會(huì)議的“內(nèi)容”都需要一定的“方式”來呈現(xiàn)，這個(gè)很難改變。比如“人”是會(huì)議及活動(dòng)“內(nèi)容”的主要呈現(xiàn)者，而且還要在一定的物理空間內(nèi)以“一對多”的方式來呈現(xiàn)等。

　　變。與“內(nèi)容”相比，會(huì)議的“形式”更富變化性。會(huì)議“形式”的“非常規(guī)化”，除了更有特點(diǎn)、更富互動(dòng)性的場景設(shè)計(jì)之外，還應(yīng)該包括更時(shí)尚、更科技、更富感染力的“內(nèi)容”傳遞方式。所謂的“非常規(guī)會(huì)議”或者“會(huì)議的非常規(guī)化”，主要就體現(xiàn)在會(huì)議的“形式”上。

　　四，活動(dòng)安排

　　不變。會(huì)議的基本目標(biāo)需要通過一些必要的活動(dòng)安排來實(shí)現(xiàn)。比如說一個(gè)典型的行業(yè)年會(huì)，通常由全體會(huì)議或開幕會(huì)議、分組會(huì)議、宴會(huì)或酒會(huì)等組成的，每個(gè)活動(dòng)都是會(huì)議的一個(gè)有機(jī)組成部分，共同為會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成做出貢獻(xiàn)。這些構(gòu)成會(huì)議基本構(gòu)架的活動(dòng)安排，總體上不會(huì)變。

　　變。我們發(fā)現(xiàn)，隨著時(shí)間的推移，不僅規(guī)模增大了的會(huì)議需要更多活動(dòng)來支撐，同樣規(guī)模的會(huì)議其活動(dòng)數(shù)量也有明顯增多的趨勢。這與高端人群對于會(huì)議訴求的不斷細(xì)化有直接關(guān)系。更加細(xì)化的會(huì)議訴求，需要更多更細(xì)化的活動(dòng)安排來實(shí)現(xiàn)。一直以來，我們主要通過大型活動(dòng)來滿足大部分參會(huì)者的框架需求，而這一特點(diǎn)正在發(fā)生重大改變。除了主要活動(dòng)之外，增加的主要有：社交活動(dòng)、餐飲活動(dòng)、體驗(yàn)活動(dòng)、娛樂活動(dòng)以及各種小型分享會(huì)、聚會(huì)等。從今往后，當(dāng)你聽說某個(gè)幾百人或者一千多人的會(huì)議，其中安排了數(shù)十場甚至數(shù)百場分項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)候，不要再感到吃驚。

　　五，體驗(yàn)設(shè)計(jì)

　　不變。會(huì)議就是一場體驗(yàn)活動(dòng)，會(huì)議的所有安排和設(shè)計(jì)都與人們的體驗(yàn)有關(guān)，這一點(diǎn)過去、現(xiàn)在和將來都一樣。

　　變。“非常規(guī)會(huì)議”或者“會(huì)議的非常規(guī)化”與傳統(tǒng)會(huì)議的最大差異，主要體現(xiàn)在參會(huì)者體驗(yàn)方面，而參會(huì)者體驗(yàn)除了會(huì)議的形式、活動(dòng)安排、流程設(shè)計(jì)之外，還有一系列專門為提升會(huì)議體驗(yàn)效果而展開的設(shè)計(jì)，這部分體驗(yàn)內(nèi)容大多與新技術(shù)、新手段、新場景等創(chuàng)意設(shè)計(jì)有關(guān)。可以肯定的是，面向未來，爭奪高端參會(huì)群體的市場競爭，將主要表現(xiàn)在體驗(yàn)設(shè)計(jì)方面。

　　當(dāng)然，會(huì)議是一項(xiàng)十分復(fù)雜的人類活動(dòng)形態(tài)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的每一點(diǎn)變化，差不多都會(huì)以某種方式滲透到會(huì)議當(dāng)中來。因此，無論是作為一種新的會(huì)議舉辦模式的“非常規(guī)會(huì)議”，還是作為一種新的辦會(huì)思路的“會(huì)議的非常規(guī)化”，都有非常多的內(nèi)容需要思考和討論。我想，不管會(huì)議如何變化，只要我們抓住會(huì)議的核心價(jià)值，以人為本，把人在會(huì)議中的每一點(diǎn)感受都放在心里，那就不會(huì)偏離會(huì)議的進(jìn)步基本方向。