一個(gè)會(huì)議策劃人可以把社團(tuán)年會(huì)、國(guó)際論壇做得很好，但在其中加入高端活動(dòng)項(xiàng)目而且將兩者融為一體，可就難了。就像公關(guān)公司、活動(dòng)公司能夠把一個(gè)活動(dòng)搞得很酷炫、很有創(chuàng)意，卻未必可以有效把握一個(gè)普通學(xué)術(shù)論壇一樣。這其實(shí)很正常，術(shù)業(yè)有專攻，誰(shuí)都不是全才嘛。可問(wèn)題沒(méi)有這么簡(jiǎn)單——會(huì)議參與者可不這么認(rèn)為，他們會(huì)說(shuō)，你們?nèi)绾螌I(yè)分工跟我有啥關(guān)系，我只想要最好的會(huì)議體驗(yàn)。這就給會(huì)議策劃人出了一個(gè)難題。

　　“活動(dòng)”（event）這個(gè)概念一直比較模糊，一般而言，指的是人類群體有組織、有目的聚集在一起的事件，像文化藝術(shù)、休閑娛樂(lè)、體育健身、旅游體驗(yàn)等。會(huì)議、展覽算不算“活動(dòng)”？根據(jù)上面的定義，應(yīng)該也算。可會(huì)議、展覽具有鮮明的自身特征，而且數(shù)量多、規(guī)模大、專業(yè)性強(qiáng)，所以通常會(huì)從“活動(dòng)”中抽離出來(lái)，單獨(dú)對(duì)待。我看這樣挺好的，最起碼我們討論“會(huì)議+活動(dòng)”，不會(huì)引起歧義。

　　其實(shí)，在會(huì)議中添加“活動(dòng)”的事情，我們一直都在做，像會(huì)前會(huì)后的旅游、考察、餐飲、娛樂(lè)、演出、賽事等。那為什么現(xiàn)在還要提“會(huì)議+活動(dòng)”呢？這其中至少有兩個(gè)方面的原因：

　　一是體驗(yàn)時(shí)代，與會(huì)者對(duì)于“活動(dòng)”的訴求跟以往不同了。現(xiàn)在舉辦會(huì)議，特別是一些高端會(huì)議，如果你只是在會(huì)后安排一個(gè)普通的景點(diǎn)旅游，或者觀看一個(gè)當(dāng)?shù)氐某Ｒ?guī)演出，恐怕很難叫他們感覺(jué)滿意，更別說(shuō)是讓他們“哇”一聲了。這就要求會(huì)議策劃人有能力把常規(guī)的“活動(dòng)”做得“超常規(guī)”。

　　二是把“活動(dòng)”變成會(huì)議的一個(gè)有機(jī)組成部分，讓“活動(dòng)”為會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成做出貢獻(xiàn)。好的“活動(dòng)”植入，可以豐富會(huì)議內(nèi)容，活化會(huì)議形式，改進(jìn)與會(huì)體驗(yàn)。

　　第十屆中國(guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)大會(huì)（CMIC2017）植入吉尼斯世界紀(jì)錄創(chuàng)建活動(dòng)，就是一個(gè)典型的“會(huì)議+活動(dòng)”成功案例。原來(lái)沒(méi)有想過(guò)CMIC可以與吉尼斯公司搞合作，總覺(jué)得兩者之間的關(guān)系沒(méi)那么緊密。沒(méi)想到最后“吉尼斯世界紀(jì)錄創(chuàng)建活動(dòng)”竟成了CMIC2017上最大的亮點(diǎn)之一：一方面吉尼斯公司負(fù)責(zé)人的主題發(fā)言、“吉尼斯世界紀(jì)錄創(chuàng)建活動(dòng)”的短視頻、授牌儀式等，成了開(kāi)幕會(huì)議“內(nèi)容”的重要組成部分；另一方面創(chuàng)建吉尼斯世界紀(jì)錄活動(dòng)本身就是一個(gè)團(tuán)建活動(dòng)、體驗(yàn)活動(dòng)，“世界最大商務(wù)名片墻”也為會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)的豐富性做出了貢獻(xiàn)。

　　由SMCC(上海會(huì)獎(jiǎng)精英俱樂(lè)部)發(fā)起舉辦的SMCC全球資源大會(huì)（SMCCGRC），會(huì)前舉辦的HappyRun 活動(dòng)就很有意義。組織者邀請(qǐng)與會(huì)者提前一些時(shí)間到上海，參加一個(gè)難度不是很大的跑步活動(dòng)，一來(lái)可以弘揚(yáng)健康向上的行業(yè)精神，二來(lái)能夠強(qiáng)身健體、促進(jìn)交流，可以說(shuō)一舉幾得。

　　“會(huì)議+活動(dòng)”的主要方式可以有：

　　會(huì)前，會(huì)前安排的活動(dòng)應(yīng)該以交流互動(dòng)、學(xué)習(xí)提高、公益慈善、考察、團(tuán)建、健身等為主，其目的是為正式會(huì)議做鋪墊。這些活動(dòng)有：低強(qiáng)度的競(jìng)技、健身活動(dòng)，餐飲社交活動(dòng)，主題考察活動(dòng)，特色演出活動(dòng)，以及一些可以為會(huì)議主題、內(nèi)容做出貢獻(xiàn)的特別活動(dòng)等。會(huì)前活動(dòng)不易特別激烈，不能過(guò)于耗費(fèi)精力。

　　會(huì)中，會(huì)中活動(dòng)包括小型活動(dòng)——開(kāi)幕演出、儀式、頒獎(jiǎng)以及體驗(yàn)性、社交性、娛樂(lè)性活動(dòng)等；大型活動(dòng)——主題宴會(huì)、酒會(huì)、演出等。會(huì)中的活動(dòng)應(yīng)以參會(huì)者價(jià)值為基礎(chǔ)，以會(huì)議目標(biāo)、內(nèi)容為考慮點(diǎn)，以場(chǎng)景設(shè)計(jì)及體驗(yàn)訴求為線索，進(jìn)行總體規(guī)劃安排。

　　會(huì)后，會(huì)后可以安排一些時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)、較為激烈的活動(dòng)，包括旅游體驗(yàn)、休閑娛樂(lè)、文化藝術(shù)、體育健身、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等。

　　無(wú)論是會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后，線上交流互動(dòng)甚至是娛樂(lè)，都是受歡迎的。

　　做好“會(huì)議+活動(dòng)”這項(xiàng)工作，有兩個(gè)問(wèn)題需要注意：

　　思維方式的調(diào)整

　　很多人認(rèn)為只要做好會(huì)議就行了，“額外”事情的可做可不做，費(fèi)神、費(fèi)錢甚至還不討好。這種“任務(wù)”心態(tài)不利于把事情做好，更不可能做出色。做好“會(huì)議+活動(dòng)”，實(shí)際上是一件多贏的事情，不僅只是對(duì)參會(huì)者有利，對(duì)于組織者也很有意義，包括可以增強(qiáng)會(huì)議的吸引力、增加會(huì)議收入等。

　　不要用自己的想法去套參會(huì)者的需求

　　很多會(huì)議策劃人，包括當(dāng)?shù)氐膮f(xié)辦者，或許是出于好心，想當(dāng)然地安排一些很費(fèi)時(shí)間卻沒(méi)有太大體驗(yàn)意義的活動(dòng)，真的是費(fèi)力不討好。比如參觀常規(guī)景點(diǎn)，看一些普通演出，做一些俗套性活動(dòng)，有的甚至把自己?jiǎn)挝粏T工的自?shī)首詷?lè)強(qiáng)加在與會(huì)者頭上，輕者叫人感覺(jué)很無(wú)奈，重者讓人不勝其煩。

　　改進(jìn)參會(huì)者體驗(yàn)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、細(xì)致、專業(yè)的工作，做好“會(huì)議+活動(dòng)”也一樣，需要很多人、很多機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期努力，才可能取得持續(xù)性成果。